10)Деловые письма. Общая характеристика

К информационно-справочным документам относятся письма^ телеграммы, телефонограммы, акты, справки, докладные и объяс­нительные записки, заявления и др. Информационно-справочная переписка как внутренняя, так и внешняя занимает около 80 процентов объема управленческих документов, jg

Выделяются инициативные извещенияписьма: письма-запросы, письма- просьбы, письма-напоминания и, циркулярные пись­ма, сопроводительные письма. Ответные письма: информацион­ные, разъяснительные, разрешения, запреты и т. д. (4,226).

Письма, исходящие из вышестоящих учреждений и организаций, содержат обычно указания, разъяснения, запросы. Подведомствен­ные учреждения направляют сообщения, запросы. Учреждения „по горизонтали» обмениваются просьбами, предложениями, подтверждениями, сообщениями и т. д.

Письма оформляются на бланках для писем (см. приложение) н содержат следующие реквизиты: адресат, резолюцию, отметку о контроле, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии прило­жений, подпись, отметку об исполнителе, отметку о переносе данных на машинный носитель, отметку о поступлении.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, обосновывающие необходимость состав­ления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

Используются такие грамматические формы при изложении в тексте, как: прошу, просим, предприятие просит, руководство и трудовой коллектив просят, вносим предложение, предлагаем, со­общаем, разъясняем, ставим в известность и т. д.

Исходящие письма визируются заинтересованными должност­ными лицами. Например, письмо по финансовым вопросам визи­рует главный бухгалтер. Визы проставляются на лицевой стороне копии письма, остающейся на предприятии.

Если документ направляется в два адреса, то два первых эк­земпляра печатаются на бланке, а копия (отпуск) — на обычной бумаге, т. е. всего три экземпляра.

В некоторых случаях письма заверяются печатью.

На входящих (получаемых) письмах проставляется отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприя­тия об исполнении поручений.

Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя, со­держание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписываетсяЕсли исполнителей документа несколько, они все указывают­ся в резолюции. При этом исполнитель, названный первым, на­значается ответственным.

Резолюция проставляется справа между реквизитами «адресат» и «текст».