2.4 Перспективи вдосконалення організації роботи та документного забезпечення Корецької міської ради

Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням.

У рамках СЕД електронні версії документів мають існувати поряд з паперовими, або замість них.

Основними завданнями документного забезпечення управління є:

- скорочення інформаційних потоків до оптимального мінімуму;

- забезпечення спрощення і здешевлення процесів збору, опрацювання і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.

Таким чином, для будь-якої організації постійне удосконалення документного забезпечення управління є життєво важливим і це прямо впливає на якість прийняття управлінських рішень. Тому Корецькі міькій Раді потрібно вводити систему електронного документообігу (СЕД), що скоротить час обробки вхідної та вихідної документації.

Система документообігу - це своєрідна “кровеносная система” в організмі будь-якої установи, завдяки якій функціонує апарат управління. Головне правило документообігу - документи повинні проходити по самому короткому шляху без повернутих переміщень. Для виконання вимоги важливо продумати для всіх документних потоків найбільш дотепну технологію обробки, послідовність операцій, що виконуються. Допомогою в цьому є схеми документообігу, маршрутні та технологічні карти управлінської документації. Такі схеми різні для великих та невеличких установ, які наведені у додатках.

Основні заходи, які мають покращити організацію діловодства у Корецькій міській Раді це:

- впровадження засобів автоматизації для створення документів, реєстраційних процесів, комп'ютерного оброблення документів у канцелярії, загальному відділі, відділі контролю за їх виконанням, а також впровадження локальної мережі для зв'язку між структурними підрозділами райдержадміністрації та з облдержадміністрацією.

- впровадження електронного діловодства, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".

Виконання зазначеного правового документа є складовою частиною "Концепції формування системи національних електронних інформаційних ресурсів", затвердженої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 р. у № 259-р.

Процес впровадження електронного діловодства має відобразитися як в інструкціях щодо діловодства міськради, так і в номенклатурах справ. У них слід використовувати графу "Примітка", де необхідно зазначати, що саме той чи інший комплекс документів існує в електронному вигляді.

Робота з базами даних внутрішньої інформації дає змогу виявляти можливості і проблеми організації, розробляти програми й оцінювати якість діяльності.

В установі існує відповідна служба (канцелярія), яка відповідає за рух документів і здійснює контроль за їх виконанням. Усі структурні підрозділи повинні надавати інформацію в канцелярію (бажано в режимі on-line). Однак інформаційна система ведення в організації електронного документообігу не повинна замикатися на відповідальних виконавцях, тобто система автоматизації документообігу повинна охоплювати не тільки канцелярію, але й структурні підрозділи організації. Усі документи, що надходять до організації через канцелярію, як правило, зв'язані з іншими, на які посилаються. Найбільш типовим є вхідний документ, який практично завжди породжує відповідний вихідний. Без зв'язків можуть бути внутрішні документи і деяка частина вхідних. Причому вхідні документи можуть мати зв'язки як з вихідним, так, і з іншим вхідним документом.

Сьогодні зросла потреба в освоєнні технологій, які розширюють користувачам доступ до інформації.

Нині для більшості у країні державних організацій і комерційних фірм характерною є відсутність упорядкованості системи ведення діловодства. Незважаючи на те, що саме діловодство, раціонально і чітко організоване, визначає документне забезпечення управління організацією й може істотно збільшити ефективність її діяльності.

Щороку обсяг виробленої людством інформації збільшувався в середньому на 30%, а середній житель США присвячував 46% свого часу її сприйняттю. Таких висновків дійшли учені Університету Берклі в результатідослідження обсягів інформації, виробленої на планеті за останні три роки.

Проблема швидкого, а головне, своєчасного пошуку потрібного документу стає дедалі складнішою. За оцінкамианалітиків, до 30% робочого часу співробітників іде на створення, пошук і узгодження документів, кожен внутрішнійдокумент копіюється до 20 разів, близько 15% документів губиться. Тому для будь-якого підприємства підвищенняефективності роботи з документами - ключове питання.

Зростання обсягів інформації, необхідної для прийняття рішень, призводить до різкого збільшення кількостідокументів. На допомогу приходять системи електронного документообігу (СЕД), що дозволяють створювати йопрацьовувати документи електронними засобами. СЕД забезпечують процеси створення, управління доступом і розповсюдженням великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також контроль над потоками документів ворганізації. Загальними можливостями системи СЕД є створення документів, управління доступом, перетворення ібезпека інформації.

Кабінет Міністрів України рекомендував органам місцевого самоврядування додержуватися у процесі організації електронного документообігу вимог Типового порядку, затвердженого постановою від 28 жовтня 2004 р.

Типовий порядок встановлює загальні правила документування в органах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.

Органу місцевої влади - Корецькій міській Раді , слід як найшвидше застосувати в організації документного забезпечення комп'ютерні технології. Саме комп'ютеризація дає можливість швидкого отримання, оброблення документів та потрібної інформації у поліпшенні роботи. Застосувавши комп'ютерну техніку потрібно підключитися до інформаційної мережі Інтернет, створити свою WEB-сторінку з відображенням на ній всіх новин про роботу міськради. В подальшому організувати свій сайт і виставити його в мережі Інтернет, що поліпшить отримання інформації про роботу влади для населення міста, області, вищих органів влади. Мережа Інтернет дасть можливість постійного доступу до електронної програми “Електронний уряд”, а це - новини про все, що відбувається в роботі уряду - вищого органу державної влади6 закони, постанови, рішення, розпорядження і таке інше.

РОЗДІЛ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ, ЩО ЗАБЕЗПЕЧУЄ ДІЯЛЬНІСТЬ ПАТ КВТФ «КРЕМТЕКС»

2.1 Загальні відомості про створення та особливості діяльності ПАТ КВТФ «Кремтекс»

ПАТ КВТФ «Кремтекс» веде свою історію з 1945 року, коли був організований міськпромкомбінат №1 з парком обладнання в 15 одиниць і чисельністю працюючих - 45 чоловік, який складався тільки зі швейного цеху. На початку 50-х років швейний цех був розширений, також додатково організовані підготовчий, розкрійний, експериментальний цехи. Загальна чисельність працюючих на той період становила 450 чоловік.

У швейних цехах виготовляли жіночі та дитячі сукні з бавовни та вовни, шкільні форми для дівчат, чоловічі сорочки. Крім цього виготовляли ватні тілогрійки та хутрові жилети.

11 липня 1963 року на базі швейних цехів міськпромкомбінату і Градизького райпромкомбінату створено Кременчуцьку швейну фабрику. Кількість працівників зросла до 767 чоловік, асортимент значно розширився.

В 1975 році стає до ладу нова швейна фабрика - чотириповерхове приміщення, в якому розміщені підготовчий, розкрійний, експериментальний, два швейних цехи, склади. На фабриці є ідальня, актовий зал, медичний кабінет. Умови праці значно покращилися, потужність підприємства підвищується, а кількість працюючих сягає 1259 чоловік. Фабрика повністю спеціалізується на виготовленні жіночих, дитячих суконь та халатів. Тканини постачалися з Росії, Молдови, Таджикістану, Узбекістану. Денна переробка тканини складала 20 тис. метрів.

В 1976 році швейна фабрика ввійшла до складу Полтавського швейного об'єднання «Ворскла».

У швейних цехах встановлено 9 потоків та універсальне та спеціальне обладнання, 40% якого, за станом на 1992 рік, потребувало ремонту. Тому був розроблений план технічного переоснащення фабрики. В 1989-1990 роки цей план був здійснений. Майже все застаріле устаткування було замінено на нове закордонне обладнання фірм: «Джуккі», «Консай», «Текстима», «Брайзер». Усьго було встановлено 45 одиниць обладнання, що дозволило знизити собівартість продукції на 182 тис. рублів.

У червні 1991 року трудовий колектив фабрики вирішує вийти зі складу об'єднання. З того часу підприємство працює самостійно, має стабільні замовлення і необхідні ресурси для його виконання.

Щоб зберегти людський потенціал і виробничі потужності у роки економічної кризи підприємство розпочинає працювати на замовлення іноземних партнерів на давальницькій сировині. Для цього підприємство за свої кошти проводить технічне переобладнання виробництва. На давальницькій сировині підприємство працює з 1994 року.

