4.1.3. Сортування, фільтрація і угрупування таблиць

Сортування таблиці дозволяє упорядкувати її рядки відповідно до значення деякого поля бази даних проекту, у тому числі і поля, не відображеного в таблиці. За умовчанням таблиці відсортовані по ідентифікатору (поле Ід).

Для сортування призначений пункт меню Проект/Сортування, в якому розкривається підміню, що складається з декількох типових варіантів сортувань, доступних в поточній таблиці. Склад пропонованих варіантів сортування залежить від самої таблиці. Наприклад, таблицю введення даних діаграми Ганта можна сортувати по датах початку і закінчення, по пріоритету, витратам і ідентифікатору завдань.

У тому випадку, коли серед запропонованих варіантів сортування немає відповідного, в списку варіантів є пункт Сортувати по, за допомогою якого можна виконати багаторівневе сортування, враховуючи значення до трьох полів. Вікно параметрів сортування зображене на рис. 4.3. Прапорець Зберігати структуру дозволяє сортувати рядки тільки усередині фаз (якщо він знятий, виконується сортування за всім проектом). Для відміни результатів сортування потрібно виконати сортування по ідентифікатору або відмінити дію (Правка/відмінити сортування, кнопка на панелі інструментів.

Рис. 4.3. Параметри багаторівневого сортування

Фільтрація таблиці дозволяє відобразити тільки ті рядки, які відповідають завданням або ресурсам, що задовольняють заданій умові. Якщо таблиця містить дані про завдання, то фільтр накладає обмеження на завдання. Якщо ж таблиця є таблицею ресурсів, то обмеження накладаються на ресурси.

Фільтр може бути чотирьох видів:

структурний фільтр;

автофільтр;

зумовлений фільтр;

фільтр, визначений користувачем.

Структурний фільтр призначений для відбору завдань по рівнях. Кожне завдання характеризується номером рівня (поле Рівень структури бази даних проекту). Завдання, віхи і фази самого верхнього рівня відносяться до рівня 1. Завдання, віхи і фази, що безпосередньо входять у фази рівня 1, мають рівень 2 і так далі Структурний фільтр дозволяє відобразити в таблиці тільки завдання, що мають номер рівня не нижче вказаного числа. Наприклад, якщо вказати значення 2, то таблиця міститиме завдання 1 і 2 рівнів.

Структурний фільтр призначається пунктом меню Проект/структура/показати. Відкривається список, що складається з номерів рівнів (від 1 до 9) і пункту Всі підзадачі. Вибір номера означає установку структурного фільтру, а пункт Всі підзадачі відміняє його дія.

Автофільтр використовується для відбору рядків таблиці по значеннях її стовпців. Для його установки потрібно вибрати Проект/фільтр/автофільтр. Повторний вибір цього ж пункту видаляє автофільтр.

Після призначення автофільтру в заголовках стовпців таблиці з'являються кнопки вибору, призначені для введення правила відбору по значеннях стовпця. Правила відбору можуть бути декількох видів і залежать від поля відбору (рис. 4.4).

Пункт Все. Відміняє фільтрацію по стовпцю.

Пункт Умова. Відкриває вікно для введення умови, якій повинно задовольняти значення стовпця.

Список всіх значень, що зустрічаються в стовпці. Встановлює відбір по вибраному значенню.

Список зумовлених умов, залежних від конкретного стовпця. Наприклад, для стовпця тривалості завдання автофільтр пропонує варіанти: <= 1 дня > 1 дня, <= 1 тижню > 1 тижня, оцінка тривалості.

Рис. 4.4. Список умов автофільтру

Пункт Умову відкриває діалог, зображений на рис. 4.5. У нім є можливість сформулювати одне або дві умови відбору і зв'язати їх логічними зв'язками і/або. Наприклад, якщо ми хочемо відобразити завдання з тривалістю від 7 до 10 днів, умову відбору потрібно розділити на два, зв'язаних зв'язкою і:

тривалість більше або рівна 7;

тривалість менше або рівна 10.

Рис. 4.5. Вікно умови для автофільтру

Зумовлений фільтр дозволяє вибрати умову відбору із списку умов, зумовлених розробниками Microsoft Project. Список цих умов залежить від типу оброблюваної таблиці (завдання або ресурси) і знаходиться в пункті меню Проект/Фільтр (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Вибір зумовленого фільтру

У меню розміщені не все, а тільки найбільш часто використовувані фільтри. Повний список виводиться в діалозі, що відкривається вибором пункту Проект/фільтр/інші фільтри, який зображений на рис. 4.7.. Кнопка Застосувати цього діалогу призначає вибраний в списку фільтр.

Рис. 4.7. Вікно для вибору інших фільтрів

Для відміни встановленого зумовленого фільтру служить пункт Проект/фільтр/все завдання (Всі ресурси).

Визначений користувачем фільтр використовується у тому випадку, коли не підходить жоден з попередніх способів фільтрації. Наприклад, умову відбору містить більше двох умов, що накладаються на значення стовпця таблиці.

