http://www.intuit.ru/department/itmngt/pmmsproject/

1.1. Основні поняття управління проектами

Проектом називається сукупність розподілених в часі заходів або робіт, направлених на досягнення поставленої мети. Прикладами проектів є будівництво будівель, комплексів, підприємств, освоєння випуску нового виду продукції, проведення модернізації виробництва, розробка програмного продукту і так далі

Проект володіє певними властивостями.

• Проект завжди має чітко певну мету, яка виражається в отриманні деякого результату. Досягнення цього результату означає успішне завершення і закінчення проекту. Наприклад, для проекту будівництва будівлі результатом є само будівля, прийнята в експлуатацію.

• Проект має чітко обкреслений початок, який співпадає з початком першої роботи, направленої на досягнення поставленої мети. Початок може задаватися директивно, або розраховуватися в результаті складання плану робіт за проектом.

• Проект має чітко обкреслений кінець, який співпадає з кінцем останньої роботи, направленої на отримання заданого результату. Як і почало, кінець проекту може задаватися директивно, або розраховуватися при складанні плану робіт. Наприклад, для проекту будівництва будівлі кінець проекту співпадає з датою акту здачі/приймання його в експлуатацію.

• Проект виконується командою, до складу якої входить керівник проекту, менеджери, виконавці. Крім основної команди в нім можуть брати участь сторонні виконавці, команди і організації, які притягуються на тимчасовій основі для виконання окремих робіт.

• При реалізації проекту використовуються матеріальні ресурси. Їх номенклатура і кількість визначаються характером проекту і вхідних в нього робіт. Так при будівництві будинку використовуються пісок, щебінь, цемент, цегла і тому подібне

• Проект має бюджет. Вартість проекту складається з вартості витрачених матеріальних ресурсів, витрат по оплаті праці команди, що реалізовує його, і інших витрат, пов'язаних з особливостями конкретних видів робіт.

• Проект має обмеження трьох видів.

• Обмеження по бюджету встановлюють граничну вартість всього проекту або окремих видів робіт.

• Обмеження за часом задають граничні терміни закінчення або всього проекту, або деяких робіт. Наприклад, тестові випробування повинні проводитися у присутності представника замовника, який буде присутній в заданий період часу.

• Обмеження по ресурсах визначаються обмеженим складом команди або графіками надходження матеріальних ресурсів.

Життєвий цикл проекту – це проміжок часу між моментами його початку і завершення. Він ділиться на чотири фази.

• Концептуальна фаза. Включає формулювання цілей, аналіз інвестиційних можливостей, обґрунтування здійсненності (техніко-економічне обґрунтування) і планування проекту.

• Фаза розробки проекту. Включає визначення структури робіт і виконавців, побудову календарних графіків робіт, бюджету проекту, розробку проектно-кошторисної документації, переговори і висновок контрактів з підрядчиками і постачальниками.

• Фаза виконання проекту. Включає роботи по реалізації проекту, зокрема будівництво, маркетинг, навчання персоналу і тому подібне

• Фаза завершення проекту. Включає в загальному випадку приймальні випробування, дослідну експлуатацію і здачу проекту в експлуатацію.

Результат проекту – це деяка продукція або корисний ефект, що створюються в ході реалізації проекту. Як результат, залежно від мети проекту, можуть виступати: наукова розробка, новий технологічний процес, програмний засіб, будівельний об'єкт, реалізована учбова програма, реструктурована компанія, сертифікована система якості і так далі Про успішність проекту судять по тому, наскільки його результат відповідає по своїх витратних, прибуткових, інноваційних, якісних, тимчасових, соціальних, екологічних і іншим характеристикам запланованому рівню.

Керованими параметрами проекту є:

• об'єми і види робіт;

• вартість, витрати, витрати за проектом;

• тимчасові параметри, що включають терміни, тривалість і резерви виконання робіт і етапів проекту, а також взаємозв'язки між роботами;

• ресурси, потрібні для здійснення проекту, зокрема людські або трудові, фінансові, матеріально-технічні, а також обмеження по ресурсах;

• якість проектних рішень, вживаних ресурсів, компонентів проекту і інше.

