1 Значение и тенденции развития делопроизводства в аппарате управления в современный период

Делопроизводство, документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Делопроизводство всегда занимало важное место в работе государственного аппарата. От организации делопроизводства во многом зависит оперативность работы отдельных учреждений и государственного аппарата в целом.

В настоящее время существует достаточно развитая законодательная и нормативная база по вопросам развития ДОУ, которая продолжает совершенствоваться.

• До недавнего времени сфера делопроизводства регулировалась, прежде всего Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД), введенной в 1974 году.

• Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к необходимости переработки ЕГСД. В 1988 году Главархив СССР утвердил ее вторую редакцию, которая стала называться ЕГСДОУ - Единая государственная система документационного обеспечения управления. В 1991 году появилась государственная система ДОУ (ГСДОУ), которая в настоящее время пересматривается.

• В 2000 году Федеральной архивной службой РФ была утверждена «Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти».

• Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» введен 1 июля 2003 года.

• «Основные правила работы ведомственных архивов» 1986 год в которых детально освещены делопроизводственные вопросы и работа с документами в архиве.

• В 2000 году был введен нормативный акт «Перечни документов с указанием сроков хранения».

2.

Термины и определения в области документационного обеспечения управления a) Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления организацией, который охватывает области фиксации, передачи и хранения официальной информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. ДОУ включает три основных типа процедур: документирование, документооборот и делопроизводство.  b) Документирование - обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила фиксирования информации на официальных носителях - документах.  c) Документооборот - обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.  d) Делопроизводство - обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила оперативного или долгосрочного хранения документов.  e) Документ - официальный носитель информации, который используется при управлении организацией. Статус официального носителя документу придают наличие необходимых реквизитов и регистрационный номер. f) Дело - официальное место для хранения документов, которые относятся к решению одного или сходных вопросов. При хранении документов, напечатанных на бумажных носителях, делом называется папка с несколькими документами, которая оформлена в соответствии со стандартами.  g) Информационный материал - неофициальный носитель информации, правила работы с которым не регламентируются.  h) Реквизит документа - элемент оформления документа, который несет информацию о его принадлежности, статусе, содержании или динамике движения по организации.  i) Центр документооборота - подразделение организации, которое выполняет работу по регистрации документов, их передаче и оперативному хранению. 

3. Понятие "информация". Понятие "документ".

Информация (от лат. informatio, разъяснение, изложение, осведомлённость) — сведения о чём-либо, независимо от формы их представления.

Признаки и классификация:

1. По сроку службы:

- постоянная (нормативы)

- переменная (переменные задания)

2. первичная и производная

3. систематезированная и несистематезированная

4. по форме представления: - цифровая - буквенная - графическая

5.по направлениям: - входная (внешняя и внутренняя инфо) - выходная

Документ – свидетельство, доказательство.

4. Функции документа. Способы документирования.

Функции документа: 1. Общие: • информационная (цель любого документа — сохранить зафиксированную информацию во времени и пространстве); • социальная (всякий документ является выражением той или иной социальной потребности); • коммуникативная (документ всегда выступает средством коммуникации между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами); • культурная (документ является средством закрепления и передачи культурных традиций).

2. Специфические: 1. Управленческие (планирование) 2. Правовая 3. Мемориальная 4. Учетная

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе: (Рукописный, Машинописный, Типографный, Графический, Фото и кино документы, Фоно документы (диктофон))

5. Категории документов.

По категориям :

1. Деление документов по содержанию: 1. Официальные (имеющие юридическую силу) 2. Личного пользования (черновики)

Личные документы в сфере управления – заявления, автобиография (резюме), характеристика, доверенность, расписка, объяснительная записка.

6. Понятие "электронный документ"      б) электронный документ - форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе;       в) составитель (электронного документа) - физическое или юридическое лицо, составившее или от имени которого составлен электронный документ с использованием электронных технических средств

Электронный документ, составленный, передаваемый либо хранимый с соблюдением предусмотренных настоящим Федеральным законом требований, обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом. 

Электронный документ должен создаваться, обрабатываться, храниться и передаваться с помощью электронных технических средств с соблюдением необходимой степени защиты, позволяющей гарантировать предотвращение несанкционированных воздействия, разглашения и доступа к защищаемой информации с целью ее уничтожения, модификации, искажения, копирования, блокирования

7. Характеристика современных законодательных и нормативно-методических актов, регламентирующих правила создания, оформления документов, организацию работы с ними

В Российской Федерации в развитие конституционных норм на законодательном уровне закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения учреждений, организаций и предприятий.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены права собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.ФЗ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ

Более широкий термин, применяемый сегодня - информационно - документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.