Для створення фільтру потрібно вибрати пункт Проект/фільтр/інші фільтри, в діалозі, що відкрився, встановити тип фільтру (завдання або ресурси) і натиснути кнопку Створити. Вікно створення фільтру зображене на рис. 4.8. На нім зображений опис фільтру, що відбирає критичні завдання з тривалістю від 7 до 14 днів. Це вікно має прапорець Показувати в меню, установка якого поміщає створений фільтр окремим пунктом меню системи.

Рис. 4.8. Вікно для створення нового фільтру

Видалення раніше створеного фільтру виконується в пункті Проект/фільтр/інші фільтри. У вікні, що відкрилося, слід натиснути кнопку Організатор, знайти в правому списку назву фільтру, що видаляється, виділити його і натиснути кнопку Видалити (рис. 4.9).

Рис. 4.9. Видалення фільтру з проекту

Угрупування використовується для розділення рядків таблиці на групи за якою-небудь ознакою. За умовчанням завдання групуються усередині фаз (сумарних завдань), а ресурси взагалі не згруповані і відображаються просто у вигляді списку. При вирішенні практичних завдань може потрібно згрупувати, наприклад, окремо критичні і некритичні роботи. Або згрупувати ресурси по типах ресурсів.

У системі Microsoft Project використовуються три види угрупувань:

зумовлені;

створені користувачем;

тимчасові.

Так само як таблиці, представлення і фільтри, угрупування розділені на угрупування завдань і ресурсів.

Зумовлене угрупування вибирається і віддаляється в пункті меню Проект/Угрупування (рис. 4.10). У його підміню перераховані все наявні угрупування. Наприклад, для завдань є пункти: віхи, тривалість, завершені і незавершені завдання, критичні завдання та інші. Відміна дії угрупування виконується пунктом Немає угрупування того ж меню.

Рис. 4.10. Вибір зумовленого угрупування

Як приклад використовуємо угрупування Тривалості в діаграмі Ганта проекту "Розробка програмного комплексу". В результаті всі роботи виявляються розділеними на групи за значенням тривалість завдання, а в таблицю додаються заголовки груп, виділені жовтим кольором (рис. 4.11).

Рис. 4.11. Результат угрупування завдань по тривалості

Створення угрупування користувача виконується в пункті Проект/групування/інші групи. У діалозі, що розкрився, слід встановити вид угрупування (завдання або ресурси) і натиснути кнопку Створити. Створення нового угрупування відбувається у вікні, зображеному на рис. 4.12.

Рис. 4.12. Вікно створення угрупування

У цьому вікні заповнюються наступні параметри:

ім'я – найменування угрупування, по якому до неї можна буде звертатися;

показувати в меню – дозволяє включити ім'я угрупування підміню пункту Проект/Угрупування;

групувати по – опис первинного рівня угрупування рядків таблиці. Воно має на увазі вибір поля бази даних проекту, по якому виконується угрупування, і визначення порядку проходження груп в таблиці (за збільшенням або убуванню).

Потім по – опис вторинного і всіх подальших рівнів угрупування (заповнюється аналогічно).

Групувати призначення а не завдання (ресурси) – установка цього прапорця означає, що замість угрупування завдань в таблиці завдань слід групувати призначення ресурсів на завдання (а в таблиці ресурсів замість угрупування ресурсів групуватимуться призначення).

Параметри угрупування по полю – параметри шрифту, кольори заливки і узору для підсумкових записів угрупування, що поміщаються в таблицю.

Визначити інтервали угрупування – кнопка, що дозволяє створити інтервальне угрупування. За умовчанням угрупування виконується по кожному значенню вибраного параметра. Інтервальне угрупування використовується, коли потрібно згрупувати параметр по інтервалах значень. Наприклад, угрупування робіт по тривалості з інтервалами хвилина, година, день тиждень, місяць. На рис. 4.12 для поля Тривалість вибрана угрупування по тижнях.

Для створення інтервального угрупування потрібно вибрати рядок рівня угрупування, натиснути кнопку Визначити інтервали угрупування, після чого у вікні, що відкрилося (рис. 4.13) вказати параметри:

групувати – одиниця вимірювання значень тривалості;

починаючи з – нижнє значення першого інтервалу;

інтервал угрупування – довжина інтервалу.

Рис. 4.13. Вікно визначення інтервалу угрупування

Для видалення угрупування з проекту необхідно скористатися Організатором: Проект/групування/інші групування/Організатор. У його вікні (рис. 4.14) правий список містить раніше певні угрупування. Для видалення виділяється назва угрупування і натискається кнопка Видалити.

Рис. 4.14. Видалення угрупування в Організаторові

Тимчасове угрупування створюється в пункті Проект/групування/настройка угрупування в такому ж вікні, як і зображене на рис. 4.12. Єдиною її відмінністю є те, що параметри угрупування ніде не зберігаються після її застосування.