Нині «Кремтексу» не бракує іноземних замовників. З фабрикою працюють відомі у світі фірми Німеччини - «Умлауф і Кляйн», «Хенке» і Франції - «Ленер Кардієр». З давальницької сировини підприємство виготовляє жіночий одяг: сукні, блузи, спідниці, жакети, штани, комплекти. Залежно від сезону змінюється асортимент виробів.

Частково підприємство працює на ринок України. Має 22 оптових покупців по Україні. Обсяг реалізованої продукції - 1005 тис. гривень. Обсяг випущеної продукції - 5578 одиниць, і їх собівартість складає 660 тис. гривень [59].

З 25 червня 1996 року Кременчуцька швейна фабрика зареєстрована як ЗАО «Кременчуцька виробничо-торговельна фірма «Кремтекс».

В 1998 році була виконана реконструкція розкрійного цеху та впроваджено нове обладнання.

На сьогоднішній момент фабрика має нову назву - Публічне акціонерне товариство Кременчуцька виробничо-торговельна фірма «Кремтекс» (скорочена офіційна назва Товариства - ПАТ КВТФ «Кремтекс»).

Товариство створене на добровільних засадах за рішенням засновників та діє відповідно до Цивільного та Господарського кодексів України, Закону України «Про акціонерні товариства», а також у відповідності до Статуту товариства.

Статут Публічного акціонерного товариства Кременчуцька виробничо-торговельна фірма «Кремтекс» регулює питання мети та предмету діяльності, майна товариства, розподілу прибутку, покриття збитків, визначає юридичний статус, органи управління товариством. Крім того, у Статуті міститься загальна інформація про фірму, умови припинення товариства, а також зберігання документів на ПАТ КВТФ «Кремтекс».

За Статутом фірма зобов'язана зберігати наступні документи:

1. Статут товариства, зміни до Статуту, засновницький (установчий) договір, свідоцтво про державну реєстрацію Товариства.

2. Документи, що підтверджують права фірми на майно.

3. Протоколи загальних зборів.

4. Накази і розпорядження Голови Правління - Генерального директора.

5. Річну фінансову звітність, документи бухгалтерського обліку, документи звітності, що подаються державним органам.

6. Особливу інформацію про Товариство.

7. Інші документи, передбачені законодавством, Статутом Товариства, рішеннями Загальних зборів.

Публічне акціонерне товариство Кременчуцька виробничо-торговельна фірма «Кремтекс» є правонаступником Закритого акціонерного товариства Кременчуцька виробничо-торговельна фірма «Кремтекс».

Управління товариством здійснюють:

1. Загальні збори акціонерів (вищий орган товариства).

2. Наглядова рада.

3. Правління.

4. Ревізійна комісія.

Загальні збори можуть вирішувати будь-які питання діяльності товариства.

До виключної компетенції Загальних зборів належить:

1. Визначення основних напрямів діяльності товариства.

2. Внесення змін до Статуту товариства.

3. Прийняття рішеня про анулювання викуплених акцій.

4. Прийняття рішення про зміну типу товариства.

5. Прийняття рішення про збільшення (зменшення) статутного капіталу товариства.

6. Прийняття рішень з питань порядку проведення Загальних зборів.

7. Затвердження положень про Загальні збори, Наглядову раду, Правління та Ревізійну комісію товариства, а також внесення змін до них.

8. Затвердження інших внутрішніх документів товариства.

9. Затвердження річного звіту товариства.

10. Прийняття рішень з питань порядку проведення Загальних зборів.

11. Обрання членів Наглядової ради, затвердження умов цивільно-правових договорів, трудових договорів (контрактів) , що укладатимуться з ними, встановлення розміру їх винагороди, обрання особи, яка уповноважується на підписання договорів (контрактів) з членами Наглядової ради.

12. Прийняття рішення про припинення повноважень членів Наглядової ради за винятком випадків, встановлених статутом товариства.

13. Прийняття рішення про виділ або припинення товариства, про ліквідацію товариства, обрання ліквідаційної комісії, затвердження порядку та строків ліквідації, порядку розподілу між акціонерами майна, що залишається після задоволення вимог кредиторів, і затвердження ліквідаційного балансу.

Наглядова рада ПАТ КВТФ «Кремтекс» є органом, що здійснює захист прав акціонерів товариства, і в межах компетенції, визначеної статутом, контролює та регулює діяльність Правління.

Порядок роботи, виплати винагороди, відповідальність членів Наглядової ради визначаються цивільно-правовим чи трудовим договором (контрактом), що укладається з членом Наглядової ради.

До виключної компетенції Наглядової ради належить:

1. Затвердження в межах своєї компетенції положень, якими регулюються питання, пов'язані з діяльністю товариства.

2. Підготовка порядку денного Загальних зборів.

3. Прийняття рішення про проведення чергових та позачергових Загальних зборів.

4. Обрання та припинення повноважень членів Правління та Голови Правління - Генерального директора.

5. Затвердження умов контракту, який укладатиметься з членами Правління та Головою Правління, встановлення розміру їх винагороди.

6. Обрання реєстраційної комісії.

7. Вирішення питань про участь товариства у промислово-фінансових групах та інших об'єднаннях, про заснування інших юридичних осіб.

8. Вирішення питань щодо злиття, приєднання, поділу, виділу або перетворення товариства.

9. Погодження укладання договорів (угод), якщо ринкова вартість майна або послуг, що є предметом цих договорів (угод) від 10 до 25 відсотків вартості активів за даними останньої річної фінансової звітності товариства.

Питання, що належать до виключної компетенції Наглядової ради товариства, не можуть вирішуватися іншими органами товариства, крім Загальних зборів, за винятком випадків, встановлених статутом ПАТ КВТФ «Кремтекс».

Правління є виконавчим органом товариства, що здійснює керівництво його поточною діяльністю та є підзвітним Загальним зборам акціонерів і Наглядовій раді товариства та організовує виконання їх рішень.

ПАТ КВТФ «Кремтекс» створено з метою здійснення діяльності, яка передбачена Статутом підприємства, насичення ринку своїми товарами та виробами, надання робіт та послуг, одержання відповідного доходу (прибутку) і задоволення на цій основі соціально-економічних потреб акціонерів, населення та інших підприємств усіх форм власності, організацій, установ.

Види діяльності товариства:

– виробництво швейних виробів та інших товарів широкого вжитку;

– оптова, роздрібна, фірмова, комісійна та інші види торгівлі;

– громадське харчування та надання послуг в сфері громадського харчування;

– виробництво, заготівля та право розпорядження продукцією сільськогосподарського призначення;

– торгово- посередницька діяльність;

– транспортні та інші послуги виробничого характеру;

– виконання внутрішніх і міжнародних перевезень вантажів і пасажирів автомобільним транспортом;

– надання брокерських та дилерських послуг;

– надання рекламних послуг;

– зовнішньоекономічна діяльність;

– інші види діяльності, що не заборонені чинним законодавством України.

Види діяльності, що потребують ліцензування, здійснюються після одержання відповідної ліцензії [59].

ПАТ КВТФ «Кремтекс» є юридичною особою за законодавством України, та є самостійним господарюючим суб'єктом, що здійснює свою діяльність на підставі до діючого законодавства та статуту товариства.

Товариство має самостійний баланс, розрахунковий та валютний рахунки в установах банку, круглу печатку і штампи зі своїм найменуванням і фірмовий бланк, виробничу марку та товарний знак, зразки яких затверджуються правлінням товариства та реєструються у встановленому чинним законодавством України порядку.

ПАТ КВТФ «Кремтекс» у встановленому порядку бере участь у зовнішньоекономічній діяльності і здійснює експортно-імпортні операції як в Україні, так і за її межами, включаючи товарообмін, посередницькі та інші операції.

Юридична адреса: м. Кременчук Полтавської області. вул. 29 вересня, 11/19, тел.: 74-26-70, факс: 74-21-13.

Метою управління виробничим підприємством є забезпечення ефективного і планомірного використання усіх технічних, економічних, організаційних і соціальних можливостей для досягнення цілей діяльності підприємства. Управління складається з сукупності взаємозв'язаних функцій. Реалізація кожної з них включає типові елементи управлінського циклу, загальні для усіх функцій : прогнозування і планування, організація праці, контроль, облік і аналіз.

