7.1.2. Вирівнювання ресурсів

Вирівнювання ресурсів – це процес реорганізації плану проекту з метою ліквідації перевантаженості його ресурсів.

Для вирівнювання застосовуються наступні основні прийоми.

Зменшення об'єму призначення ресурсу на деяке завдання. Це може привести до збільшення її тривалості пропорційно щоденному зменшенню трудовитрат. Наприклад, якщо при роботі по 8ч в день (об'єм призначення 100%) працівник виконує завдання за 5 днів, то при зменшенні об'єму призначення до 4ч в день (50%) йому знадобиться 10 днів для цього ж завдання.

Реорганізація сіткового графіка робіт. В результаті паралельні завдання, на які призначений переобтяжений ресурс, стають послідовними і перевантаженість долається. Це може привести до подовження проекту в цілому, особливо якщо реорганізовані завдання розташовані на критичному шляху;

Заміна переобтяженого ресурсу іншим вільним ресурсом або декількома вільними. Це може привести до зниження якості робіт. При первинному плануванні менеджер зазвичай призначає завданням найдосвідченіших і кваліфікованих співробітників. Заміна їх іншими приведе до подолання перевантаження за рахунок використання менш кваліфікованого персоналу. В результаті підвищуються ризики зниження якості і збільшення тривалості завдання.

Вставити перерви в завданнях або призначеннях для ліквідації їх перетинів. Наявність перерви дозволяє вивільнити один або всі ресурси завдання, які перестають бути переобтяженими. Результат – збільшення тривалості завдання. Якщо ж вона є критичною, це приводить до збільшення тривалості всього проекту.

Врахувати наднормативні трудовитрати ресурсів як наднормові. Наднормові трудовитрати призначаються співробітникам в розумних межах (не більше 2 – 3 годин на добу). При цьому слід враховувати чинник втоми, який знижує ефективність праці. Завдання, що використовує наднормові трудовитрати, може втратити в якості і має ризик збільшення фактичної тривалості.

Будь-який з перерахованих методів може привести до погіршення показників проекту – або до збільшення тривалості, або до підвищення вартості, або і до того і до іншого. Тому не існує ніяких загальних рекомендацій по вирівнюванню, яке у кожному конкретному випадку виконується залежно від індивідуальних особливостей проекту і ресурсів, а якість вирівнювання істотно залежить від досвіду менеджера проекту.

У системі є два способи вирівнювання: автоматичний і уручну.

7.1.3. Автоматичне вирівнювання ресурсів

При автоматичному вирівнюванні Microsoft Project сам намагається позбавитися від перевантаження переміщенням завдань на інші терміни або вставкою перерв між завданнями, оперуючи резервами часу некритичних завдань.

Для автоматичного вирівнювання слід вибрати пункт меню Сервіс/Вирівнювання завантаження ресурсів, внаслідок чого відкриється вікно з параметрами вирівнювання, зображене на рис.7.5. Оскільки параметри цього вікна істотно впливають на алгоритм і результат вирівнювання, розглянемо детально їх призначення.

Рис. 7.5. Вікно автоматичного вирівнювання ресурсів

У розділі Обчислення для вирівнювання задаються загальні параметри вирівнювання завантаження.

Виконувати автоматично. Установка цього режиму означає, що завантаження ресурсів автоматично вирівнюватиметься при натисненні кнопки Вирівняти, а також при створенні нових призначень.

Виконувати уручну. Вирівнювання завантаження виконуватиметься користувачем уручну.

Пошук перевищень доступності. Задає часовий інтервал, протягом якого шукається перевантаження. Має значення: по хвилинах, годиннику, днях, тижнях, місяцях. Це значення повинне відповідати мінімальному інтервалу планування. Наприклад, якщо співробітникові з 8-годинним робочим вдень на один день заплановано дві роботи по 4 години, що починається з 800, то при значенні по годиннику буде виявлено перевантаження, а при значенні по днях перевантаження не буде.