Завданнями управління проекту є:

• визначення мети проекту і проведення його обґрунтування;

• створення структури проекту (підцілі, основні етапи роботи, які належить виконати);

• визначення необхідних об'ємів і джерел фінансування;

• підбір команди виконавців, підготовка і висновок контрактів із сторонніми виконавцями;

• визначення термінів виконання проекту:

• складання графіка його реалізації:

• розрахунок необхідних для проекту матеріальних ресурсів, висновок контрактів з постачальниками;

• розрахунок кошторису і бюджету проекту:

• планування і облік рисок;

• забезпечення контролю за ходом виконання проекту.

Управління проектом – це процес планування, організації і управління роботами і ресурсами, направлений на досягнення поставленої мети, як правило, в умовах обмежень на якийсь час, наявні ресурси або вартість робіт.

Управління проектом складається з трьох основних етапів:

• формування плану проекту

• контроль за реалізацією плану і оперативна його корекція

• завершення проекту.

На першому етапі здійснюється обґрунтування проекту, складається перелік робіт і наявних ресурсів, проводиться розподіл ресурсів по роботах і оптимізація плану по критеріях часу завершення проекту, сумарній вартості проекту, рівномірного розподілу ресурсів, мінімізації рисок. Тут же проводиться укладення всіх необхідних договорів із сторонніми виконавцями, підрядчиками і постачальниками. Другий етап припускає контроль виконання проекту з метою своєчасного виявлення і усунення відхилень, що намітилися, від первинного плану. При значних відхиленнях первинний план переробляється і складається новий. Завершення проекту означає виконання певних регламентованих дій, необхідних для завершення і припинення робіт за проектом. Наприклад, підписання акту приймання/здачі виконаних робіт.

В даний час для автоматизованого управління проектами використовується методологія сіткового планування і управління. Ця методологія була розроблена в 1956 р. фахівцями фірм "Дюпон" і "Ремінгтон Ред" М.Уолкером і Д.Келлі для проекту по модернізації заводів фірми "Дюпон". Вражаючим результатом її використання є проектування корпорацією "Локхид" ракетної системи "Поларіс" для оснащення підводних човнів ВМС США. В результаті застосування методів сіткового планування роботи були виконані на два роки раніше наміченого терміну! Одним з прикладів успішного застосування цього методу в Росії є відновлення храму Христа Рятівника в Москві.

Сіткове планування і управління складається із структурного і календарного планування і оперативного управління.

Структурне планування полягає в розбитті проекту на етапи і роботи, оцінки їх тривалості, визначенні послідовності їх виконання. Результатом структурного планування є сітковий графік робіт, який використовується для оптимізації проекту по тривалості.

Календарне планування полягає в складанні тимчасової діаграми робіт і розподілі між роботами трудових ресурсів (виконавців). Результатом календарного планування є діаграма Ганта, що графічно відображає періоди виконання робіт на осі часу. На цьому етапі може виконуватися оптимізація ресурсів і бюджету проекту.

Оперативне управління полягає в регулярному зіставленні фактичного графіка робіт з плановим. Результатом серйозних відхилень є ухвалення рішень про зміну первинного структурного або календарного плану.

1.2. Огляд систем управління проектами

Системи управління проектами утворюють окремий сектор програмного забезпечення, який достатньо широко представлений на російському ринку. Поява подібних систем сприяла перетворенню мистецтва управління проектами в науку, в якій є чіткі стандарти, методи і технології.

Стандарт, розроблений Інститутом управління проектами (Project Management Institute) прийнятий як національний стандарт в США (стандарт ANSI).

Стандарт за якістю в управлінні проектами ISO 10006.

Застосування цих технологій сприяє своєчасній реалізації проектів в рамках виділених бюджетів і з необхідною якістю.

Системи управління проектами використовуються для вирішення наступних основних завдань.

• Структуризація і опис складу і характеристик робіт, ресурсів, витрат і доходів проекту.

• Розрахунок розкладу виконання робіт проекту з урахуванням всіх наявних обмежень.