Ефективність діяльності системи управління виробництвом залежить від організаційної структури управління підприємством. Складність процесу виробництва, а також кількість людей, зайнятих в ньому, вимагають від керівників підприємства і цехів великих знань і організаторський здібностей.

Перед керівниками стоять завдання організації повного використання виробничих потужностей, забезпечення виконання плану за усіма показниками. Чітко має бути організована робота усіх ланок підприємства, забезпечуючи їх зв'язаність. Структура управління ПАТ КВТФ «Кремтекс» представлена у додатку Б.

Керівництво роботою підприємства очолюють директор і його заступник. Директор керує усією виробничою і господарською діяльністю підприємства. Він несе відповідальність за вдосконалення управління підприємством, організацію виробництва і праці, систематичне поліпшення якості продукції.

Головний інженер є першим заступником директора і разом з ним несе відповідальність за роботу підприємства. Він здійснює оперативне і технічне керівництво виробничою діяльністю основних і допоміжних цехів, керує технічною підготовкою виробництва, розробкою технологічних процесів та проектуванням потоків, впровадженням нових виробів, розширенням асортименту.

Заступник директора з комерційних питань очолює діловодство, постачання, збут, роботу транспорту.

Бухгалтерія веде бухгалтерський облік виробничо-господарської діяльності, визначає фактичну собівартість продукції, складає фінансові звіти і баланси, веде розрахунки заробітної плати робітників.

Відділ кадрів займається підбором і підготовкою кадрів, підвищенням кваліфікації робітників, оформляє прийом і звільнення працівників. Важливим завданням цього відділу є розробка заходів по зниженню текучості кадрів, контроль за дотриманням трудової дисципліни, управління персоналом, складанням плану необхідності в робочій силі по професіях і спеціальностях.

Відділ головного механіка і енергетика забезпечує збереження устаткування і безперебійність його роботи, організовує і проводить огляд, перевірку, ремонт і монтаж устаткування, забезпечує енергопостачання і теплопостачання підприємства.

Відділ постачання і збуту організовує постачання підприємства всіма матеріалами, розробляє плани постачання і збуту, займається реалізацією готової продукції і розрахунками. У його розпорядженні знаходяться склади з матеріалами і склади готової продукції.

Підприємство зобов'язане постійно удосконалювати структуру управління, досягаючи максимального зниження витрат з управління виробництвом, на базі поліпшення структури підприємства і усунення зайвих і дублюючих ланок, застосовуючи найбільш прогресивні схеми управління, впровадження обчислювальної техніки, механізації і автоматизації.

2.2 Організація документообігу та рух документів на підприємстві

Основною складовою частиною документаційного забезпечення є діловодство - діяльність, що охоплює створення документів та організацію документообігу. Документообіг включає в себе декілька етапів: приймання, обробку, реєстрацію, передачу, контроль виконання [44].

Вся кореспонденція, що надходить до ПАТ КВТФ «Кремтекс», приймається і відповідним чином реєструється секретарем. Ним же розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто» чи адресовані громадським організаціям установи (профкому тощо).

При розкритті конвертів секретарем перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий запишається у секретаря. Якщо виявлено пошкодження конверта, секретар робить відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення й одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи секретар повертає відправнику чи пересилає за належністю [13].

Попередній розгляд документів на ПАТ КВТФ «Кремтекс» здійснює секретар. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно.

Керівництву фірми, насамперед, передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.

Реєстрація документів полягає у фіксації секретарем факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ [18]. Реєструються документи на ПАТ КВТФ «Кремтекс» з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації.

Місце реєстрації документа закріплено в інструкції з діловодства фірми, до якої додано затверджений директором перелік документів, що не підлягають реєстрації. За цією інструкцією реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання й використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.

Кожний документ реєструється на ПАТ КВТФ «Кремтекс» лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.

Зареєстровані електронні копії документів знаходяться у робочому режимі не менше трьох місяців, після чого можлива їх архівація. Повне вилучення з бази даних зареєстрованих копій здійснюється через 3 роки і передається до довгострокового архіву.

Реєстрація документів проводиться в межах груп, залежно від найменування, виду, автора й змісту. Окремо, наприклад, реєструються накази щодо відряджень та відрядних посвідчень, урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються й доповнюються індексами за номенклатурою справ.

На ПАТ КВТФ «Кремтекс» ведуться такі журнали реєстрації:

- вхідна кореспонденція;

- вихідна кореспонденція;

- накази щодо відряджень;

- книга реєстрації відрядних посвідчень;

- книга реєстрації телефонограм;

- книга реєстрації перевірок по підприємству;

- книга реєстрації тих, що відряджаються на підприємство.

Одним з відносно нещодавніх нововведень на всіх підприємствах і, зокрема, на ПАТ КВТФ «Кремтекс» є книга обліку перевірок, де фіксуються всі перевірки, які проходить підприємство. У книзі обліку перевірок ПАТ КВТФ «Кремтекс» зазначено наступні перевірки: достовірність інформації про доходи, відбір стічних вод, планова перевірка протипожежного стану.

У цій книзі також зазначається мета та характер перевірки, назва установи, яка перевіряє, П.І.Б. того, хто перевіряє, термін проведення перевірки та підпис перевіряючого.

У структурних підрозділах ПАТ КВТФ «Кремтекс» застосовують різні журнали для реєстрації вхідних (Таблиця 2.1) і вихідних документів (Таблиця 2.2).

Таблиця 2.1 Форма журнальної реєстрації вхідних документів

Індекс документа	Дата відправлення	Адресат	Короткий зміст документа	Виконавець	Номери структурного підрозділу та розділу номенклатури справ
01-66/86	17.01.12	Полтавська обласна державна адміністрація	Про надання інформації про обсяги виробництва	Давиденко	01-66

Таблиця 2.2 Форма журнальної реєстрації вихідних документів

Індекс документа	Дата надходження	Вихідний номер	Короткий зміст документа	Резолюція і кому направлено документ	Відмітка про виконання
01-31/211	06.02.2012	05-16/100	Про забезпечення матеріально-технічної бази по виборам	Петрову С.І. Підготувати відповідь до 10.02.2012	Підготовлено та надіслано лист від 09.02.2012

Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа, автор (кореспондент), дата документа, індекс документа, заголовок документа або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), відповідальний виконавець, термін виконання, позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді) [19].

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо.

Контроль виконання документів - невід'ємна функція управління та важлива складова діловодного процесу.

Контроль виконання документів на ПАТ КВТФ «Кремтекс» здійснює секретар за найбільш важливими вхідними, вихідними і внутрішніми документами.

Більшу частину вхідної документації ПАТ КВТФ «Кремтекс» складають листи, які надходять з інших підприємств, організацій, установ, і в них часто вказується термін виконання або відповіді на них, тому контролю приділяється значна увага.

Секретар контролює взяття документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку і регулювання ходу виконання, облік та узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування директора ПАТ КВТФ «Кремтекс».

Контроль виконання документа починається з моменту взяття його на контроль. На документі, поставленому на контроль, секретар робить відмітку знаком «К» [18].

Документ вважається виконаним і знімається з контролю керівником після проведення виконавцем конкретної роботи. Дані про хід і результати контролю за виконанням документів періодично аналізуються. На основі аналізу розробляються пропозиції щодо прискорення виконання документів та удосконалення організації контролю і управління в цілому.

При організації зберігання, документи формуються у справи, на кожній справі вказують її індекс за номенклатурою. Для справ, що містять особливо цінні документи (протоколи, накази) на фірмі складається та систематично ведеться внутрішній опис на початку справи.

Документ може бути витягнутий із справи особою, що відповідає за формування справ та їх зберігання. На його місце вкладається аркуш - замінювач, в якому вказується кому та на який строк виданий документ під розпис.

На ПАТ КВТФ «Кремтекс», з метою підвищення оперативності пошуків документів, справи розміщують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. Усі справи знаходяться у спеціально відведеному приміщенні. Документи, створені засобами обчислювальної техніки, зберігаються на загальних підставах.

Документи фірми формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведенні після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає:

1) підшивання в обкладинку з твердого картону;

2) нумерацію аркушів у справі;

3) складання підсумкового напису;

4) складання внутрішнього опису документів;

5) оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено, вони не підшиваються, аркуші не нумеруються.

