Вопрос №7

В современной деловой жизни присутствуют деловые письма, письма-напоминания, письма-уведомления, приглашения и тому подобные виды письменного общения. В некоторых случаях деловой этикет рекомендует передавать информацию только в письменном виде: например, приглашение на деловой прием, поздравление с юбилейной датой и др. Итак, минимальный перечень ситуаций в деловой жизни, которые принято сопровождать письменными сообщениями: • поздравление (в связи с юбилейной датой, по случаю бракосочетания, получения нового служебного назначения, по случаю выигранного конкурса и т.п.); отметим, что с днем рождения письменно поздравляют только при наступлении круглой даты; • соболезнования по соответствующему случаю (только от руки); • выражение благодарности за прием (на следующий день), за подарок, за поздравления (лучше от руки); • в других подобных случаях. Подпись под деловым письмом всегда делается от руки; факсимиле в деловых письмах не допускается, так как свидетельствует о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса. Однако следует заметить, что деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге, без эмблемы фирмы, но писать письма на почтовой бумаге отеля, где остановился сотрудник организации, не следует, так как на бумаге будет эмблема отеля, а не фирмы, которую он представляет. До сих пор мы говорили об общих правилах написания и нормативах оформления деловых писем. Дадим теперь некоторые рекомендации по их содержанию: • Деловое письмо должно быть написано четко, фразы должны легко читаться, нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, недопустимы назывные предложения, риторические вопросы, метафоры и прочие средства выразительности речи. Рекомендуется традиционное, классическое (с точки зрения грамматики), построение фраз: подлежащее - сказуемое - обстоятельство места и т.п.; минимум прилагательных, почти полное отсутствие местоимений. • Если в письме затрагивается несколько вопросов, они по смыслу должны быть отделены одно от другого. • Стиль делового письма - деловитость, отсутствие посторонних фраз, • Деловое письмо должно быть предельно коротким, в этом случае оно лучше воспринимается. • Грамматика - и орфография, и лексика - должна быть безупречной. • Короткое, грамотное, логичное деловое письмо - знак уважения к адресату.

Вопрос 9.

Деловой этикет руководителя предусматривает лишь то, что перед дамами и людьми, по возрасту гораздо старше самого руководителя, следует все-таки встать и проводить их к креслу. Не следует забывать, что форма общения руководителя, должна зависеть от представителей, которые находятся у передовика на приеме или совещании. Этикет руководителя позволяет ему разговаривать в своем кабинете согласно правилам этикета руководителя. Это означает, что чиновник может общаться в приемлемой форме разговора для определенного гостя. Также он может передвигаться по своему кабинету как он захочет. Только перед этим правила этикета руководителя предусматривают перед входом гостя, проводить его до своего места. Также существует не принуждающая форма общения между хозяином кабина и посетителем. В такой форме общения не нужно соблюдать различные деловые этикеты руководителя, так как собеседники находятся на равных правах. В этом случае этикет руководителя не требуется. Существуют специальные приемы, которые отводятся для простых посетителей. Нет такого начальника, у которого бы не было наплыва посетителей. Так вот, здесь тоже необходимо использовать деловой этикет руководителя, так как это отдельная категория людей. При входе посетителя следует пригласить за отдельный столик и присесть рядом с ним. Это все понятно. Но бывают такие случаи, когда посетители забирают слишком большую часть драгоценного времени. В этом случае руководствуясь этикетом руководителя, следует подводить человека к смыслу вопроса. Сделать это нелегко, но вполне реально. Поэтому для таких начальников составили несколько приемов, которыми вполне можно смело пользоваться. Следует дать поручение своему секретарю, о том, чтобы он составил график приема посетителей. Можно прибегать и к такому методу, то есть методу, который заключается в «массовом» общении с клиентами. Это правило подразумевает выход руководителя в приемную и просьбу обращаться по очереди с вопросами. Чтобы не было наплыва посетителей, деловой этикет руководителя разрешает поставить собственный стол в кабинете таким образом, чтобы он не был виден клиентам. Для того чтобы посетители лишний раз вас не тревожили, поставьте в правило постоянно запирать дверь. Исключениями являются приемные дни. Этикет руководителя действительно позволяет пользоваться этим методом. Необходимо не забывать, что клиенту все равно придется уделять внимание. Но это нужно делать правильно, чтобы не в ущерб себе, и клиенту было приятно. Поэтому этикет руководителя пригодится каждому уважающему себя директору.