Как выделять группу ячеек

При обработке табличных данных часто требуется выделять сразу несколько ячеек. Это могут быть ячейки одного столбца или одной строки, это могут быть несколько строк или столбцов, это может быть прямоугольный блок из ячеек.

Выделение группы смежных ячеек называется выделением блока или диапазона ячеек.

Блок ячеек обычно обозначают в виде записи адресов первой (в левом верхнем углу) и последней (в правом нижнем углу) ячеек, разделенных двоеточием.

Например, под записью В6:С8 понимают блок ячеек от ячейки с адресом В6 до ячейки с адресом С8.

Чтобы выделить несколько смежных ячеек, щелкните на первой из них, затем нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на последней из выделяемых ячеек.

Можно выделить группу смежных ячеек, пользуясь только мышью. Для этого нажмите левую кнопку мыши на первой ячейке и, не отпуская ее, передвиньте указатель мыши к последней ячейке. В обоих случаях вы выделите все смежные ячейки от первой до последней.

Однако, если таблица не помещается в рабочем окне, лучше воспользоваться первым способом. После выделения первой ячейки и прокрутки листа к требуемому месту, вы должны также нажать Shift и щелкнуть мышью на последне ячейке.

Для выделения несмежных ячеек необходимо щелкнуть на первой из них, а затем, нажмав клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать на других ячейках группы.

Замечание. Если вы сравните, например, способы выделения файлов перед их удалением или копированием и способы выделения групп ячеек, вы увидите их полное сходство, заложенное в технологии выполнения операций в Windows 95. Это позволит вам легче запомнить как эти операции выполняются.

Выделите группы ячеек рабочего листа

В этом упражнении вы потренируетесь выделять группы ячеек при помощи клавиш Shift и Ctrl

1. Щелкните на ячейке A1.

Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на ячейке В5. Выделятся все ячейки между ячейками А1 и В5.

Нажмите Ctrl + Home . Текущей снова станет ячейка А1.

Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкните на ячейке А5. Теперь выделены только две ячейки: A1 и A5.

2. Щелкните на ячейке А1. Снова текущей стала ячейка А1.

3. Нажмите левую кнопку мыши на ячейке A1 и держите ее, двигая указатель мыши к ячейке А5. Снова выделены все ячейки между A1 и A5.

4. Выделите в строке 35 пять смежных ячеек от AY до BC⁴.

5. Выделите в столбце T сто смежных ячеек, начиная с 5-той строки⁵.

6. Выделите блок ячеек С4:F135.

Как вводить и редактировать данные

Вы можете вводить текст, числа или формулы в любую ячейку рабочего (текущего) листа. Для этого достаточно выделить ячейку и набрать с клавиатуры то, что вам нужно.

Текущая ячейка - маленькое на вид рабочее поле для ввода информации. На самом деле в рабочую (текущую) ячейку можно поместить большое количество текста, численных данных, так что данные могли бы, например, занять пространство целого листа. Однако увидеть содержимое такого листа можно лишь через "прицел" рамки текущей ячейки "протаскивая " лист также, как протаскивается обычный лист в поле рабочего окна при перемещении по нему с помощью, например, клавиш перемещения курсора.

На этом занятии вы начнете составление рабочего листа проекта бюджета некой фирмы ЗАПАД с заполнения ячеек колонки (столбца) А заголовками строк бюджета. Например, заголовки могут быть такими: Составил, Дата и так далее. Заголовки в рабочих листах делают понятным содержание ваших документов и облегчают их использование.

Все, что вы набираете на клавиатуре, появляется в поле текущей ячейки и в строке формул на экране.

Однако для сохранения (фиксации) набранной информации в текущей ячейке следует или нажать клавишу Enter или щелкнуть мышью на другой ячейке.

Ввод данных можно отменить нажатием на клавишу Esc. Если вы допустили ошибку при наборе текста, исправьте ее с помощью клавиши Backspace или подведя текcтовый курсор (мигающая вертикальная черта, показывающая, куда именно будет введен текст) к месту ошибки клавишами стрелок. Исправление данных в поле ячейки ведется также, как и в любом текстовом редакторе.

Замечание. Если при нажатии клавиши Enter положение текущей ячейки не изменяется, выберите команду Параметры в меню Сервис и установите флажок Переход к другой ячейке после ввода Enter на вкладке Правка. Направление перехода выбирается по необходимости Влево, Вправо, Вверх, Вниз.

Так, если вы заполняете большую таблицу построчно, направление перехода – Вправо, если по столбцам, то Вниз.