Як було зазначено вище, документообіг ПАТ КВТФ «Кремтекс» складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

До вхідних документів фірми відносять:

– стандарти;

– інформації торговельно-промислової палати.

До вихідних відносять:

– акти приймання продукції;

– звіти про якість продукції, що випускається.

До внутрішніх:

– розпорядження про заборону продукції;

– сигнальний аркуш про брак;

– контрольний аркуш обліку повернення продукції;

– звіт по прийманню готової продукції контролером в швацьких цехах;

– довідка про повернення продукції робітникам цехів;

– претензії;

– звіт про перевірку якості за тиждень.

Так як ПАТ КВТФ «Кремтекс» співпрацює із закордонними фірмами (Франція, Німеччина), пересилання документів традиційною поштою могло б займати дуже багато часу, тому всю документацію (лекала, технічні описи, відвантажувальні документи та ін.) відправляють електронною поштою. При відправці документації електронною поштою усі документи разом із супровідним листом об'єднуються в один архівний файл, ім'я якого заноситься до реєстраційної картки та обов'язково вказується адреса поштових скриньок адресатів. Групові розсилання створюються секретарем або директором фірми. Також, у разі необхідності, термінові документи можуть бути передані факсом. У разі відправлення кількох листів в одному пакеті, у нього обов'язково вкладається опис документів.

2.2.1 Відділ діловодства ПАТ КВТФ «Кремтекс»

Відділ діловодства на ПАТ КВТФ «Кремтекс» представлений однією особою - секретарем.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1. Забезпечує організацію діловодства на фірмі.

2. Здійснює прийом, реєстрацію, попередній розгляд, облік вхідної і вихідної кореспонденції і передає її адресатам на виконання.

3. Веде журнали реєстрації.

4. Здійснює прийом і передачу інформації в електронному вигляді директорові, структурним підрозділам.

5. Складає номенклатуру справ фірми, забезпечує контроль за правильним формуванням, оформленням і зберіганням справ.

6. Перевіряє правильність оформлення вихідних документів, наявність підпису виконавця, додатків, віз на копіях документів, що залишаються у справі.

7. Узагальнює і аналізує відомості щодо документообігу на ПАТ КВТФ «Кремтекс»

8. Аналізує організацію ведення діловодства на фірмі.

9. Довідково-інформаційна робота в межах компетенції [40].

Також секретар здійснює підготовку засідань, нарад та конференцій. Забезпечує зберігання документації щодо діяльності фірми та передає її на державне зберігання у встановленому порядку. Відповідає за зберігання печатки та правильність її використання.

2.2.2 Ведення кадрового діловодства на ПАТ КВТФ «Кремтекс»

Документована інформація становить основу керування, його ефективність у значній мірі базується на виробництві й споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість керування. За сучасних умов для підвищення ефективності керування необхідно більше приділяти уваги вдосконаленню роботи з документами, тому що будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовій документації, в тому числі документації кадрових служб.

Правильне складання й оформлення документів у відповідності з новими нормативами - найважливіший обов'язок працівників кадрових служб [37]. Кадрове діловодство, на ПАТ КВТФ «Кремтекс», ведеться за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства.

Відділ кадрів фірми є самостійним структурним підрозділом, підлеглим керівникові підприємства або його заступникові по кадровій роботі. Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо.

У кадровій службі фірми громадяни укладають трудові договори, договори про матеріальну відповідальність (Додаток В), ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання.

Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.

Кадрове діловодство на ПАТ КВТФ «Кремтекс» ведеться у таких напрямах:

1. Облік особового складу установи та її підрозділів.

2. Підготовка звітів та необхідних довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.

3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.

4. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.

5. Організація документообігу для забезпечення оперативного і чіткого виконання та проходження документів і доручень керівництва стосовно всіх напрямів роботи з кадрами, додержання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та виконання документів.

6. Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.

7. Підготовка документів з кадрів для передачі в архів на зберігання [29].

У відділі кадрів ПАТ КВТФ «Кремтекс» зберігаються такі документи: картотеки, особові справи та трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з кадрами (Додаток Г) та ін.

До складу кадрової документації фірми входять наступні документи:

– трудовий договір;

– наказ (розпорядження) про прийом на роботу;

– особова картка (форма № П-2);

– наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу;

– наказ (розпорядження) про надання відпустки;

– наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту);

– особисті заяви працівників підприємства;

– графіки відпусток;

– доповідні записки.

Трудовий договір складається у письмовій формі між працівником і адміністрацією підприємства в особі керівника підприємства, повинен містити наступні основні реквізити: назву виду документа, дату і місце складання, текст, підписи, печатку. Контракт складається в двох екземплярах, один з яких залишається на підприємстві, а інший зберігається у працівника [30].

Наказ про прийом на роботу є однією з уніфікованих форм первинної облікової документації. Заповнюється в одному екземплярі працівником відділу кадрів на всіх прийнятих на роботу. Начальник структурного підрозділу дає висновок про можливість прийому: на зворотньому боці вказується на яку посаду наймається працівник, з яким розрядом та окладом, і тривалістю випробувального терміну. На зворотньому боці проставляються також згода працівника з умовами роботи, результати переговорів, медичного огляду, відмітка про проходження інструктажу по техніці безпеки, протипожежному мінімуму і інші відмітки. Працівник відділу кадрів, на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу, заповнює особисту картку, робить відмітку про зарахування на роботу в трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особистий рахунок або відповідний йому документ.

Особова картка (форма № П-2) заповнюється на працівників всіх категорій в одному екземплярі, на підставі відповідних документів: паспорта, військового квитка, трудової книжки (для сумісників - копії трудової книжки, завіреної нотаріусом), диплома (свідоцтва). Особова картка складається з 4 розділів: 1 - загальні відомості, 2 - професійна освіта на виробництві, 3 - призначення і переведення, 4 - відпустки [30].

Наказ про переведення на іншу роботу застосовується при оформленні переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший. Заповнюється працівником відділу кадрів в одному екземплярі. Наказ візує начальник структурного підрозділу колишнього і нового місця роботи і підписує керівник організації. На підставі наказу про переведення на іншу роботу відділ кадрів робить відмітки в особистій картці, трудовій книжці і інших документах.

Наказ (розпорядження) про надання відпустки застосовується для оформлення щорічних та інших видів відпусток, що надаються працівникам відповідно до Кодексу законів про працю, чинними законодавчими актами і положеннями, колективними договорами і графіками відпусток. Заповнюється в двох екземплярах: один залишається у відділі кадрів, інший передається в бухгалтерію. Підписується начальником структурного підрозділу і керівником організації. На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особистій картці працівника.

Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору застосовується при оформленні звільнення працівників. Заповнюється працівником відділу кадрів в двох екземплярах на всіх працівників: один екземпляр залишається у відділі кадрів, інший передається в бухгалтерію. Підписується начальником структурного підрозділу і керівником організації. На підставі наказу про припинення трудового договору бухгалтерія здійснює розрахунок з працівником.

Особисті заяви працівників підприємства про прийом, переведення або звільнення пишуться від руки або на трафаретному бланку, розробленому на підприємстві. У заяві слід вказувати: адресата, назву структурного підрозділу, назву виду документа, текст, дату, підпис, розшифровку підпису. На заяві ставиться резолюція і робиться відмітка про виконання.

Графіки відпусток є внутрішнім документом, в якому визначається черговість надання відпусток співробітникам підрозділів і підприємства в цілому. Форма графіка відпусток містить наступні реквізити: назву підприємства, назва виду документа, гриф затвердження, місце складання, дату, текст, візи узгоджень [30].

Доповідна записка - це документ, в якому міститься виклад якого-небудь виробничого питання. Пишеться доповідна записка від руки на стандартному аркуші паперу. До складу обов'язкових реквізитів входять: адресат, назва документа, текст, дата, підпис, розшифровка підпису. Після отримання адресатом доповідної записки він накладає резолюцію. Після виконання розпорядження на доповідну записку ставиться відмітка про виконання і вона підшивається у відповідну справу.