Очищення даних попереднього вирівнювання перед новим вирівнюванням. Установка цього прапорця дозволяє видалити з розкладу всі зміни, внесені до нього при попередньому вирівнюванні.

Розділ Діапазон вирівнювання для проекту задає часовий інтервал, протягом якого виконуватиметься вирівнювання.

Вирівнювання у всьому проекті. Вирівнюванню підлягають всі завдання проекту.

Вирівнювання в діапазоні. Задаються початок і кінець тимчасового інтервалу, і вирівнюванню підлягають тільки завдання, що входять в цей інтервал.

Розділ Усунення перевищень доступності задає, як Microsoft Project намагатиметься вирівняти завантаження ресурсів.

Порядок вирівнювання. Визначає порядок, в якому завдання переміщатимуться на інші терміни або уриватимуться.

Тільки по ідентифікаторах. В першу чергу відкладаються або уриваються завдання з великим значенням ідентифікатора, тобто розташовані в кінці списку завдань.

Стандартний. Цей режим встановлюється за умовчанням. При нім аналізуються зв'язки, тимчасові резерви, дати початку/закінчення, пріоритети і обмеження.

По пріоритетах, стандартний. Завдання спочатку шикуються по пріоритету, а потім обробляються стандартним способом.

Вирівнювання тільки в межах наявного резерву. Установка цього прапора означає, що при вирівнюванні зрушувати завдання можна тільки в межах їх тимчасових резервів, що не викличе подовження проекту. Інакше дозволяється переміщати завдання довільним чином і збільшувати тривалість проекту.

При вирівнюванні допускається корекція окремих призначень для завдання. Установка цього прапора дозволяє системі у разі, коли у завдання переобтяжений тільки один ресурс, змінювати параметри тільки призначення цього ресурсу, а не завдання в цілому. Інакше, система змінює параметри всього завдання.

При вирівнюванні допускається переривання трудовитрат, що залишилися. Включення цього прапора дозволяє системі переривати завдання. Інакше в процесі вирівнювання переривання завдань заборонене.

Вирівнювання завантаження запропонованих ресурсів. За умовчанням цей прапорець знятий, і вирівнювання відбувається тільки по підтверджених ресурсах. При включеному прапорці крім підтверджених вирівнюються і запропоновані ресурси.

Після натиснення кнопки Вирівняти система перетворює план проекту, внаслідок чого можуть змінитися тривалість і терміни завдань. Для перегляду внесених до плану змін використовується представлення Leveling Gant (пункт меню Від/інші представлення – Leveling Gant – Застосувати). На цій діаграмі зеленим кольором зображений календарний графік до вирівнювання, а синім – після. На рис.7.6 зображений результат автоматичного вирівнювання проекту на діаграмі Leveling Gant.

Рис. 7.6. Результат автоматичного вирівнювання проекту

В даному прикладі зміни торкнулися тільки одній завдання Складання програмної документації, яка перенесена на пізніший термін. Це забезпечує її виконання після Тестування і виправлення помилок. Тим самим ліквідовується перевантаження Постановник, який призначений на обидві ці завдання із стовідсотковою участю.

Далеко не завжди автоматичне вирівнювання дає прийнятний результат. Повернемося наприклад нарис.7.6 і відновимо план проекту до вирівнювання. Для видалення змін, внесених при останньому вирівнюванні потрібно у вікні вирівнювання завантаження ресурсів (рис.7.5) натиснути кнопку Очистити вирівнювання.

Додамо між завданнями Тестування і виправлення помилок і Складання програмної документації зв'язок типу початок-початок, а для завдання Складання програмної документації встановимо обмеження Якомога пізніше. Отриманий план зображений на рис.7.7. У нім час закінчення тестування співпадає з часом завершення складання документації, що цілком логічно (раніше складання документації закінчувалося до завершення тестування і виправлення помилок).

Рис. 7.7. Змінений план проекту

Тепер при спробі автоматичного вирівнювання система не може подолає перевантаження Постановник, про що і повідомляє у вигляді попередження.