3.2 Документальное оформление учета продажи готовой продукции в ооо «Пекарь»

Для оформления хозяйственных операций используют унифицированные межведомственные и типовые формы первичной учетной документации, отраслевые формы специализированной первичной учетной документации, разработанные на основе типовых или самостоятельно утвержденных распоряжением руководителя либо вышестоящей организации по подчиненности.

Любое движение готовой продукции должно быть оформлено соответствующими документами и отражаться в учетных регистрах.

Ежедневно мастерами цеха каждой бригады составляется сменный отчет (Приложение Ц) на выработку хлеба и хлебобулочных изделий. В отчете указывается фамилия мастера, номер отчета, также прописываются данные о количестве отпущенного материала на каждый вид хлебобулочного изделия. На склад готовая продукция поступает по накладной (приложение Ш), где указывается номер, от кого и кому передано, наименования и количество каждого вида продукции. Прием готовой продукции осуществляет заведующая основным складом. Сменный отчет и накладная передаются в бухгалтерию и заносятся в программу бухгалтером. В программе на основании данных сменного отчета формируют производственный отчет, а данные накладной отражаются как накладная на отпуск готовой продукции в места хранения. (Приложение Щ)

Продажа и отгрузка готовой продукции осуществляется на основании заключенных договоров поставки (Приложение Э). Особое внимание следует уделить условиям договора. По договору поставки поставщик – продавец обязуется передать в обусловленный срок товары покупателю для использования в торговой деятельности или в иных целях, не связанных с личным, домашним или подобным использованием. Договор поставки содержит следующее: предмет договора, цена договора, качество продукции, порядок поставки продукции, порядок расчетов, обязательства сторон, ответственность сторон, срок действия договора, реквизиты сторон и прочие условия. После заключения договора реквизиты покупателя заносят в справочник «Контрагенты».

В договоре указывается, что поставщик обязуется изготовить и поставить в течение года, а покупатель надлежащим образом принять и оплатить продукцию в количестве и ассортименте согласно принимаемых поставщиком заявок.

В договоре также определяется качество продукции. Каждый вид продукции согласно договору поставки имеет сертификат соответствия (Приложение Ю). Один раз в год поставщик выдает каждому покупателю сертификат соответствия (качества). Он должен быть заверен печатями органа выдавшего его и печатью организации.

Договор предусматривает цену поставки и порядок расчетов. Продукция поставляется по свободным отпускным ценам, действующим на момент поставки. Расчет проводится путем поступления денежных средств на расчетный счет или в кассу предприятия.

Договором поставки предусмотрена имущественная ответственность сторон за нарушение условий договора, за необоснованный отказ от поставки оплаченной продукции, за несвоевременную оплату продукции, несвоевременный возврат тары, за просрочку оплаты поставленной продукции, за необоснованный отказ от приемки продукции, поставленной по заявке.

Договором определяется дата вступления его в силу и действие его до окончания текущего года. Также в нем указываются юридические адреса сторон, их расчетные счета, скрепляется договор поставки подписями руководителей и печатями сторон.

Договор составляется в двух экземплярах, один остается в ООО «Пекарь», а другой передается покупателю.

Для получения продукции, согласно договору, покупатель должен сделать заявку с указанием ассортимента и количества требуемой продукции. Заявку дают в отдел сбыта по телефону или передают через водителей перевозящих очередную партию. Все заявки обычно собираются утром перед днем отправки продукции покупателям. Данные собранных заявок передаются мастерам бригады для выпекания хлебобулочных изделий.

Оператор с помощью программы выписывает товарные накладные (форма ТОРГ-12) в двух экземплярах. В товарной накладной указываются дата отгрузки, наименование готовой продукции, количество, цена отпускная, цена розничная для магазинов, общая стоимость. Товарные накладные передаются водителям для дальнейшей их передачи на подпись покупателю. Один экземпляр остается у покупателя второй возвращается организации.

Доставка готовой продукции покупателям осуществляется транспортными средствами предприятия поставщика. Отпуск продукции водителям осуществляет также заведующая складом, на основании товарных накладных и заявочного листка. Для подтверждения законности перевозки продукции водителям выписываются путевые и маршрутные листы, так как вместо товарно-транспортных накладных выписываются товарные накладные формы ТОРГ-12 (Приложение Я).

Покупателями хлебобулочных изделий и хлеба в основном являются розничные магазины. Если организация отгрузила некачественную продукцию и по этой причине продавцы магазинов не смогли продать данный товар, то они возвращают продукцию на хлебозавод. Возврат принимается по накладной (Приложение 1) выписанной продавцом магазина. На основании этой накладной возврат заносится в программу и ставится отметка брак. В программе на возврат формируется приходный ордер (Приложение 2).