• Визначення критичних операцій і резервів часу для виконання інших операцій проекту.

• Розрахунок бюджету проекту і розподіл запланованих витрат в часі.

• Розрахунок розподілу в часі потреби проекту в основних матеріалах і устаткуванні.

• Визначення оптимального складу ресурсів проекту і розподілу в часі їх планового завантаження.

• Аналіз рисок і визначення необхідних резервів для надійної реалізації проекту.

• Визначення вірогідності успішного виконання директивних показників.

• Ведення обліку і аналіз виконання проекту.

• Моделювання наслідків управлінських дій з метою ухвалення оптимальних рішень.

• Ведення архівів проекту.

• Отримання необхідної звітності.

На російському ринку в даний час найбільш популярними є декілька систем управління проектами.

• Microsoft Office Project 2007 – це комплексне вирішення корпорації Microsoft по управлінню корпоративними проектами, яке дозволяє управляти проектами будь-якої складності і включає сімейство наступних програмних продуктів:

• MS Office Project Standart – пакет початкового рівня для управління простими проектами;

• MS Office Project Professional – пакет для професійного управління проектами будь-якої складності на будь-якому рівні управління;

• MS Office Project Server – серверний продукт, який використовується для взаємодії менеджерів проекту при управлінні розподіленими проектами;

• MS Office Project Web Access – веб-сервер-інтерфейс MS Project, що дозволяє учасникам проектів дістати доступ до проектної інформації через Internet Explorer.

• Spider Project Professional (також існують версії Desktop і Lite, розробник "Технології управління Спайдер") - пакет управління проектами, спроектований і розроблений з урахуванням практичного досвіду, потреб, особливостей і пріоритетів Російського ринку. Цей пакет - єдина вітчизняна розробка серед популярних в Росії систем управління проектами.

Даний пакет на відміну від західних аналогів, має наступні особливості:

• вбудована система аналізу рисок і управління резервами по термінах і вартості робіт;

• можливість створення, зберігання і включення в проекти типових фрагментів проектів;

• оптимізована для російських умов організація групової роботи і мультипроектного управління.

Програмні продукти компанії Primavera Inc:

• Primavera Project Planner Professional – професійна версія, призначена для автоматизації процесів управління проектами відповідно до вимог PMI (Project Management Institute) і стандартами ISO. В першу чергу цей пакет призначений для використання у складі корпоративної інформаційної системи, хоча цілком може працювати і автономно, допомагаючи вирішувати завдання календарно-сіткового планування, визначення критичного шляху, вирівнювання ресурсів, і інших завдань моделювання проектів, груп проектів, портфелів і програм.

• SureTrack Project Manager орієнтований на контроль виконання невеликих проектів або фрагментів крупних проектів. Може працювати як самостійно, так і спільно з Project Planner в корпоративній системі управління проектами.

• Open Plan (розробник Welcom Software Technology, зараз Deltek) забезпечує повномасштабне мультипроектне управління, планування по методу критичного шляху і оптимізацію використання ресурсів в масштабах підприємства. Може ефективно використовуватися на всіх рівнях контролю і управління проектами – від вищого керівництва і менеджерів проектів, до начальників функціональних підрозділів і рядових виконавців.

Open Plan дозволяє керівникам різного рівня виконувати наступні функції:

• створювати оперативні плани проектів з урахуванням різних обмежень;

• визначати рівень пріоритетності проектів;

• задавати відносний ступінь важливості проектів для розподілу ресурсів;

• мінімізувати ризики;

• проводити аналіз ходу виконання робіт.

Welcom пропонує використовувати професійну і "полегшену" версію продукту в сукупності, оскільки вони повністю інтегровані.

Для створення комп'ютерної моделі проекту з використанням однієї із згаданих систем, необхідно виконати наступні кроки.

• Укрупнено описати проект – створити ієрархічну структуру робіт.

• Задати, які вартості, що становлять, будуть використані для фінансового аналізу і управління проектом.

• Скласти перелік операцій (робіт, завдань) проекту і задати їх характеристики.

• Скласти перелік ресурсів проекту і задати їх характеристики

• Задати взаємозв'язки (обмеження на порядок виконання) операцій проекту.

