Настройка параметров страниц

При создании больших рабочих листов данные могут не уместиться на одной странице. В этом случае вам следует задать более удобное разбиение документа на страницы. Иногда требуется добавить в напечатанный лист сверху или снизу информацию о дате печати листа или имени его файла. С помощью диалогового окна Параметры страницы можно разбить рабочие листы на страницы в заданных местах, задать подходящие поля и снабдить каждую страницу заголовками и колонтитулами.

Как размещать данные на страницах

Иногда требуется напечатать только часть рабочего листа или отдельный фрагмент базы данных. У вас имеется возможность напечатать любую часть ваших данных или, уплотнив информацию, напечатать большее количество данных на одном листе. С помощью команды Параметры страницы из меню Файл вы можете задать и область печати, и масштаб.

Примечание. В оставшихся упражнениях этого занятия вам понадобится подключенный к вашему компьютеру принтер. Если принтер не подключен, то в каждом упражнении в диалоговом окне Печать вместо кнопки ОК щелкайте на кнопке Отмена.Даже если принтер к вашему компьютеру не подключен, для изучения многих опций диалогового окно Печать вам потребуется инициализация драйвера принтера.

Напечатайте часть рабочего листа

Чтобы напечатать ряд требуемых данных, нужно настроить область печати и выделить диапазон ячеек. Для этого в меню Файл выберите команду Область печати — Задать.

1. На листе Бюджет 1998 выделите блок ячеек A6:J21. Этот блок ячеек содержит исходные бюджета и таблицу Отчет.

2. В меню Файл выберите команду Печать. Откроется диалоговое окно Печать.

Щелкнув на кнопке Печать (Отмена) стандартной панели инструментов, вы напечатаете рабочий лист, не открывая диалоговое окно Печать. При этом в качестве параметров диалогового окна будут использованы параметры, указанные в последнем сеансе настройки.

3. В поле Вывести на печать включите опцию Выделенный диапазон и кнопку Просмотр. Если все удовлетворяет нужно щелкнуть на кнопке ОК. Появиться сообщение о том, что идет печать выделенного вами фрагмента. Вам следует нажать Отмена.

Разместите рабочий лист на одной странице

1. Щелкните на ячейке А1.

2. В меню Файл выберите команду Параметры страницы. Откроется диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup).

3. Выберите в диалоговом окне Параметры страницы вкладку Страница. На ней находятся параметры страниц.

4. В группе Ориентация включите опцию Альбомная. Выбор такой ориентации развернет лист горизонтально. Так как данные занимают достаточно много столбцов, удобнее расположить их на печати горизонтально.

5. В группе Масштаб включите опцию Разместить не более чем на : и установите параметры: 1 страницах в ширину и 1 страницах в высоту. Так вы разместите ваш рабочий лист на одной странице. Количество страниц можно установить любое.

6. Щелкните на кнопке Просмотр. Откроется окно просмотра печати, в котором рабочий лист Бюджет 1998 расположен на одной странице.

Разместите рабочий лист на двух страницах

Если данные рабочего листа при размещении на одной странице сильно сжались и стали слишком мелкими, вы можете разместить рабочий лист на двух или более страницах.

1. В окне Предварительный просмотр щелкните на кнопке Страница. Откроется диалоговое окно Параметры страницы.

2. В диалоговом окне Параметры страницы выберите вкладку Страница, на которой находятся параметры страниц..

3. В группе Ориентация включите опцию Книжная. Теперь при печати лист будет ориентирован вертикально.

4. В группе Масштаб в текстовом поле опции Установить задайте 100% от натуральной величины, а в поле Разместить не более чем на: установите 2 страницах в ширину и 1 страницах в высоту. Рабочий лист будет размещен на двух печатных страницах. Можно задать и большее количество страниц.

5. Щелкните на кнопке ОК. В окне предварительного просмотра печати появится первая из двух страниц.

6. Чтобы увидеть вторую, щелкните на кнопке Далее, а для возвращения на первую Назад.

7. Щелкните на кнопке Печать и в появившемся диалоговом окне щелкните на кнопке ОК.

8. Когда окно с сообщением о ходе печати закроется, в меню Файл выберите команду Параметры страницы.

9. В группе Масштаб выберите опцию Установить, установите 100% от натуральной величины и щелкните на кнопке ОК. Таким образом, вы вернете масштаб к установленному по умолчанию, что необходимо для выполнения следующего упражнения.