2. Порядок проведення інвентаризації (принципи та методика)

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах за наказом керівника створюють постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів, головного бух­галтера, матеріально відповідальних осіб. Очолює комісію керівник підприємства або його заступник. На підприємствах з великим об­сягом інвентаризаційних робіт та розгалуженою структурою за на­казом керівника можуть створюватися робочі інвентаризаційні комісії, які проводять інвентаризацію безпосередньо в місцях збері­гання та виробництва матеріальних цінностей і у структурних підроз­ділах підприємства.

Порядок проведення інвентаризації.

1) Організаційна стадія – передбачає вибір об’єктів інвентаризації, підбір і комплектування інвентаризаційної комісії, видача розпорядження на проведення інвентаризації, інструктаж членів інвентаризаційної комісії. Типовий склад комісії:

• спеціаліст з певної групи товарів;

• представник бухгалтерії;

• представник адміністрації;

• матеріально відповідальна особа.

2) підготовча стадія - пред’явлення повноважень на проведення інвентаризації, огляд місця зберігання об’єктів інвентаризації, отримання і перевірка останнього звіту та документів про рух цінностей, отримання від МВО розписки (про те, що всі документи з надходження та вибуття цінностей включено у звіт і жодних неоприбуткованих та неописаних цінностей у неї немає), перевірка вагового господарства, підготовка цінностей до визначення їх фактичної наявності;

3) технологічна стадія (основна) – перевірка наявності і стану об’єктів інвентаризації, їх оцінка, підготовка робочої документації (складання інвентаризаційних описів). Інвентаризацію здійснюють за кожним місцем зберігання цінностей у присутності матеріально відповідальної особи – проводиться підрахунок, зважування, обмір ТМЦ на складах, у цехах і в офісі підприємства та у всіх матеріально відповідальних осіб;

4) результативна стадія – передбачає складання порівняльних відомостей, проведення розрахунків щодо зарахування пересортиць, проведення розрахунків щодо списання природного убутку, відображення в порівняльній відомості даних про зарахування пересортиць, даних про списання природних втрат, визначення кінцевих результатів інвентаризації, прийняття рішень за результатами інвентаризації.

Отримані дані фіксують в інвентаризаційних відомостях, актах чи описах (у трьох ідентичних примірниках).

Інвентаризаційний опис – первинний документ, складений в процесі проведення інвентаризації, який є її підсумком.

При проведенні інвентаризації неодмінно повинна бути присутня матеріально відповідальна особа. Вона дає розписку, що всі прибуткові й видаткові документи стосов­но обліку матеріальних цінностей здано до бухгалтерії. На час про­ведення інвентаризації діяльність підрозділу (комори, складу, схови­ща), як правило, припиняється. Інвентаризаційні описи складають у декількох примірниках, один з яких передають матеріально відпо­відальній особі, при цьому матеріально відповідальна особа на кож­ному описі ставить свій підпис про матеріальну відповідальність за перелічені в ньому цінності.

Опис складають за кожною матеріально відповідальною особою і за місцем зберігання ТМЦ та підписують всі члени інвентаризаційної комісії та МВО. Якщо протягом дня інвентаризацію не закінчено, приміщення зачиняють і пломбують. У разі виявлення розбіжностей з даними обліку здійснюють повторну інвентаризацію.

Для виявлення результатів інвентаризації бухгалтерія складає порівняльні відомості. У них фіксуються лише ті матеріальні цінності, за якими виявлено відхилення від облікових даних. У відомості спочатку визначають попередній результат інвентаризації – недостачі або надлишки, тобто розбіжності між показниками бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів.

До складання порівняльної відомості бухгалтерія має ретельно перевірити правильність усіх записів у рахунках.

Інвентаризаційна комісія разом з бухгалтерією перевіряє правильність порівняльних відомостей, з’ясовує причини виникнення надлишків, нестач, пересортиці, встановлює винних. Остаточне рішення про причини, характер втрат і псування матеріальних цінностей комісія приймає на підставі письмових пояснень відповідальних осіб.

Усі висновки й пропозиції щодо регулювання різниці між показниками обліку та даними інвентаризації комісія фіксує у протоколі.

Результати інвентаризації попередньо розглядає головний бухгалтер, який складає висновок та передає керівникові. Керівник підприємства приймає остаточне рішення про порядок урегулювання результатів інвентаризації.