• Призначити ресурси на виконання операцій проекту.

• Призначити вартості операціям, ресурсам і призначенням проекту.

• Задати обмеження на фінансування, постачання, терміни виконання операцій.

• Скласти розклад виконання робіт проекту з урахуванням всіх обмежень.

• Оптимізувати склад використовуваних ресурсів.

• Визначити бюджет і розподіл в часі планових витрат проекту.

• Визначити і змоделювати ризики і невизначеності.

• Визначити необхідні резерви, вартості і потреби в матеріалах для виконання запланованих показників із заданою надійністю.

• Представити планову інформацію керівництву і виконавцям.

• В процесі виконання проекту дані системи дозволяють.

• Вести облік.

• Аналізувати відхилення виконання від запланованого.

• Прогнозувати майбутні параметри проекту.

• Моделювати управлінські дії.

• Вести архіви проекту.

1.3. Контрольні питання

1. Що таке проект?

2. Якими властивостями володіє проект?

3. Що таке життєвий цикл проекту і які його фази?

4. Що є результатом проекту?

5. Які параметри проекту виступають як керовані?

6. Які завдання вирішуються при управлінні проектом?

7. Що розуміється під управлінням проектом і які його основні етапи?

8. Які складові сіткового планування і управління?

9. Для вирішення яких завдань використовуються системи управління проектами?

10. Які системи управління проектами поширені на російському ринку програмного забезпечення?

11. Які кроки слід виконати, щоб створити комп'ютерну модель проекту?

12. Які засоби контролю виконання проекту мають системи управління проектами?

2.1. Теоретичний курс

2.1.1. Структурне планування

Структурне планування включає декілька етапів:

• розбиття проекту на сукупність окремих робіт, виконання яких необхідне для реалізації проекту;

• побудова сіткового графіка, що описує послідовність виконання робіт;

• оцінка тимчасових характеристик робіт і аналіз сіткового графіка.

Основну роль на етапі структурного планування грає сітковий графік.

Сітковий графік – це орієнтований граф, в якому вершинами позначені роботи проекту, а дугами – тимчасові взаємозв'язки робіт.

Сітковий графік повинен задовольняти наступним властивостям.

Кожній роботі відповідає одна і лише одна вершина. Жодна робота не може бути представлена на сітковому графіку двічі. Проте будь-яку роботу можна розбити на декілька окремих робіт, кожній з яких відповідатиме окрема вершина графіка.

Жодна робота не може бути почата до того, як закінчаться всі безпосередньо попередні нею роботи. Тобто якщо в деяку вершину входять дуги, то робота може початися тільки після закінчення всіх робіт, з яких виходять ці дуги.

Жодна робота, яка безпосередньо слідує за деякою роботою, не може початися до моменту її закінчення. Іншими словами, якщо з роботи виходить декілька дуг, то жодна з робіт, в які входять ці дуги, не може початися до закінчення цієї роботи.

Почало і кінець проекту позначені роботами з нульовою тривалістю. Такі роботи називаються віхами і позначають початок або кінець найбільш важливих етапів проекту.

Приклад. Як приклад розглянемо проект "Розробка програмного комплексу". Припустимо, що проект складається з робіт, характеристики яких приведені в табл.2.1.

Таблиця 2.1.

Номер роботи	Назва роботи	Тривалість
1	Початок реалізації проекту	0
2	Постановка завдання	10
3	Розробка інтерфейсу	5
4	Розробка модулів обробки даних	7
5	Розробка структури бази даних	6
6	Заповнення бази даних	8
7	Відладка програмного комплексу	5
8	Тестування і виправлення помилок	10
9	Складання програмної документації	5
10	Завершення проекту	0

Сітковий графік для даного проекту зображений на рис.2.1. На нім вершини, відповідні звичайним роботам, обведені тонкою лінією, а товстою лінією обведені віхи проекту.

Рис. 2.1. Сітковий графік проекту

Сітковий графік дозволяє по заданих значеннях тривалості робіт знайти критичні роботи проекту і його критичний шлях.