2.2.3 Документаційне забезпечення бухгалтерії ПАТ КВТФ «Кремтекс»

Бухгалтерія як структурний підрозділ підприємства - складова адміністрації, тісно взаємопов'язана з усіма виробничими підрозділами і службами підприємства. Взаємовідносини бухгалтерії з підрозділами підприємства полягають у тому, що перша отримує від них потрібну для обліку і контролю документацію і, у свою чергу, забезпечує їх економічною інформацією про результати їхньої роботи.

Особливе місце серед документів бухгалтерії займає організаційно -розпорядча документація, що забезпечує як організацію роботи бухгалтерії (положення про бухгалтерію, посадові інструкції співробітників бухгалтерії), так і нормативно-правову основу багатьох фінансових і розрахунково -грошових операцій (накази і розпорядження, акти ревізій, доповідні і пояснювальні записки та ін.) [47].

Правильне складання та оформлення цих документів - один з обов'язків працівників у бухгалтерії. Іншою істотною стороною ведення діловодства бухгалтерії є систематизація та зберігання всіх документів, що утворюються в бухгалтерії, необхідних не тільки для аналізу фінансово-господарської діяльності фірми, а й для пред'явлення цих документів при аудиторській перевірці, а також для здачі на зберігання, в установленому порядку до архіву.

Організаційні документи представлені статутами, положеннями, посадовими інструкціями та правилами.

Бухгалтерія, як правило, отримує для зведення копії розпорядчих документів з основної діяльності і, обов'язково, копії наказів по особовому складу, за якими нараховується заробітна плата.

На ПАТ КВТФ «Кремтекс» бухгалтерські документи поділяють на внутрішні, зовнішні, одноразові і накопичувальні.

Внутрішні документи оформлюються (виписуються) на підприємстві і в ньому ж використовуються. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові касові ордери тощо.

Зовнішні документи складаються та отримуються за межами фірми від інших підприємств і організацій. При надходженні обов'язково реєструються, оформляються, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них належать рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, постанови, листи, угоди тощо.

Одноразові документи фіксують одночасно одну або декілька господарських операцій (ордери, вимоги, акти та інші). Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції та інші. На відміну від одноразових, накопичувальні документи використовуються з метою обліку після того, як в них записано останню операцію і підбито підсумок усіх записів.

2.2.4 Діяльність відділу організації праці на ПАТ КВТФ «Кремтекс» та її документаційне забезпечення

Відділ організації праці є самостійним структурним підрозділом ПАТ КВТФ «Кремтекс» та підпорядковується безпосередньо директорові підприємства.

Задачі та функції підрозділу:

– організація процесів праці і управління на підприємстві відповідно до його цілей та стратегії (розробка штатних розкладів і положень про структурні підрозділи підприємства, проведення робіт з вивчення та аналізу трудових процесів, організаційних структур управління, умов праці на підприємстві і виявлення резервів росту продуктивності праці, відображення змін організаційно-управлінської структури підприємства в штатних розкладах і положеннях про структурні підрозділи підприємства, розробка посадових інструкцій працівників);

– нормування праці (організація робіт з нормування праці, розрахунку норм, аналізу їхньої якості і своєчасного перегляду, упровадження технічно обґрунтованих нормативів праці, аналіз ефективності застосування діючих форм і систем оплати праці, матеріального і морального стимулювання, розробка пропозицій по впровадженню прогресивних форм оплати і стимулювання праці, розробка положень про преміювання працівників підприємства стосовно конкретних умов їхньої діяльності і контроль за правильністю їхнього застосування, формування, ведення і збереження бази даних по праці і заробітній платні, кількості працівників);

– організація оплати і стимулювання праці (розрахунок і формування фондів заробітної плати структурних підрозділів залежно від умов роботи і структури заробітної платні, запланованого росту обсягів виробництва, завдань по зниженню трудомісткості, контроль за витратою фондів оплати праці і матеріального стимулювання, правильністю застосування форм і систем заробітної платні, тарифних ставок і розцінок, встановлення розрядів оплати праці й окладів, розробка механізмів розподілу додаткових доходів, одержуваних у результаті росту продуктивності праці, підвищення якості продукції, скорочення витрат виробництва, ін.;

– керування витратами на персонал (контроль за дотриманням штатної дисципліни, витратою фонду оплати праці, правильністю встановлення найменувань професій і посад, застосування тарифних ставок і розцінок, посадових окладів, доплат, надбавок і коефіцієнтів до заробітної платні, дотриманням на підприємстві трудового законодавства, постанов і розпоряджень уряду, наказів і інструкцій.

Документи, що регламентують роботу відділу організації праці поділяються на зовнішні - законодавчі і нормативні акти, та внутрішні - стандарти, Статут підприємства, Положення про підрозділ, Посадова інструкція, Правила внутрішнього трудового розпорядку [38].

Відділ організації праці взаємодіє з бухгалтерією, відділом кадрів, та надає такі документи підрозділам:

1. Розрахунки трудомісткості продукції.

2. Розрахунки витрат праці на одиницю продукції.

3. Переліки заходів щодо підвищення продуктивності праці і якості виконання робіт.

4. Звіти про формування фондів оплати праці структурних підрозділів.

5. Положення про преміювання.

6. Штатні розклади.

7. Проекти колективних договорів, посадових інструкцій, нормативів по праці і заробітній платні.

2.2.5 Завдання, функції та документаційне забезпечення діяльності юрисконсульта на ПАТ КВТФ «Кремтекс»

Юрисконсульт - працівник юридичної служби, службова особа державного і недержавного підприємства, установи чи організації, на яку покладається ведення правової роботи [23]. Юрисконсульт, в межах своїх повноважень, здійснює контроль за законністю наказів і розпоряджень адміністрації; бере участь у складанні проектів договорів та угод, що укладаються з юридичним чи фізичним особами; надає правову допомогу працівникам ПАТ КВТФ «Кремтекс»; веде в судах справи, по яких підприємство є позивачем чи відповідачем; візує окремі ділові документи.

Основним завданням юрисконсульта є організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне дотримання та запобігання невиконанню вимог законодавства, інших нормативних актів ПАТ КВТФ «Кремтекс», його керівником та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків, а також представлення інтересів підприємства в судах.

Юрисконсульт, відповідно до покладених на нього завдань, виконує такі функції:

1) розробляє та бере участь у розробленні проектів нормативно-правових актів;

2) перевіряє відповідність законодавству проектів наказів та інших актів, що подаються на підпис керівникові фірми, погоджує (візує) їх;

3) переглядає разом із структурними підрозділами підприємства нормативно-правові акти та інші документи з питань, що належать до його компетенції, з метою приведення їх у відповідність із законодавством;

4) організовує роботу, пов'язану з укладенням договорів (контрактів), бере участь у їх підготовці та здійсненні заходів, спрямованих на виконання договірних зобов'язань, забезпеченні захисту майнових прав і законних інтересів фірми, а також погоджує (візує) проекти договорів за наявності погодження (візи) керівників заінтересованих структурних підрозділів;

5) організовує претензійну та позовну роботу, здійснює контроль за її проведенням;

6) сприяє правильному застосуванню актів законодавства про працю, у разі невиконання або порушення їх вимог подає керівникові письмовий висновок з пропозиціями щодо усунення таких порушень;

7) здійснює методичне керівництво правовою роботою на підприємстві, що належить до сфери його управління, перевіряє стан правової роботи та подає пропозиції на розгляд керівника фірми щодо її поліпшення, усунення недоліків у правовому забезпеченні діяльності;

8) забезпечує в установленому порядку представлення інтересів фірми в судах та інших органах.

Юрисконсульт ПАТ КВТФ «Кремтекс» проводить юридичну експертизу проектів актів та інших документів, підготовлених структурними підрозділами підприємства, погоджує (візує) їх за наявності віз керівників зацікавлених структурних підрозділів або осіб, що їх заміщують. У разі виявлення невідповідності проекту акта чи іншого документа вимогам законодавства подає зацікавленому структурному підрозділу вмотивовані пропозиції щодо приведення його у відповідність із законодавством.

Візування документів на відповідність їх чинному законодавству є внутрішнім погодженням згідно Примірної інструкції з діловодства.

Таким чином, внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає:

– особистий підпис;

– ініціали і прізвище особи, яка візує документ;

– дата візування.

Віза проставляється як на лицьовому так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, на примірниках документів, що залишаються в установі, підприємстві, організації.