Таким образом, нажав Enter, вы зафиксируете (сохраните) данные в ячейке и одновременно автоматически перейдете к следующей требующей заполнения ячейке. Предоставляемая услуга (сервис) существенно сократит вам время ввода данных.

Приступим к заполнению таблицы.

Присвойте создаваемому документу название Занятие1, для чего воспользутесь командами Файл – Сохранить как. В появившемся диалоговом окне выберите логический диск своего факультета, в нем создайте папку с названием своей группы и в этой папке папку, названием которой сделайте свою фамилию. Затем в поле имени введите Занятие1 и нажмите кнопку Сохранить.

Правильность всего, что вы сделаете на этом занятии, вы сможете проконтролировать по образцу, находящемуся в файле Lab1_образец.xls.

Введите название и заголовки будущей таблицы в первый рабочий лист создаваемой рабочей книги.

При вводе текста в ячейку длинный текст, не помещающийся визуально в ячейке, будет размещаться на месте соседних ячеек, если они пусты. При этом правая граница ячейки в виде вертикальной линии сетки таблицы отсутствует. Может сложиться впечатление, что текст помещен и в соседних ячейках.

Наберите в ячейке С3 вашу фамилию и имя. Текст вышел за границу ячейки. Зафиксируйте введенный текст, нажав Enter.

В действительности текст имеет отношение только к исходной ячейке. При вводе каких-либо данных или текста в соседнюю справа ячейку они исчезнут на месте этой ячейки. Выделите ячейку D3. Введите в нее ваше отчество. Текст ячейки С3 оказался обрезан границей следующей колонки D. При необходимости размеры ячеек можно менять так, чтобы и зрительно содержание ячейки помещалось в ней полностью. На следующих занятиях при изучении раздела “Форматирование данных” вы научитесь это делать. Следует лишь заметить, что на первых этапах ввода данных в ячейки не нужно сразу заботиться о их полной видимости. Сначала выполняйте одну простую операцию - вводите данные в ячейки. Затем переключайтесь на другую – изменение их размера. Такая последовательность действий экономит время, так как не трбует переключения внимания с одной операции на другую при совместном их выполнении.

Введем сопутствующие названия и заголовки для будущей таблицы.

1. Выделите ячейку В1.

2. Наберите Бюджет, зафиксируйте введенное, нажав клавишу Enter. Обратите внимание на то, какая ячейка стала после этого текущей. Если это не ячейка B2, воспользуйтесь услугами Excel и сделайте так, чтобы переход к новой ячейке после нажатия клавиши Enter происходил Вниз.

3. Выделите ячейку A3, наберите Составил и нажмите клавишу Enter. (Текущей стала ячейка А4).

4. В автоматически выделенную ячейку А4 введите Дата и нажмите клавишу Enter.

5. Выделите ячейку А6, воспользовавшись клавищей Enter⁶, наберите Исходные данные и нажмите клавишу Enter.

6. Выделите ячейку А10, наберите Отчет и нажмите клавишу Enter.

Вы можете сэкономить время при вводе данных в блок ячеек, если предварительно выделите все входящие в него ячейки. В процессе ввода данных в каждую ячейку и нажатия на клавишу Enter или Tab текущей будет становиться следующая из выделенных ячеек. Клавиша Enter позволяет перебрать ячейки столбца в направлении сверху вниз, а затем перевести положение текущей ячейки в начало следующего в блоке столбца. Клавиша Tab перебирает выделенные ячейки в строке слева направо, а затем переводит просмотр на следующую строку.

Выделите блок ячеек и введите данные

В этом упражнении вы выделите блок ячеек B6:C8 и введете исходные данные для вашей таблицы бюджета. Первая выделенная вами ячейка останется текущей.

Для исправления опечаток передвигайтесь по выделенному блоку ячеек с помощью клавиш Tab и Enter или с помощью этих же клавиш, но держа нажатой клавишу Shift .

1. Поместите указатель мыши на ячейку B6, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, передвиньте указатель к ячейке C8.

2. Наберите: Темпы роста, Tab, Tab, Рост объема продаж, Tab, 1,50 Tab , Удорожание товаров, Tab, 0,90, Tab. Когда текущей станет последняя ячейка блока и вы нажмете клавишу Tab или Enter, текущая ячейка вернется в начало блока. Обратите внимание как в выделенном блоке текущая ячейка для ввода данных становится всякий раз незакрашенной.

3. Изучите последовательность выделения ячеек при нажатии клавиши Enter, при удержании Shift и нажатии Enter, при удержании Shift и нажатии Tab.