Организация применяет систему налогообложения в виде ЕНВД, поэтому она не обязана составлять счет-фактуру, при каждой выписке товарной накладной. Однако организация выписывает счет-фактуру при предъявлении счета на оплату за отгруженную продукцию, на ту же сумму.

Счет-фактура (приложение 3)составляется в двух экземплярах на имя покупателя (заказчика). В основном вся продукция организации не облагается НДС, поэтому в счете-фактуре сумма налога не указывается и ставится надпись «Без налога (НДС)». Бланк счета-фактуры должен отражать: порядковый номер и дату выписки счета-фактуры; наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя; наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя; номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров; наименование поставляемых (отгруженных) товаров и единица измерения (при возможности ее указания); количество поставляемых по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения; цена (тариф) за единицу измерения по договору без учета налога; стоимость товаров, за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг); налоговая ставка; сумма налога, предъявляемая покупателю товаров, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок; стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога; Обязательно делают расшифровку подписи руководителя и главного бухгалтера.

Счет-фактура является документом, который применяется исключительно для целей налогового контроля, поэтому следует соблюдать установленный для счета-фактуры образец — чтобы не было проблем с налоговыми органами у покупателей в данном случае.

Первый экземпляр счета-фактуры представляется поставщиком покупателю, второй – остается у поставщика и служит основанием для заполнения журнала выставленных счетов-фактур.

Книга продаж ведется с целью регистрации выдаваемых счетов-фактур и сумм НДС по отгруженной продукции (Приложение 3). Учет счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке по мере получения оплаты в том отчетном периоде, в котором в целях налогообложения признается продажа продукции. За каждый отчетный период в книге продаж подводятся итоги, которые используются при составлении расчета по НДС.

После выписки документов производится оплата продукции. Оплата проданной продукции покупателем может производиться либо денежными средствами в кассу предприятия, либо перечислением их на расчетный счет ООО «Пекарь». Условия оплаты определяются договором.

При оплате покупателем наличными денежными средствами кассир организации с помощью программы выписывает приходный кассовый ордер №КО-1 и пробивает чек. Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: основной части и квитанции. Чек скрепляется вместе с квитанцией и выдается покупателю. Если чек не выдан, то предприятие нарушает закон. Также покупатели могут отказаться от оплаты при отсутствии чека, так как без чека налоговые инспекторы отказываются принять НДС к вычету, даже при наличии счета-фактуры. В приходном ордере предусмотрены строки, где можно указать сумму НДС. (Приложение 4)

В соответствии с действующим законодательством контрольно-кассовая техника должна быть:

- зарегистрирована в налоговой инспекции;

-исправна;

-на обслуживание со специализированной организацией;

-правильно оформлены документально .

При осуществлении безналичных расчетов посредством банков оплата производится посредством платежного поручения (Приложение 5). Платёжное поручение — это распоряжение владельца счёта (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчётным документом, перевести определённую денежную сумму на счёт получателя средств, открытый в этом или другом банке. Платёжные поручения могут быть в бумажном и электронном виде. В ООО «Пекарь» платежные поручения выписываются через программу клиент-банк Сбербанка. Поручение действительно в течение 10 дней.

В договоре о поставке продукции отмечено, что покупатель обязан в течение 5 банковских дней производить перечисление денежных средств на расчетный счет поставщика, с момента выставления счета-фактуры для оплаты за фактически поставленное количество продукции.

Ежемесячно организация проводит сверку расчетов с покупателями. Отправляют акт сверки расчетов с распечаткой всех произведенных оплат за продукцию в течение месяца (Приложение 6).

Схема движения информации по учету продажи готовой продукции предоставлена в приложении ( Приложение 7).

Недостатком учета продаж в ООО «Пекарь» является то, что довольно часто встречаются товарные накладные, заполненные неправильно, с грубыми нарушениями. Периодически встречаются накладные, в которых отсутствуют подписи водителей, которые приняли продукцию со склада для дальнейшей их транспортировке. Также встречаются накладные, в которых есть исправления без подтверждения подписями покупателей, такие накладные продавец не может исправить в программе, в результате чего выявляются расхождения в сверке взаиморасчетов. Выявление таких фактов при аудиторских и иных проверках может привести к негативным последствиям. Работникам отдела сбыта следует, более серьезно относится к выписке первичных документов.