Зауваження та пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відмітка.

Одне з основних завдань правової роботи на підприємстві - забезпечення належних умов для нормальної роботи підприємства, досягнення високих економічних показників, подальшого розвитку виробництва.

РОЗДІЛ 2.

ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ НА ПРИКЛАДІ ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ»

2.1. Економіко-організаційна характеристика ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ

«АГРЕГАТ».

Підприємства ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ» мають однакову організаційну структуру, проте діють в різних галузях економіки та різні системи документаційного забезпечення. ТОВ «СВІТОЧ» діє в кондитерській галузі, ВАТ «АГРЕГАТ» здійснює виробництво агрегатів, вентиляторів, кондиціонерів та інших металічних деталей та частин. Специфіка виробничого процесу визначає систему його документаційного забезпечення.

В організаційній структурі підприємств прослідковується японська модель організації виробничої системи (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Організаційна структура ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ»

Керівництво підприємствами здійснюють не його власники, а висококваліфіковані менеджери, які ведуть переговори з покупцями промислових вентиляторів та кондиціонерів та укладають угоди на майбутні поставки вентиляторів як на внутрішній ринок, так і на закордонні ринки. Бухгалтерська служба підприємства веде відображення господарських операцій діяльності в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності на основі Міжнародних стандартів фінансової звітності, що позиціонує підприємство на зовнішніх ринках та дає змогу надавати фінансову звітність зацікавленим закордонним користувачам в доступній формі. Бухгалтерська служба підприємства також утворює систему внутрішнього контролю на підприємстві, що унеможливлює будь-які зловживання зі сторони працівників підприємства та матеріально-відповідальних осіб.

Визначальною характеристикою організаційної структури підприємства є відсутність структурного підрозділу склад, що пояснюється діяльністю відділу логістики, який працює по японській методиці «точно в термін», тобто підвезення необхідної кількості економічних запасів до робочого місця працівника згідно плану виробничого процесу підприємства, що унеможливлює крадіжки запасів підприємства та сприяє повному та своєчасному використанню всіх товарно-матеріальних запасів підприємства, окрім того дана організація виробничої системи ліквідує технологічні перерви в виробництві для постачання товарно-матеріальних цінностей на робоче місце кожного працівника, що підвищує продуктивність праці та рентабельність продукції підприємства, а отже, надає конкурентні переваги продукції підприємства в порівнянні з аналогічною за технічними характеристиками продукцією інших виробників. Вся вироблена продукція тестується, сертифікується та одразу по залізничній колії транспортується замовникам.

Відділ прогресивного маркетингу прогнозує та оцінює кон'юнктуру ринків України в розрізі окремих галузей промисловості та регіонів та закордону з метою встановлення об'єктивних потреб в нових товарах підприємств.

В рамках бурхливої науково-дослідної та к конструкторсько-дослідної роботи діє відділ НДКДР, який на основі запитів замовників здійснює розробку новітніх промислових товарів. Підприємства інвестують щорічно в діяльність даного відділу понад 3 млн. грн., що забезпечує постійне оновлення товарного асортименту підприємства та надає йому конкурентні переваги в порівнянні з іншими виробниками. На підприємствах діє служба охорони, яка не лише забезпечує правопорядок на території підприємства, але й реалізує заходи з підвищення рівня охорони праці на підприємстві, тому трудові колективи працюють в безпечних, екологічно чистих умовах діяльності.

2.2. Специфіка організації документаційного забезпечення установи на

ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ»

Для ВАТ «АГРЕГАТ» характерним є машинна обробка документів. Машинна інформаційна база охоплює всі види спеціально організованої інформації, представленої у вигляді, зручному для сприймання технічними засобами. Це файли (масиви), бази даних (БД), банки даних (БнД), бази знань, а також їх системи. Інформаційне забезпечення повинно швидко та в повному обсязі задовольняти потреби користувача.

Перед ним ставляться вимоги ефективного пошуку та видачі інформації у вигляді, потрібному для розв'язання кожної конкретної задачі, наявності можливості підтримки даних у стані постійного оновлення та працездатності. За змістом внутрішньомашинне інформаційне забезпечення -- це сукупність фактичних зведень, що використовуються в господарській діяльності об'єкта. Склад і структура внутрішньомашинного інформаційного забезпеченнявизначаються способами організації файлів, баз і банків даних, взаємодією між ними, розвитком їх у часі. Пофайлова організація ІЗ -- це формування різних масивів. Класифікувати їх можна за різними ознаками: за змістом, способами використання, призначення, методом організації.

Файл -- це сукупність однорідної інформації складу та послідов-ності полів, записаної на магнітному диску з присвоєнням імені. Термінологічно поняття «масив» і «файл» близькі за змістом. Це -- сукупність однорідної жорстко організованої та пойменованої інформації. Для ідентифікації кожному файлу під час його запису присвоюється ім'я та розширення, що уточнює різновидність файлу.

За змістом виокремлюють масиви даних і програмні масиви. Програмні масиви описують процеси роботи з даними та входять у підсистему програмного забезпечення. Масиви даних є основною частиною внутрішньомашинного інформаційного забезпечення. Призначення масивів залежить від задач, що стоять перед інформаційними технологіями та відображають їх специфіку. За роллю оброблення й технології використання масиви класифікуються так:

· постійні масиви належать до категорії нормативно-довідкових, складають інформаційну базу АІТ та охоплюють відомості, які порівняно рідко змінюються. До їх складу входять масиви класифікаторів, довідників, каталогів та іншої умовно-постійної інформації.

· поточні масиви охоплюють змінну інформацію, що поступає в систему від об'єкта, який управляється, і характеризує стан зовнішнього середовища, а також сам процес управління об'єктом. В основному вони створюються на основі первинних документів.

· проміжні масиви виникають на етапах розв'язання задач і виконують роль механізму, що передає інформацію від задачі до задачі або в середині задач.

· вихідні масиви зберігають інформацію, отриману в результаті оброблення вихідної інформації. Вони містять сукупність показників, потрібних для аналізу та прийняття управлінських рішень.

· зберігальні масиви найчастіше формуються на основі вихідних і охоплюють інформацію, потрібну для оброблення в наступних звітних періодах.

· пошукові (інформаційні) масиви -- це сукупність показників, записів, ключів пошуку, що характеризують або зміст певних документів, або конкретний об'єкт, систему, організацію тощо.

· службові масиви містять допоміжну інформацію, потрібну для оброблення всіх видів масивів.

Усі види масивів складають інформаційний фонд комп'ютер-ної системи, динамічну сукупність взаємопов'язаних елементів інформації. Створення єдиного інформаційного фонду забезпечує систематизацію та уніфікацію показників, дає змогу встановити термінологічну єдність, однозначність опису та зв'язок між показниками у внутрішньомашинному інформаційному забезпеченні. За внутрішньою організацією файли даних складають сукупність записів однакової структури. Структура запису файлу складається із заданої послідовності полів певного типу даних і довжини. Така структура файлу визначається на етапі постановки задач.

Як свідчить досвід, інформаційно-документаційне забезпечення управління, побудоване на основі традиційних методів складання, опрацювання, зберігання та пошуку великих обсягів документації, характеризується підвищеною трудомісткістю. Тому робота з документами забирає значну частину робочого часу керівників та спеціалістів, яким необхідні, як правило, не самі документи, а конкретні відомості та факти, що містяться в них. Тому для ТОВ «СВІТОЧ» характерним є автоматизація документаційного процесу.

Сучасні перспективні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управління, діловодства невіддільні від процесу масового впровадження досягнень НТП в сфері управління. Ці досягнення, пов'язані з утворенням якісно нових видів EOT, засобів зв'язку, дають можливість перейти до принципово нової і значно ефективнішої інформаційної технології в органах управління, заснованої на органічному включенні комплексу технічних засобів в управлінський процес. Обчислювальна техніка, що обслуговує різні системи автоматизованого опрацювання інформації, дозволяє максимально вивільняти керівників та спеціалістів від нетворчої роботи і, що найголовніше, дає їм можливість користуватися оперативнішим і зручнішим для сприйняття комплексом інформації, якого в умовах ручних методів опрацювання документів отримати неможливо. Заснована на ОТ інформаційна технологія звільняє інтелект людини від рутинних операцій, зменшує кількість хибних управлінських рішень і стимулює творчу діяльність людини. Комп'ютеризація процесу управління повною мірою повинна враховувати специфіку управлінської організаційної діяльності, провідну роль людського фактора у виконанні функцій управління, прийнятті єдино вірного рішення. ЕОМ відіграє в цій діяльності лише допоміжну роль, бо виконує за людину набір технічних операцій щодо своєчасної видачі необхідної корисної і повної інформації. Кінцеве рішення завжди залишається за людиною.

