6.1.6. Аналіз рисок

Ризик – це можливість зміни планових показників проекту в гіршу сторону в процесі його реалізації по причинах, не залежних від менеджера проекту. Прикладами рисок можуть бути хвороба або звільнення цінного співробітника, задіяного у важливих завданнях, затримка постачання матеріалів, затримка фінансування і тому подібне

На жаль, величина і можливість виникнення риски не піддається формальному опису. Тому аналіз рисок при плануванні проекту полягає в пошуку найбільш "вузьких", з погляду досвіду менеджера, місць в плані і коректуванні плану з метою мінімізації їх кількості.

У цьому розділі ми опишемо найбільш загальні приклади рисок, які далеко не повністю вичерпують весь перелік рисок, але демонструють підходи до їх аналізу.

Ризики проекту можна розділити на три основні групи:

ризики в розкладі – можливість помилкової оцінки тривалості завдання менеджером проекту

ресурсні ризики – потенційна можливість перевищення ресурсом запланованих трудовитрат, необхідних для виконання завдання, або можливість затримки завдання із-за раптової недоступності ресурсу

бюджетні ризики – можливість перевищення запланованого бюджету проекту.

До ризиків в розкладі відносяться наступні види рисок:

наявність завдань з попередньою тривалістю;

наявність завдань з дуже короткою тривалістю;

наявність дуже довгих завдань, в яких задіяна велика кількість ресурсів;

наявність завдань з календарними обмеженнями.

Завдання з попередньою тривалістю зустрічаються в тих випадках, коли менеджер проекту помилково забув ввести точну оцінку тривалості. Попередня тривалість наголошується знаком "?". Для всіх нових завдань система автоматично встановлює попередню тривалість в 1 день: "1 день?". Менеджер сам може відзначити тривалість як попередню, включивши прапор Попередн. оцінка у вікні властивостей завдання (рис. 6.15).

Рис. 6.15. Установка прапора попередньої тривалості

Щоб знайти подібні завдання використовується зумовлений фільтр Завдання з оцінкою тривалості.

Завдання з дуже короткою тривалістю можуть з'явитися в проекті по двох причинах. По-перше, менеджер може переоцінити можливості виконавців або недооцінити об'єм трудовитрат і складність завдання. Така ситуація можлива, якщо він ухвалює рішення про тривалість завдання без консультації з досвідченими виконавцями. По-друге, самі виконавці, що не мають достатнього досвіду роботи, можуть помилитися в оцінці.

Для виявлення ризикованих завдань потрібно ухвалити рішення про поріг риски, тобто виробити значення тривалості завдання, нижче за яке вона вважатиметься ризикованою.

Припустимо, що ризикованими вважаються всі завдання з тривалістю менше або рівною 2 дням, що не є віхами. Для знаходження таких завдань потрібно визначити фільтр Коротке завдання, зображений на рис. 6.16. Застосування його в діаграмі Ганта дозволить відобразити всі короткі завдання, після чого менеджерові належить провести додатковий аналіз їх тривалості.

Рис. 6.16. Фільтр для пошуку коротких завдань

Дуже довгі завдання з великою кількістю ресурсів відносяться до ризикованих, оскільки наявність значної кількості виконавців робить важким процес правильної оцінки тривалості. Для спрощення оцінки подібне завдання доцільно розбити на декілька і перетворити у фазу: чим простіше завдання, тим легше за неї оцінити.

Для пошуку ризикованих завдань в даному випадку нам знадобиться обчислюване поле Кількість ресурсів, створене на основі поля Число2. Його значення обчислюється за формулою (рис. 6.17). Оскільки в системі немає засобів підрахувати кількість ресурсів завдання, як такого формула використовує довжину текстового поля Назви ресурсів.

Рис. 6.17. Формула для поля Кількість ресурсів

Далі в представленні діаграма Ганта відобразимо таблицю Введення і додамо в неї стовпець Кількість ресурсів. Для перегляду ресурсів завдання відобразимо форму (Вікно/розділити) і виберемо форму Ресурси і послідовники з її контекстного меню. Ліва частина цієї форми відображає перелік призначених завданню ресурсів.

Відсортуємо таблицю діаграми Ганта спочатку по убуванню тривалості завдань, а потім по убуванню поля Кількість ресурсів відповідно до зображення на рис. 6.18.

Рис. 6.18. Параметри сортування

Результат сортування і остаточний вид представлення зображений на рис. 6.19. До найбільш ризикованих завдань можуть бути віднесені Постановка завдання, Тестування і виправлення помилок і Складання програмної документації. Проте, перша і третя використовують тільки один трудовий ресурс і декілька матеріальних і витратних. Тому їх не можна віднести до ризикованих. У завданні ж Тестування і виправлення помилок задіяні всі три працівники проекту, у зв'язку з чим її віднести до ризикованих можна.

