Глава 4. Отчет как средство интеграции данных
В данной главе приводится обзор методов построения отчетов на основе данных из БД, описывается создание сложных отчетов. Показано, как в отчет внедрить данные из Microsoft Excel.
4.1. Понятие отчета
После создания базы данных и отбора из нее информации необходимо распечатать полученные результаты. Самое простое — это скопировать данные в отдельный документ и вывести их на печать. Но такой подход является малоэффективным, так как потребует внесения как редакционных, так и структурных изменений в документ. Это тем более актуально, если в окончательный документ необходимо включить различные диаграммы, результирующие вычисления и т. п. Чтобы сделать эффективной работу по подготовке такого документа, применяют процедуру подготовки отчета. Учитывая все сказанное выше, дадим понятие отчета в Microsoft Access.
|
Отчет — объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для отображения данных, организованных и отформатированных в соответствии со спецификациями пользователя. |
Чаще всего сведения для отчета берутся из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие данные вводятся в процессе разработки отчета. Связь между отчетом и источником данных создается при помощи графических объектов, которые называют элементами управления. К элементам управления относят поля, в которых отображаются имена и числа, надписи, содержащие заголовки, и линии, позволяющие выполнить графическую структуризацию данных и улучшить внешний вид отчета.
4.2. Создание отчета
4.2.1. Средства создания отчетов
Как и для любого объекта базы данных в Microsoft Access, для создания отчетов может применяться два инструмента: мастера и конструктор. В Microsoft Access используются следующие мастера.
Мастер Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный. Служат для создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса.
Мастер отчетов. Позволяет создать отчет на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и генерирует отчет на основании полученных ответов.
Мастер диаграмм. Служит для формирования отчетов в форме диаграмм на основе данными из доступных таблиц, запросов или других источников записей. Для создания диаграмм используют приложение Microsoft Graph. Получаемые диаграммы могут иметь глобальный характер (включают все данные из таблицы или другого источника) или носить локальный характер (отражают отдельные закономерности или итоги на основе представления отдельных записей).
Мастер почтовых наклеек. Позволяет создать наклейки на основе нескольких полей таблицы или запросов.
После создания отчета с помощью мастера его можно изменить в режиме конструктора.
Более гибкую процедуру формирования отчета можно реализовать в режиме конструктора. Сначала создается базовый отчет, который затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.
Рис. 1.74. Таблица Регион_поставщик_нов
Создание отчета с помощью мастера сводится к формированию структуры в интерактивном режиме и по своей сути ничем не отличается от конструирования таблиц, запросов или страниц доступа к данным. Пример создания отчета на основе таблицы Регион_поставщик_нов (рис. 1.74) с помощью мастера отчетов показан на рис. 1.75. Применена структура отчета блочная1 и выполнена группировка по полю Продукты. Итоги подведены по полю Оплачено.
Рис. 1.75. Отчет, полученный на основе таблицы Регион_поставщик_нов