Управлінська інформація надходить в автоматизовану систему з юридично оформленого (офіційного) документа і, як правило, на проміжній або завершальній стадії вирішення функціонального завдання вихідна інформація також фіксується у вигляді документа на паперовому носії-машинограмі або машинному носії-у вигляді документа, що читається машиною. Машинограма та документ, що читається машиною, потребують юридичного оформлення. Зображення інформації на екрані дисплея (відеограма, відеоформа, відеокадр) формується з урахуванням правил побудови форми відповідного документа. У зв'язку з цим ефективність впровадження обчислювальної техніки в апараті управління залежить від ступеня вдосконалення зовнішнього інформаційно-документаційного забезпечення автоматизованої системи: повноти уніфікації складу, змісту і форми документів, упорядкованості маршрутів руху документів, вибіркового розподілення інформації за її користувачами.

Комп'ютеризація процесу управління забезпечує безпаперовий документообіг та значне скорочення в оперативній управлінській роботі кількості традиційних документів - довідкових, поточних, звітних, інформаційних та ін. Одночасно в мінімальному обсязі повинні зберігатися найважливіші управлінські документи на паперовій основі (накази, плани, звіти тощо), що мають юридичне та історичне значення і потребують постійного зберігання в державних архівах.

Широке застосування обчислювальної техніки для автоматизації операцій у діловодстві започаткували організаційні автоматизовані системи управління, які розроблялись та впроваджувались в суб'єктах до середини 1960-х років. До їх функціональних (планових, бухгалтерських, постачальницьких та ін.) підсистем входили локальні інформаційні підсистеми: "Автоматизований контроль виконання документів", "Кадри", "Облік та контроль за виконанням звернень громадян", "Автоматизована реєстрація кореспонденції". Проте ці підсистеми автоматизували лише окремі операції у діловодстві, працювали паралельно існуючій ручній системі опрацювання документів, тим самим ускладнюючи її та збільшуючи традиційний документообіг.

Поява на початку 1980-х років сучасних типів великих та малих ЕОМ, які комплектуються периферійними пристроями (відеотерміналами, дисплеями) та призначені для організації системних машин баз даних, відкрила широкі можливості для створення принципово нових автоматизованих систем опрацювання управлінської інформації - інтегрованих діалогових автоматизованих систем документаційного забезпечення управління.Найважливіша відмінність автоматизованої системи документаційного забезпечення управління від інших типів автоматизованих систем (підсистем) орієнтації у діловодстві полягає в тому, що ця система започаткувала інтенсивний перехід від локальної автоматизації окремих діловодних операцій до автоматизації всього комплексу операцій з опрацювання управлінських документів: реєстрації (обліку) документів, довідкової, контрольної та пошукової роботи, збереження відповідної інформації в процесі створення документів та ін. На цій основі стає реальним практичне створення концепцій автоматизованого інформаційного забезпечення, і, в результаті цього, якісно змінюється технологія роботи працівників апарату управління. АСДЗУ призначена не стільки для періодичного автоматизованого створення інформаційно складних документів (наприклад, підсумкових зведень за результатами виконання документів за певний термін та ін.), скільки для постійної роботи (взаємодії) керівників і спеціалістів з інформацією, що зберігається у пам'яті ЕОМ.

При такому спілкуванні користувач системи може самостійно вести пошук інформації про документи та самих документів, поновити у пам'яті зміст документа або його фрагмент, вносити зміни і доповнення у потоці інформації, яка зберігається, згруповувати та аналізувати різні дані, автоматично виготовляти документи на паперовому або магнітному носії. Робота системи ведеться у режимі людино-машинного (запитання-відповідь) спілкування, що дозволяє децентралізовано за допомогою дисплея виконувати цільове опрацювання даних та їх відновлення безпосередньо на робочому місці користувача в будь-зручний для нього час. До того ж введення вихідної масової інформації може йти централізовано з первинних документів у автоматизованому пункті опрацювання інформації документаційної служби суб'єкта. Вся інформація, що вводиться, відразу ж стає доступною користувачам системи. В результаті відпадає необхідність у створенні значної кількості спеціалізованих вхідних, проміжних та вихідних документів на паперовій основі, що значно скорочує та спрощує документообіг. Працювати над системою може користувач, не обов'язково професіонал, тобто працівник апарату управління, ознайомлений з прийомами роботи за комп'ютером.

В даний час діалогові автоматизовані системи документаційного забезпечення створюються експериментально у багатьох установах країни (наприклад, автоматизована система опрацювання організаційно-розпорядчих документів). Структурно АСДЗУ в загальному вигляді складається з кількох самостійних технологічних блоків: блоку опрацювання, який входить в систему інформації та управління інформаційними ресурсами, блоку автоматизованої підготовки документів, блоку правового та інформаційного забезпечення управлінських рішень, які приймаються. В рамках першого блоку виділяються такі контури (підсистеми), об'єднані спільною інформаційною базою, програмними та технічними засобами: реєстрації (вводу) інформації про одержані, відправлені документи внутрішнього обігу; контроль за виконанням документів та доручень; довідково-інформаційного обслуговування та оперативного пошуку документів; інформаційного забезпечення діяльності колегіального органу, засідань та нарад; ведення машинного архіву документів. У ряді підсистем передбачається сервісне обслуговування керівника суб'єкта, наприклад, вирішуються питання "робота з машинною папкою документів" і "робота з машинним календарем".

В деяких АСДЗУ до першого блоку належать також контури (підсистеми):

· обліку, контролю та пошуку листів громадян;

· формування тематичних груп документів для складання номенклатури справ, підготовки та здачі справ в архів;

· автоматизованого ведення машинного носія документів на мікро-фотоносіях тощо.

Блок автоматизованої підготовки документів призначений для формування машинного носія (банку даних) типових текстів документів, текстових зразків, списків адресатів, прізвищ керівників, які підписують різні види документів, тощо. Завданням блоку є відбір за допомогою дисплея необхідних елементів конкретного документа, їх доповнення, зміни, формування тексту, його редагування і автоматичне виготовлення документа відповідно до форми державного стандарту. Передбачається також складання індивідуальних текстів, не існуючих у типовому наборі, стенографування засідань, автоматичне розшифровування і виготовлення стенограм. Комплекс завдань блоку вирішується загалом автономно на робочих місцях працівників суб'єкта за допомогою електронного опрацювання текстової інформації або мікро ЕОМ. Однак вирішення цих завдань може бути передане єдиному для АСДЗУ процесу за умови, що зберігається діалогове спілкування користувача з ЕОМ і специфічність машинного носія на кожному робочому місці, враховуються функціональні особливості змісту документів, що створюються кожним працівником.

Блок правової та інформаційної підтримки (обґрунтування) рішень, що приймаються в управлінні, розробляється в окремих АСДЗУ Блок, що є за своїм призначенням "базою знань" (поточних, перспективних та ретроспективних), має різні назви ("архів керівника", "інформаційний довідник керівника" та ін.) і створюється для оперативного програмно-цільового інформаційного обслуговування конкретної категорії посадових суб'єктів. До блоку належать завдання щодо формування, пошуку та ведення актуальної загальної та спеціальної правової, нормативної, економічної, соціальної, науково-технічної та іншої інформації, а також зберігання найважливіших організаційних, розпорядчих, інструктивних і методичних документів, статистичної звітності, корисних архівних документів та ін. Конкретні варіанти, що розробляються АСДЗУ, відрізняються один від одного структурою блоків та видами документів, що опрацьовуються в системі управління, зміст яких на практиці обмежується часто організаційно-розпорядчими документами, що направляються на розгляд керівнику суб'єкта. Інші управлінські документи (за винятком документів, що належать до інформаційного забезпечення) опрацьовуються механічними методами у рамках традиційної системи документаційного забезпечення управління. Найбільш поширеним типом технічного забезпечення АСДЗУ для більшості суб'єктів як великих, так і невеликих, для структурних підрозділів управління, тобто масових користувачів у даний час стали персональні комп'ютери (мікро ЕОМ). Вони дозволяють вести індивідуальне (децентралізоване) опрацювання інформації у пунктах її виникнення. Персональний комп'ютер з дисплеєм, пультом управління і засобами зв'язку доповнений принтером і зовнішньою пам'яттю становить повний комплект технічних засобів автоматизованого робочого місця працівника документаційної служби. Автоматизоване робоче місце працівника документаційної служби призначене для вирішення єдиного комплексу чи окремих завдань, що входять до структурних блоків підсистеми АСДЗУ, та інформаційного насичення (формування та поновлення) банку даних автоматизованих робочих місць (індивідуальних та колективних) керівників та спеціалістів суб'єкта. Одночасно інформація до банку даних АРМ керівників та спеціалістів може надходити від автоматизованих систем (одиничних АРМ або мереж АРМ) функціональних підрозділів (маркетингових, кадрових).