Критичною називається така робота, для якої затримка її початку приведе до затримки терміну закінчення проекту в цілому. Такі роботи не мають запасу часу. Некритичні роботи мають деякий запас часу, і в межах цього запасу їх початок може бути затримане.

Критичний шлях – це шлях від початкової до кінцевої вершини сіткового графіка, що проходить тільки через критичні роботи. Сумарна тривалість робіт критичного шляху визначає мінімальний час реалізації проекту.

Знаходження критичного шляху зводиться до знаходження критичних робіт і виконується в два етапи.

Обчислення раннього часу початку кожної роботи проекту. Ця величина показує час, раніше якого робота не може бути почата.

Обчислення пізнього часу початку кожної роботи проекту. Ця величина показує час, пізніше за яке робота не може бути почата без збільшення тривалості всього проекту.

Критичні роботи мають однакове значення раннього і пізнього часу початку.

Позначимо – час виконання роботи , – ранній час початку роботи , – пізній час початку роботи . Тоді

де – безліч робіт, безпосередньо передуючих роботі . Ранній час початкової роботи проекту приймається рівним нулю.

Оскільки остання робота проекту – це віха нульової тривалості, ранній час її початку співпадає з тривалістю всього проекту. Позначимо цю величину . Тепер береться за пізній час початку останньої роботи, а для решти робіт пізній час початку обчислюється за формулою:

Тут – безліч робіт, безпосередньо наступних за роботою .

Схемний обчислення раннього і пізнього часу початку зображені, відповідно, на рис. 2.2 і рис.2.3.

Рис. 2.2. Схема обчислення раннього часу початку роботи

Рис. 2.3. Схема обчислення пізнього часу початку роботи

Приклад. Знайдемо критичні роботи і критичний шлях для проекту "Розробка програмного комплексу", сітковий графік якого зображений на рис.2.1а тривалість робіт обчислюється днями і задані в табл.2.1.

Спочатку обчислюємо ранній час початку кожної роботи. Обчислення починаються від початкової і закінчуються кінцевою роботою проекту. Процес і результати обчислень зображені на рис.2.4.

Результатом першого етапу крім раннього часу початку робіт є загальна тривалість проекту .

На наступному етапі обчислюємо пізній час початку робіт. Обчислення починаються в останній і закінчуються в першій роботі проекту. Процес і результати обчислень зображені на рис. 2.5.

Рис. 2.4. Обчислення раннього часу початку робіт

Рис. 2.5. Обчислення пізнього часу початку робіт

Звідні результати розрахунків приведені в табл.2.2. У ній виділені заливкою критичні роботи. Критичний шлях виходить з'єднанням критичних робіт на сітковому графіку. Він показаний пунктирними стрілками на рис.2.6.

Таблиця 2.2.

Робота	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Ранній час початку	0	0	10	16	10	16	24	29	29	39
Пізній час початку	12	17	12	17	10	16	24	29	34	39
Резерв часу	0	0	2	1	0	0	0	0	5	0

Рис. 2.6. Критичний шлях проекту

Після обчислення величин і для кожної роботи обчислюється резерв часу :

Ця величина показує, наскільки можна затримати початок роботи без збільшення тривалості всього проекту.

Для критичних робіт резерв часу рівний нулю. Тому зусилля менеджера проекту повинні бути направлені в першу чергу на забезпечення своєчасного виконання цих робіт.

Для некритичних робіт резерв часу більше нуля, що дає менеджерові можливість маневрувати часом їх початку і використовуваними ними ресурсами. Можливі такі варіанти.

Затримка початку роботи на величину, не що перевищує резерв часу, а потрібні для роботи ресурси прямують для виконання робіт критичного шляху. Це може дати зменшення тривалості критичної роботи і проекту в цілому;

Недовантаження некритичної роботи ресурсами. В результаті тривалість її збільшується в межах резерву часу, а ресурс, що звільнився, задіюється для виконання критичної роботи, що також приведе до зменшення тривалості її і всього проекту.

У приведеному в прикладі проекті роботи 3, 4 і 9 мають резерв часу згідно табл.2.2.