Рис. 6.19. Діаграма Ганта після сортування

Завдання з календарними обмеженнями є чинником риски в тому випадку, якщо встановлені обмеження можуть бути порушені. Прикладом таких завдань є завдання з обмеженням Закінчення не пізніше і завдання зі встановленими крайніми термінами.

Для цілей аналізу створимо поля, що настроюються, обчислюються по формулах відповідно до табл.6.2.

Таблиця 6.2.

Ім'я поля	На базі поля	Формула
Запас до обмеження	Число3	[Дата обмеження]-[Закінчення]
Запас до крайнього терміну	Число4	[Крайній термін]-[Закінчення]
Запас	Число5	IIf([Запас до обмеження]< [Запас до крайнього терміну]; [Запас до обмеження]; [Запас до крайнього терміну])

Створити фільтр Обмеження по часу, за допомогою якого відображаються тільки завдання з обмеженням Закінчення не пізніше або з ненульовим значенням крайнього терміну. Вікно створення фільтру зображене на рис. 6.20. У таблицю Введення діаграми Ганта додамо створені поля Запас до обмеження, що настроюються, Запас до крайнього терміну і Запас. Після використання фільтру Обмеження по часу таблиця має вигляд, зображений на рис. 6.21. Аналіз значень поля Запас дозволяє зробити вивід про ризиковану завдання Тестування і виправлення помилок, оскільки її запас між датами закінчення і обмеження складає всього два дні.

Рис. 6.20. Фільтр Обмеження по часу

Рис. 6.21. Результат фільтрації таблиці

До ресурсних ризиків відносяться наступні види рисок:

залучення до робіт недосвідчених співробітників;

трудові ресурси з великим об'ємом трудовитрат;

ресурси з наднормовою роботою.

Залучення до робіт недосвідчених співробітників небезпечно тим, що недолік досвіду може позначитися на швидкості виконання завдання. Недосвідченому співробітникові вимагається більше часу, щоб увійти до курсу справи. Особливо ризикованою є ситуація, коли такий співробітник сам виконує завдання, без допомоги досвідченіших колег.

Для цілей аналізу даного виду риски набудуємо поле Флаг1 і перейменуємо його в Досвідчений співробітник. Створимо своє представлення з ім'ям Аналіз ризиків (Від/інші представлення/Створити/Комбіноване представлення). Вікно настройки представлення зображене на рис. 6.22. Представлення суміщатиме в собі Лист ресурсів у верхній частині і Використання завдань в нижній.

Відкриємо створене представлення, у верхній частині додамо стовпець Досвідчений співробітник, встановимо фільтр, що відображає тільки трудові ресурси і для них заповнимо значеннями цей стовпець. Вибравши недосвідченого співробітника, в нижній таблиці представлення аналізуємо всі призначені завдання (рис. 6.23).

Рис. 6.22. Вікно настройки представлення

Рис. 6.23. Аналіз риски використання недосвідчених співробітників

Аналіз показує, що завдання Розробка структури бази даних і Заповнення бази даних є ризикованими, оскільки їх виконує тільки недосвідчений співробітник Програміст1.

Трудові ресурси з великим об'ємом трудовитрат також представляють певний чинник риски. Якщо деякий працівник бере участь у великій кількості завдань, особливо критичних, і несе підвищену відповідальність в проекті, то його непередбачена недоступність (хвороба, звільнення) може завдати значного збитку проекту на етапі виконання.

Для аналізу риски використовуємо представлення Аналіз ризиків, створене у попередньому випадку. У верхній його частині в Лист ресурсів додамо стовпець Трудовитрати і призначимо фільтр, що відображає тільки трудові ресурси. Відсортуємо таблицю по убуванню трудовитрат. У нижній частині представлення виберемо діаграму Ганта. Результат зображений на рис. 6.23. З аналізу робимо вивід, що розподіл трудовитрат по працівниках приблизно однаково, але Програміст2 має найвищі трудовитрати і зайнятий виключно в критичних завданнях. Тому його участь в проекті найцінніше і має найвищий ризик.

Рис. 6.24. Аналіз використання співробітників з великими трудовитратами

Ресурси з наднормовою роботою створюють ризик невиконання планових показників унаслідок втоми і меншої продуктивності праці. Для аналізу риски слід скористатися представленням Аналіз ризиків, додати в Лист ресурсів стовпець Наднормові трудовитрати і відсортувати співробітників по їх убуванню.

Для зменшення рисок існують наступні підходи:

розробка плану заборони рисок, який припускає вставку в проект завдань, виконання яких зменшує той або інший вид риски (наприклад, навчання недосвідченого співробітника приведе до зменшення відповідного виду риски);

розробка плану реакції на ризики, який включає сукупність заходів, які будуть виконані при виникненні тієї або іншої несприятливої ситуації (наприклад, хвороба цінного співробітника);

вставка в план проекту тимчасових резервів – фіктивних робіт, що створюють часовий буфер між реальними роботами (особливо критичними).