Как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 утверждены "Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации". В этих правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и детально расписан порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в министерстве юстиции. При нарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу.

8 Документ и его место в управленческой деятельности.

Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется.

К документационному обеспечению управленческой деятельности, а конкретней к управленческим документам предъявляются определенные требования (все реквизиты)

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации, именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках государства, так и отдельной организации. Управленческие документы представлены следующими основными видами (системами) документации:

• организационно-правовая документация;

• плановая документация;

• распорядительная документация;

• информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

• отчетная документация;

• договорная документация;

• документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

• документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

• документация по материально-техническому обеспечению;

• документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и др.;

• документация по основной деятельности учреждения, организации

В управленческой деятельности используются однотипные, повторяющиеся документы и документы оригинальные, не имеющие аналогов. Однотипные документы могут быть унифицированы и стандартизированы.

Унификация однотипных управленческих документов заключается в установлении единообразия их состава и форм.

Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов

9) Государственное регулирование делопроизводства в России: история и современность

История отечественного делопроизводства складывается из нескольких периодов:

дореволюционного делопроизводства (XVI — начало XX в.);

советского делопроизводства (октябрь 1917-1991 г.);

постсоветского периода (1991 — по настоящее время).

Развитие делопроизводства в 1970-80-е годы явилось основой для постановки делопроизводства в Российской Федерации.Этот третий этап истории делопроизводства характеризуется, прежде всего, существенными изменениями в социальной и экономической сферах. С 1990-х годов в России началось активное создание негосударственных организаций (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия и др.). В большей части этих организаций делопроизводство создавалось заново. С начала 1990-х годов в Российской Федерации стала развиваться законодательная и нормативная правовая база, которая установила требования как к документам, так и к работе с ними.

10) Правовые документы как основная форма реализации полномочий органов государственной власти и местного самоуправления.

11) Правовая регламентация изготовления, учета, хранения и использования бланков и печатей с изображением Государственного Герба Российской Федерации, Герба субъекта Федерации, герба муниципального образования.

5.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

5.2. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно - граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

5.3. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее - организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

5.4. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно - учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа;

наименование организации - поставщика гербовых бланков; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

- наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

5.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

5.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно - регистрационной форме.

5.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

5.8. Регистрационно - учетные формы и включают в номенклатуру дел организации.

5.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно - регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

5.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

12) Документирование и документообразование

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения - это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей».

Официальный документ - это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».

13) Использование новых технологий в документировании управленческой деятельности

Электронный документ —информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;

при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

В Российской Федерации к числу приоритетных задач относится правовое обоснование использования ЭД в делопроизводстве организаций, а также при передаче электронных документов на хранение, в том числе, на государственное архивное хранение. Определенная роль в их решении принадлежит архивному ведомству и ВНИИДАД, который проявляет заинтересованность и непосредственно участвует в соответствующих разработках.

14) Унифицированные системы документации.

УСД - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В настоящее время действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятия, организации)

Унифицированная система банковской документации (платежная документация по безналичным расчетам через банки)

Унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (финансовая документация)

Унифицированная система отчетно-статистической документации (документация по статистике национальных счетов и экономических балансов)

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий (отчетная бухгалтерская документация)

Унифицированная система документации по труду

Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации

Унифицированная система внешнеторговой документации

При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации. Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

15. Унификация текста документа. Принципы унификации текстов.

Унификация текстов управленческих документов позволяет ускорить принятие управленческих решений и упростить процесс подготовки и оформления документов.

Текст унифицированных документов оформляют в виде: связного (типового) текста; трафарета; анкеты; таблицы; соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).

Преимущества унификации и стандартизации служебных документов очевидны: по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный, что позволяет ускорить работу над принятием конкретного управленческого решения; кроме того, работая над составлением документа, его автор получает возможность сосредоточить свое основное внимание на важнейших, свойственных только этому документу, аспектах.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

· объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

· строгое соответствие между составом информации и видом документа;

· использование текстовых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т.д.

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании государственных стандартов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов - состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.

Из задач унификации и стандартизации вытекает и необходимость в создании шаблонов документов - единых по форме для каждой конкретной организации. Шаблоны документов предусматривают состав реквизитов, необходимый для обеспечения юридической состоятельности будущего документа (для каждого вида документов - свой состав реквизитов), а также соответствие потребностям документирования, сложившимся в организации.

16. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (усорд).

Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фик­сируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулиро­вания деятельности:

- федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наря­ду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от орга­низационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

- состав реквизитов;

- требования к оформлению реквизитов;

- требования к бланкам и оформлению документов;

- требования к изготовлению, учету, использованию и хранению блан­ков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.