Семінарське заняття 8

Тема 7. Організування як загальна функція менеджменту

7.1. Сутність функції організування та її місце в системі управління.

Організування – це вид управлінської діяльності спрямована на формування структури управління організацією, встановлення у ній системи зв’язків та відносин, що дає змогу ефективно працювати для досягнення поставленої мети.

Організація як функція менеджменту — це процес створення структури підприємства, що дає змогу людям ефективно працювати разом для досягнення спільної мети. Отже, попередньою умовою для створення структури підприємства є формування стратегії, а основна мета організаційної функції в менеджменті полягає в забезпеченні переходу від стратегії до структури.

Організаційну функцію часто розглядають як процес розподілу обов'язків і координацію зусиль персоналу з метою забезпечення максимальної продуктивності в досягненні попередньо визначеної мети діяльності.

Організаційна структура – це упорядкована сукупність стійко взаємопов’язаних елементів які забезпечують функціонування та розвиток організації як єдиного цілого.

При побудові організаційної структури необхідно дотримуватися певних принципів:

1. Структура управління має відображати цілі та завдання організації, а отже бути підпорядкована виробництву та його потребам;

2. При формуванні орг.. структури слід передбачити оптимальний розподіл між організацією управління та окремими працівниками який забезпечує творчий характер роботи, нормальне навантаження та необхідний рівень навантаження;

3. Формування структури ґрунтується на визначенні повноважень і відповідальності кожного працівника та органу управління з встановлення систем вертикальних та горизонтальних зв’язків між ними;

4. Обов’язкове підтримування відповідності між функціями та обов’язками з одного боку і повноважень та відповідальності з іншого.

5. Структура управління має бути адекватною в соц..-культурному середовищі організації який істотно випливає на рішення щодо централізації та децентралізації, розподілу повноважень та відповідальності, рівня самостійності та масштабів контролю менеджерів.

Фази організаційного процесу

Основні фази організаційного процесу	Функції що здійснюються в межах кожної фази
Фаза почину – від задуму організації до стадії формування апарату управління нею. (ініціювання)	визн. завданння організації. визн. способи їх вирішення. проектування системи комунікацій.
Фаза облаштування – від початку формування до визначення завдань поточної діяльності. (координації).	визн. необхідних видів діяльності . визн. складу виконавців. створення системи мотивації виконавців.
Фаза розпорядча (адміністр.) – здійснюється у сформованому апараті за визначеними напрямами, як поточне керівництво діяльністю організації.	делегування повноважень та обов’язків. визн. змісту розпоряджень. забезпечення виконання розпоряджень.

7.2. Поняття та складові організаційної діяльності.

Проектування організації повязано з прийняттям керівництвом рішень, що мають рішення до відношення до багатьох областей життєдіяльності організації. Це стосується таких елементів:

• Поділ праці та спеціалізація;

• Департаменталізація та кооперація;

• Зв'язок організації та координації;

• Ієрархія організації та її ланцюговість;

• Розподіл прав та відповідальності;

• Централізація та децентралізація.

Поділ праці призводить до створення все нових і нових видів роботи. В організації вся робота поділяється на окремі ділянки, в рамках яких людина починає і завершує певний цикл дій, що утворює ту чи іншу роботу.

Ріст спеціалізації окремих робіт в організації обмежується можливостями з їх координації. Розвязати цю проблему можна, якщо починати групувати схожі роботи та їх виконавців, тобто почати здійснювати визначене організаційне відокремлення виконавців схожих робіт.

Зв'язок є умовою, що визначає можливість взаємодії. Звязки між частинами організації здійснюються через канали комунікації. Види зв’язків відповідають видам тих відносин між частинами організації, що об’єднують частини в одне ціле.

Типи зв’язків в організації:

• Вертикальні та горизонтальні;

• Лінійні та функціональні;

• Формальні та неформальні;

• Прямі та непрямі.

Централізація - це концентрація прав прийняття, вирішення, зосередження владних повноважень на верхньому рівні керівництва організацією.

Децентралізація - це передача або делегування відповідальності за ряд ключових рішень, а, отже і передача відповідно до цієї відповідальності прав на нижчі рівні управління організацією.

7.3. Повноваження, обов'язки, відповідальність.

Повноваження — обмежене право використовувати ресурси організації і спрямовувати зусилля працівників на виконання визначених завдань.

Повноваження завжди передбачають відповідальність.

Відповідальність — необхідність, обов'язок посадової особи відповідати за свої дії, виконуючи поставлені завдання.

Повноваження делегують відповідній посаді, а не індивіду, який її обіймає. Через делегування встановлюються формальні відносини працівників в організації.

Делегування повноважень - передавання прав щодо прийняття рішень з вищого рівня до нижчого.

Залежно від ступеня делегування повноважень розрізняють централізовані та децентралізовані організації.

Централізована організація. Усі повноваження та відповідальність із певної функції зосереджені в одному підрозділі і є прерогативою керівника цього підрозділу. Це сприяє:

—підвищенню контролю та координації спеціалізованих функцій;

—зменшенню кількості помилкових рішень;

—забезпеченню збалансованого розвитку всіх структурних підрозділів.

Децентралізована організація. Передбачає делегування повноважень на нижчі рівні управління. Високий рівень децентралізації в організації означає, що:

—переважна більшість рішень приймається на нижчих рівнях управлінської ієрархії;

—рішення, що приймаються на нижчих рівнях, є важливими для організації;

—послаблюється централізований контроль за рішеннями, прийнятими управлінським персоналом.

