9. Проектування комунікацій на підприємстві.

Види комунікацій

Характеристика

конкретних видів

комунікацій

Приклади використання інформації при здійсненні різних видів комунікацій

Приклади застосування документів при здійсненні різних видів комунікацій

1

2

3

4

Між організацією та зовнішнім середовищем

Організації користуються різноманітними засобами для здійснення комунікацій з найважливішими факторами зовнішнього середовища. З початкуючими та потенційними споживачами своєї продукції організації здійснюють процес комунікацій через рекламу. У сфері відносин з громадськістю першочергова увага приділяється якомога кращому іміджу організації на місцевому рівні. З органами державного регулювання організації здійснюють комунікації через державні звіти, з політичною системою – через створення лобі в парламенті. Під дією зовнішнього середовища проводяться наради, обговорення, звіти.

Обмін інформацією зі клієнтами через рекламу. При цьому інформація повинна бути: за повнотою охоплення явища – часткова, за періодом дії – періодична, за змістом – довідкова, за рівнем достовірності – достовірна.

Обмін інформацією з державою через звіти. При цьому інформація повинна бути: за повнотою охоплення явища – повна, за періодом дії – довгострокова, за змістом – планово-облікова, бухгалтерська, фінансова або адміністративна, за рівнем достовірності – достовірна.

Обмін інформацією з державою через звіти. Звіти подаються державним органам влади (насамперед органам статистики та оподаткування). В цих звітах міститься інформація про найважливіші сторони діяльності організації, такі як фінанси, оплата праці та мотивація працівників та ін.

Інформація переміщується в середині організації між окремими її рівнями в рамках вертикальних комунікацій. В першу чергу вона передається від вищих

Вертикальні комунікації від вищих до нижчих рівнів. З вищих рівнів на нижчі доводяться організаційні плани, вносяться необхідні зміни

З вищих рівнів доводяться норми використання виробничих ресурсів, які оформляються у вигляді наказу. З вищих рівнів на нижчі доводиться

Між рівнями, підрозділами та працівниками організації.

рівнів до нижчих. Пізніше інформація передається в зворотному напрямку тобто від нижчих рівнів до вищих, де основним завданням останніх є підтримання і впровадження в життя пропозицій неуправлінського персоналу. Для керівників нижчих рівнів управління комунікації в напрямку від нижчого до вищого рівнів виконують функції повідомлення керівникам вищих рівнів про те, яка ситуація на нижчих рівнях. Керівництво знайомиться з існуючими або назріваючими проблемами і розробляє певну кількість заходів для запобігання та вирішення цих проблем.

в них, доводяться накази, розпорядження, як важелі організаційних методів управління. При цьому інформація повинна бути: за повнотою охоплення явища – повна, за періодом дії – в залежності від того, що вона доносить: якщо це ціни, то вона повинна бути довгострокова, якщо накази – періодична, за змістом – планово-облікова, фінансова, бухгалтерська, технологічна, адміністративна, за рівнем достовірності – достовірна.

інформація про скорочення певної кількості робітників. Вона оформляється у вигляді розпорядження керівництва.

Прикладом комунікацій від нижчої ланки до вищої може бути наступна ситуація: програміст відділу маркетингу не виконав поставлене перед ним завдання через особисті причини і подає інформацію про це на вищі рівні управління, зокрема до заступника директора з питань маркетингу у вигляді доповідної записки, в якій пояснює причину невиконання завдання.

1

2

3

4

Від вищих рівнів управління до нижчих

Інформація передається зверху донизу. Наприклад, начальник сповіщає підлеглому про поточне завдання.

Із наведеного прикладу інформація повинна бути: за повнотою охоплення явища – повна, за періодом дії – довгострокова, за змістом – фінансова, за рівнем достовірності – достовірна.

Інформація доводиться до підлеглого у вигляді розпорядження, в якому вказується завдання.

Від нижчих рівнів управління до вищих

Інформація проходить знизу до верху. Наприклад, інформація про порушення виконання завдання в зв’язку з порушенням роботи електромережі.

Для представленого прикладу інформація повинна бути: за повнотою охоплення явища – повна, за періодом дії – разова, за змістом – технічна, за призначенням – індивідуальна, за рівнем достовірності – достовірна.

Інформація повинна передаватись у вигляді службової або доповідної записки, в якій працівник вказує причини невиконання поставленого завдання.

Між різними підрозділами

Між різними підрозділами необхідний обмін інформацією проходить з метою координації їх завдань та дій. Значення комунікацій по горизонталі (комунікацій між окремими підрозділами організації) полягає у тому, що формуються партнерські відносини між окремими підрозділами підприємства.

Наприклад, комунікація керівників середньої ланки управління, які очолюють інвестиційний та фінансовий підрозділи в питанні пошуку нових перспективних галузей для інвестування. Для даного питання інформація повинна бути: повна, достовірна, короткострокова.

Інформація в даному випадку повинна передаватися в формі звітів, доповідних записок та розпоряджень щодо пошуків нових, перспективних галузей для інвестування.

Між окремими

працівниками.

Між окремими працівниками також є необхідним обмін інформацією з метою координації своїх завдань та дій. Значення цих комунікацій полягає в тому, що у даному випадку за рахунок комунікацій формуються партнерські відносини.

Наприклад, працівники різних підрозділів збираються на нараду, для обговорення трудової дисципліни. Для даного питання інформація повинна бути: повна, періодична, довідкова та достовірна.

При даному виді комунікацій інформація передається через листи та службові записки.

Між керівником і його робочою групою

Це важливий різновид комунікацій, хоч він і є лише окремим випадком комунікацій по вертикалі. Ці комунікації складають основу комунікаційної діяльності керівника. Керівник в процесі комунікації вирішує проблеми, у вирішенні яких приймає участь ціла група, що сприяє швидкому та ефективному їх вирішенню.

Наприклад, керівник повідомляє своїм підлеглим про майбутні зміни у складі підрозділів організації. Для даного питання інформація повинна бути: повна, разова та достовірна.

Наприклад, керівник повідомляє групі підлеглих про скорочення певної кількості робітників з підрозділів підприємства в зв’язку з невчасним виконанням поставлених перед ними завдань. При цьому використовується така документація, як розпорядження заступника директора з економічних питань про скорочення штату працівників через невчасне виконання завдань.

Неформальні комунікації

До таких відносять ті комунікації, які забезпечуються завдяки контактам членів неформальних груп та сімейним контактам між працівниками організації. Каналами нелегальних комунікацій вважають поширення чуток. Як прийнято вважати, по цих каналах передається неточна і спотворена інформація. Але проведені дослідження свідчать, що це не зовсім так.

Наприклад, інформація про наступне скорочення працівників може бути як повною так і частковою, як достовірною так і недостовірною.

Будь-який приклад неформальної комунікації не підтверджується документально. Така комунікація проходить в розмові між об’єктами даної комунікації.