32.Порядок і різновиди автоматичного створення звітів

Щодо різновидів автоматичного створення звітів,вони поділяються на майстра звітів,автозвіт:в стовпець та автозвіт:стрічковий.

Обравши в діалоговому вікні «База данных» вкладку «Отчеты» і натиснувши на кнопці «Создать», ми одержуємо діалогове вікно «Новый отчет», що дозволяє створити звіт автоматично (діловий звіт), за допомогою «Мастера» або вручну.

В залежності від того який звіт ми прагнемо звробити ми маємо виконувати певний порядок. Для створення звіту за допомогою “Мастера отчетов” потрібно:

1. Відкрити вкладку “Отчеты” у вікні бази даних, а потім натиснути кнопку “Создать”. З’явиться діалогове вікно “Новый отчет”.

2. Як для форми, так і для звіту потрібне джерело даних у вигляді таблиці або запиту. Виділіть потрібну таблицю у випадаючому списку діалогового вікна “Новый отчет”. Із списку у верхньому правому кутку діалогового вікна виділіть “Мастер отчетов” і натиснть кнопку ОК.

3.Виберіть за допомогою кнопки “>” потрібні поля зі списку “Доступные поля”.

4. За допомогою кнопки “>” встановіть бажаний рівень групування. За допомогою кнопки “Группировка” встановіть бажаний інтервал групування.

5. У межах групи можна сортувати записи по значенню довільного поля, причому сортування проводиться не більше, ніж по чотирьох полях. По замовчуванню прийнятий порядок сортування за зростанням; якщо потрібно вибрати порядок сортування за спаданням, то нажміть кнопку справа від списку, що розкривається.

6.В наступному вікні “Мастера отчетов” необхідно вибрати для звіту один з шести стилів. У вікні у лівій частині діалогового вікна майстра показаний вигляд вибраного стилю макета.

7.Наступне вікно “Мастера отчетов” призначене для вибору одного з визначеного стилів. У лівій частині діалогового вікна показаний вигляд звіту вибраного стилю. Можна настроїти стандартний стиль або створити власний.

8.Після переходу в наступне вікно “Мастера отчетов” натисніть кнопку “Готово”. Access згенерує звіт.

33. Порядок налаштування звітів – діаграм.

Діаграма будується по даних з таблиць бази даних. Графік автоматично змінюється при зміні або додаванні нових даних.

Для побудови діаграм в Access використовується спеціальний елемент управління (OLE-об’єкт, ActiveX-компонента) Диаграмма.

Створення графіків максимально спрощено: на форму або звіт розміщається елемент управління Диаграмма на Панель элементов, щоб в подальшому перетаскувати його звідти на форму або звіт. Робимо наступне:

• знаходячись у головному вікні бази даних Access, вибираємо меню Вид, далі Панели инструментов та Настройка. У вікні Настройка, у закладці Панели инструментов відмічаємо пункт Панель элементов, що призведе до відображення Панели элементов на екрані;

• переходимо у закладку Команды, у лівій частині вибираємо категорію Элементы управления, потім у правій частині – команду Диаграмма;

перетягуємо значок команди Диаграмма на Панель элементов. Тепер елемент управління Диаграмма буде постійно доступним на Панелі елементів.

При втягуванні елемента Диаграмма на поле форми і натисканні кнопки Майстра на Панелі елементів запускається Майстер діаграм. У першому діалоговому вікні він запрошує джепрело побудови діаграми, таблицю, або запит.

У наступному діалоговому вікні здійснюється вибір полів з даними, які зададуть осі діаграми та значення даних по цих осях. Процедура вибору така сама, як у всіх інших Майстрах.

Далі обирається тип діаграми . Правильний вибір типу діаграми дуже важливий, як і вибір того, як саме відображувати дані.

У наступному вікні Мастера з’явиться зразок діаграми, у правій частині перераховані відібрані поля

Тут можна змінити рознесення полів по осях, перетягнути поля з правої частини на вісь абсцис чи ординат. Є також можливість зміни способу групування по осі ординат та сумуючої операції по осі абсцис. Для здійснення цього слід двічі клацнути по написах осі ординат чи абсцис, відкриється відповідне вікно (рис. 6), у якому можна обрати відповідні параметри.

Розміри графіка можна змінити після його створення, можна змінити властивість Установка размеров (закладка Макет).