19. Регистрационный номер и дата управленческого документа

Реквизит 11 - Дата документа

Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 10.04.2004. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 10 апреля 2004 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2004.04.10.

Реквизит 12 - Регистрационный номер документа

Регистрационный номер - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом:

___________ № ________ .

20. Утверждение управленческих документов

Реквизит “гриф утверждения “ 

Утверждаются руководителем, как правило, следующие виды документов:

планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты.

 

Реквизит “гриф утверждения” должен состоять из:

1. слова “УТВЕРЖДАЮ” (без кавычек);

2. наименования должности лица, утвердившего документ;

3. его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты,

например:

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО “Гранд”

Подпись П.Н. Климов

01.03.95

В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия.

Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова “УТВЕРЖДЕНО”, названия документа в именительном падеже, его даты и номера,

например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора АО

25.03.95 № 6

 

Реквизит “гриф утверждения” располагается в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от границы левого поля.

21. Согласование управленческих документов

Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т. п.

В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа - одна из важных составных частей процесса своевременного принятия единственно верного управленческого решения.

ВИДЫ СОГЛАСОВАНИЯ

Согласование может быть внешним или внутренним. При внутреннем согласовании оценку содержания проекта документа дают специалисты (сотрудники) организации-автора. При внешнем согласовании экспертизу (оценку) содержания проводят компетентные внешние организации, чьи интересы затрагивает документ, в т. ч. различные "разрешительные" инстанции и органы, не входящие в структуру организации. Внешнее согласование осуществляется после того, как проведено внутреннее согласование.

Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего - оформляется гриф согласования.