Тенденція до децентралізації в управлінні зумовила перехід від ієрархічних (пірамідальних) до плоских (горизонтальних) організаційних структур. За ієрархічних структур процес управління здійснюється по вертикальних рівнях, а за плоских — кількість рівнів управління скорочується, зате розширюється діапазон управління.

7.4. Процес делегування повноважень і відповідальності.

Повноваження — обмежене право використовувати ресурси організації і спрямовувати зусилля працівників на виконання визначених завдань.

Повноваження завжди передбачають відповідальність.

Відповідальність — необхідність, обов'язок посадової особи відповідати за свої дії, виконуючи поставлені завдання.

Повноваження делегують відповідній посаді, а не індивіду, який її обіймає. Через делегування встановлюються формальні відносини працівників в організації.

Делегування повноважень - передавання прав щодо прийняття рішень з вищого рівня до нижчого.

Залежно від ступеня делегування повноважень розрізняють централізовані та децентралізовані організації.

Централізована організація. Усі повноваження та відповідальність із певної функції зосереджені в одному підрозділі і є прерогативою керівника цього підрозділу. Це сприяє:

—підвищенню контролю та координації спеціалізованих функцій;

—зменшенню кількості помилкових рішень;

—забезпеченню збалансованого розвитку всіх структурних підрозділів.

Децентралізована організація. Передбачає делегування повноважень на нижчі рівні управління. Високий рівень децентралізації в організації означає, що:

—переважна більшість рішень приймається на нижчих рівнях управлінської ієрархії;

—рішення, що приймаються на нижчих рівнях, є важливими для організації;

—послаблюється централізований контроль за рішеннями, прийнятими управлінським персоналом.

Делегування повноважень може бути:

• тривалим (керівник доручає працівнику самостійно виконувати завдання). У такому разі завдання оформляють як посадові обов'язки;

• частковим (разовим) дорученням (саме завдання залишається у функціональній сфері керівника).

З огляду на це умови делегування бувають з жорсткими або м'якими. За жорстких умов чітко визначається, що саме, у який спосіб і в які терміни має бути виконано. Завдання у формі розпорядження оформляють письмово і контролюють результати і терміни виконання. М'які умови передбачають окреслення результату в загальних рисах і надання підлеглому можливості самому визначити спосіб його досягнення.

7.5. Типи повноважень: лінійні, функціональні.

Повноваження — обмежене право використовувати ресурси організації та спрямовувати зусилля деяких її співробітників на здійснення певних завдань.

Типи повноважень

Лінійні повноваження — це повноваження, що передаються безпосередньо від начальника підлеглому і далі іншим підлеглим. Такі повноваження надають керівникові узаконену владу для спрямування діяльності безпосередніх підлеглих на досягнення поставлених цілей. Керівник, який має лінійні повноваження, також має право приймати певні рішення та діяти в певних ситуаціях без узгодження з іншими керівниками в межах, визначених організацією, законом або звичаями.

Делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівнів управління організації. Процес створення ієрархії називається скалярним процесом; у результаті створюється скалярний ланцюг, або ланцюг команд.

Повноваження функціональні. Повноваження, які делегуються менеджером більш високого рівня управління, який керує певною функцією менеджменту, менеджеру нижчого рівня управління, який керує аналогічною функцією.

7.6. Вертикальна та горизонтальна структуризація управління.

Розподіл праці дає змогу працівникам виконувати функції кваліфікованіше і з меншими зусиллями, що сприяє зменшенню витрат організації.

Розподіл праці може бути горизонтальним і вертикальним.

Горизонтальний поділ праці передбачає утворення в організації підрозділів, які спеціалізуються на різних видах діяльності.

Вертикальний — відмежовує безпосереднє виконання роботи від роботи з координування діяльності виконавців; відображається в ієрархії рівнів менеджменту.

Результатом вертикального поділу праці є утворення рівнів управління.

Найчастіше виділяють три рівні управління:

—технічний рівень (низовий) — менеджери, які керують переважно робітниками .

—управлінський рівень (середній) — (менеджери, відповідальні за перебіг виробничих процесів у підрозділах, що складаються з декількох структурних одиниць; менеджери штабних та функціональних служб апарату управління; керівники допоміжних та обслуговуючих виробництв, цільових програм та проектів);

—інституційний рівень (вищий) — адміністрація підприємства, яка здійснює загальне стратегічне керівництво; на цьому рівні зайнято всього 3— 7% загального управлінського персоналу.

Зв'язки поділяють на горизонтальні та вертикальні. Горизонтальні є однорівневими і мають характер узгодження. Найчастіше співвідносяться з певними функціями менеджменту за потреби узгодити цілі чи завдання окремих функціональних відділів.

Потреба у вертикальних зв'язках виникає за наявності різних рівнів управління. Це відносини підпорядкованості, завдяки яким реалізуються владні повноваження керівників.

Повноваження лінійних керівників дають право вирішувати всі питання розвитку керованих ними організацій і підрозділів, а також віддавати розпорядження, обов'язкові для виконання іншими членами організації (підрозділів).

Повноваження штабного персоналу обмежуються правом планувати, рекомендувати, радити чи допомагати, але не наказувати іншим членам організації виконувати розпорядження.

Якщо працівнику управлінського апарату надають право приймати рішення і здійснювати дії, які зазвичай виконують лінійні менеджери, він отримує функціональні повноваження.