4.2.2.3. Добавление существующей диаграммы

В отчет можно добавить существующую диаграмму, созданную в другой базе данных Microsoft Access или в другой программе. При этом изменения информации в текущей базе данных никак не будут отражаться на диаграмме.

Допустим, что в Microsoft Excel получена сводная диаграмма поставок продукции на основе данных из базы данных (см. примечание 6). Требуется добавить эту диаграмму в отчет, показанный на рис. 1.82. Это можно сделать с помощью следующей процедуры AD (добавление диаграммы).

AD1. Отобразить отчет в режиме конструктора.

AD2. Открыть книгу Microsoft Excel и скопировать диаграмму.

AD3. Переключиться в отчет и применить команду Специальная вставка из меню Правка.

AD4. В диалоговом окне Специальная вставка (рис. 1.84) включить переключатель Связать, а затем в списке Как выбрать тип связываемого объекта.

AD5. Нажать кнопку OK в диалоговом окне Специальная вставка.

Фрагмент отчета с внедренной диаграммой Microsoft Excel показан на рис. 1.85.

Рис. 1.84. Связывание внедренного объекта диаграмма Microsoft Excel

Рис. 1.85. Отчет о поставках продуктов в регионы (фрагмент)



Примечания. 3. Связь, установленная с диаграммой, по умолчанию обновляется автоматически. Это означает, что изменения объекта, выполненные вне Microsoft Access, автоматически отражаются при следующем открытии формы или отчета. 4. Диаграмму из Microsoft Excel можно скопировать в буфер, а затем, используя команду Специальная вставка, внедрить в отчет. 5. Внедрение диаграммы в отчет можно осуществить с помощью операции перетаскивания (drag-and-drop). 6. Сводная диаграмма получена путем экспорта таблицы Регион_пост_нов с помощью команды Анализ в MS Excel из меню Сервис. Данная команда записывает таблицу в книгу и загружает ее в Microsoft Excel. По умолчанию файлу присваивается имя объекта с расширением .xls.

Рис. 1.86. Итоговый отчет о поставках продуктов в регионы (фрагмент)

Описанную процедуру AD можно применить, например, для получения итогового отчета, в котором содержатся итоговые диаграммы, отражающие суммарные поставки по полям Оплачено и План. Для этого следует создать новый отчет, содержащий суммарные групповые итоги по полю План и соответствующую диаграмму. Затем с помощью операций копирования и вставки внедрить диаграмму Поставки-план в отчет, показанный на рис. 1.82. Итоговый отчет представлен на рис. 1.86.

4.3. Настройка отчета

Как и любой объект базы данных, отчеты можно редактировать в режиме конструктора и изменять их структуру. Редактирование содержимого заголовков и полей осуществляется с помощью кнопок на панели инструментов Форматирование.

Рассмотрим некоторые приемы настройки отчетов.

Применение стандартных форматов. Чтобы применить к отчету один из стандартных стилей форматирования, следует переключиться в режим конструктора отчета, а затем выбрать команду Автоформат из меню Формат или нажать кнопку Автоформат на панели инструментов Конструктор отчетов. В появившемся на экране диалоговом окне Автоформат выбрать стиль оформления отчета и, если необходимо, установить отдельные атрибуты форматирования (шрифт, цвет, границы).

Изменение источника записей и сведений о подключении. После создания отчета можно изменить источник данных для добавления или удаления одного или нескольких полей, столбцов, а так же таблиц или запросов. Для этого можно воспользоваться следующей процедурой.

1. Открыть отчет в режиме конструктора.

2. Вывести на экран окно свойств отчета, дважды щелкнув по кнопке Область выделения отчета в верхнем левом углу отчета.

3. В диалоговом окне свойств отчета выполнить одно из следующих действий.

3.1. Чтобы добавить в источник записей все поля или столбцы из одной таблицы или запроса, следует нажать кнопку со стрелкой в ячейке свойства Источник записей и выбрать нужную таблицу или запрос из списка.

3.2. Если отчет должен содержать определенные поля из одной или нескольких таблиц или запросов, то необходимо нажать кнопку Построить рядом с ячейкой свойства Источник записей. На экране откроется запрос в режиме конструктора для задания условий отбора.

Изменением структуры отчета. Макет отчета, созданного с помощью мастера отчетов, можно трансформировать. Для этого применяются следующие средства.

1. Команда Параметры страницы из меню Файл. Позволяет изменить структуру таблицы, которая является основой структуризации данных в отчете. После внесения структурных изменений в окне свойств отчета в ячейке Новая строка или столбец задать способ вывода данных в столбцах.

2. Объединение данных группы, находящихся в нескольких стол­бцах, в один столбец. Эта процедура реализуется следующим образом.

2.1. Открыть отчет, содержащий несколько столбцов и имеющий хотя бы один уровень группировки, в режиме конструктора.

2

Рис. 1.87. Диалоговое окно Сортировка и группировка

.2. Нажать кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов или применить команду Сортировка и группировка из меню Вид.

2.3. В диалоговом окне Сортировка и группировка (рис. 1.87) выбрать поле или выражение, определяющее группу, которую требуется удерживать в одном столбце.

2.4. В бланке свойств группы диалогового окна Сортировка и группировка установить для свойства Не разрывать одно из следующих значений:

а) Вся группа, если заголовок группы, все записи в области данных и примечание группы должны печатаются в одном столбце;

б) С первыми данными, если заголовок группы должен печатается в столбце только в том случае, если удается напечатать в том же столбце первую запись из области данных.

2.5. Закрыть диалоговое окно Сортировка и группировка.

3. Переключиться в макет отчета и вывести окно свойств.

4. Для свойства Неразрывная группа задать значение В столбце.