Складові частини автоматизованих робочих місць документаційної служби залежить від обсягу інформації, що підлягає введенню в систему, і, відповідно, від складу документів, які проходять через документаційну службу, та обсягу документообігу суб'єкта. Складові частини АРМ залежать також від технічних можливостей експлуатаційних ЕОМ та удосконалення програмних засобів, які застосовуються. Рекомендації щодо складових частин АРМ обов'язково повинні бути результатом досліджень з упорядкування та скорочення документообігу, системної уніфікації документів, їх інформаційного змісту та форми. Для опрацювання документації, для якої властиві надмірна кількість, дублювання, низький ступінь інформаційних показників та необґрунтована різноманітність їх форм, використання автоматизованих робочих місць вважається недоцільним і нераціональним. Однак на практиці це відбувається досить часто, що є причиною серйозного незадоволення працівників управління функціональ-ними можливостями ЕОМ.

Необхідно пам'ятати, що ефективність обчислювальної техніки виникає не сама по собі, а завдяки удосконаленню технологічності тієї інформаційної системи, яку ця техніка обслуговує. Тому питання розробки та постійного оновлення АСДЗУ повинні бути пріоритетними, якщо управління має на меті одержання високих результатів діяльності свого суб'єкта.

В суб'єктах чи структурних підрозділах з невеликим документообігом завдання АСДЗУ можуть вирішуватися автоматизованим робочим місцем секретаря (інспектора-оператора). Машинне виготовлення документів та ведення банку даних також здійсняється за допомогою АРМ. Подібне автоматизоване робоче місце може бути колективним, тобто використовуватися кількома співробітниками (секретарем, секретарем-стенографістом, оператором ПК, помічником керівника, працівником діючого підрозділу), кожний з яких виконує певне завдання. Важливо, щоб АРМ мало технологічний зв'язок з автоматизованими робочими місцями (або периферійними дисплеями) керівника, його заступників та основних спеціалістів. В документаційній службі суб'єкта, яка має великий документообіг (в апараті управління великих промислових підприємств, фірм та об'єднань, міністерств), доцільно мати кілька робочих місць, розподілених по блоках та підсистемах АСДЗУ. Наприклад:

· АРМ начальника канцелярії та диспетчера (адміністратора банку даних) АСДЗУ;

· АРМ секретаря (помічника) керівника суб'єкта (вирішення питань підготовки інформації для керівника, редагування та розробка найважливіших документів, актуальність інформаційних сервісних завдань для керівника та ін.);

· АРМ інспектора-оператора з введення інформації в АСДЗУ, довідково-інформаційної системи документів, для запитального та беззапитального обслуговування користувачів;

· АРМ інспектора-оператора з контролю за виконанням документів;

· АРМ інспектора-оператора з ведення довідково-інформаційної системи та контролю за виконанням листів громадян;

· АРМ інспектора-оператора з підготовки та редагування документів;

· АРМ інспектора-оператора (секретаря) колегіального органу суб'єкта (введення в систему рішень та ухвал, контроль за виконанням, підготовка засідань, визначення складу учасників засідань та запрошених, автоматизоване виготовлення протоколу, витягів з протоколу та ін.);

· АРМ інспектора-оператора з ведення банку даних;

· АРМ інспектора-оператора відомчого архіву з ведення довідково-інформаційної системи архіву та банку архівних документів.

Вказані автоматизовані робочі місця об'єднуються каналами зв'язку в проблемно-орієнтаційний комплекс (розподілену локальну обчислювальну мережу) та створюють "електронну канцелярію" суб'єкта. На першому етапі експлуатації "електронна канцелярія" автоматизує інформаційне забезпечення керівника суб'єкта. На наступних етапах розвиток системи передбачає підключення до неї автоматизованих робочих місць заступника керівника, керівників і спеціалістів структурних підрозділів та всіх співробітників документаційної служби.

Важливим завданням "електронної канцелярії" стає вибірковий розподіл інформації за вказаними АРМ та застосування безпаперового документообігу - так званої електронної пошти - в суб'єкті шляхом передачі інформації каналами зв'язку між банками даних та колективного використання інформаційних ресурсів. В суб'єктах при різних обсягах опрацьованої інформації структура АРМ в складі "електронної канцелярії" може змінюватися: вона або поділяється на більш дрібні операційні комплекси, або об'єднується для виконання більш об'ємних АСДЗУ. Застосування АРМ в документаційному забезпеченні управління дає можливість гнучко та послідовно змінювати технологію опрацювання інформації відповідно до загальної тенденції до скорочення кількості використаних документів та безпаперового вирішення багатьох питань управління.

У багатогалузевих суб'єктах автоматизовані системи документаційного забезпечення управління, охоплюючи всі структурні підрозділи, можуть базуватися на поєднанні різних технічних засобів, які виконують централізоване та децентралізоване опрацювання інформації. Наприклад: на рівні управління суб'єкта АСДЗУ базується на єдиному комп'ютері (обчислювальній системі) та мережі автоматизованих пунктів опрацювання інформації, в структурних підрозділах - на основі проблемно-орієнтаційних комплексів АРМ, з'єднаних з центральним комп'ютером. При цьому найважливішою умовою ефективності такої системи є її технологічна та інформаційна єдність на всіх рівнях управління та регламентація процесу функціонування і розвитку. Технологічна єдність необхідна також для раціонального поєднання АСДЗУ з традиційною системою документаційного забезпечення, яка ще займає на даний час в роботі суб'єктів значне місце [33, 76].

Для задоволення інформаційних потреб усіх користувачів в ІС існує банк даних (БнД). До складу БнД входять такі складові: сукупність технічного та програмного забезпечення, база даних, СУБД, словник даних, адміністратор БД. Головні складові банку даних -- база даних і програмний продукт, який називається системою управління базою даних (СУБД).Система управління базами даних (СУБД) -- це програмні засоби, за допомогою яких можна створювати бази даних, поповнювати їх та працювати з ними.

Банк даних (БнД) -- це автоматизована система, сукупність інформаційних, програмних, технічних засобів і персоналу, що забезпечує зберігання, нагромадження, оновлення, пошук і видачу даних. База даних (БД) -- це спеціальним чином організоване зберігання інформаційних ресурсів у вигляді інтегрованої сукупності файлів, що забезпечує зручну взаємодію між ними та швидкий доступ до даних. В основу організації БД покладено принцип єдності, тобто БД повинна бути єдиною. На всіх етапах життєвого циклу БД складається з двох компонентів: структури та даних. На різних рівнях опису БД її структура зображується:

· на інфологічному рівні (сутність -- зв'язок);

· на датологічному рівні вона може бути однією з моделей даних -- ієрархічною, мережевою, реляційною,об'єктно-орієтованою, об'єктно-реляційною, багатовимірною, змішаною;

· на фізичному рівні (структура файлів даних і допоміжних файлів).

Більшість баз даних мають табличну структуру. Файли даних також складаються зі структури та даних. Структура охоплює такі компоненти: ім'я поля, тип поля, довжина поля. Дані -- це компонент БД, над яким виконуються в ІС дії. Використання принципів бази та банку даних передбачає організацію зберігання інформації у вигляді БД, де всі дані зібрано в єдиному інтегрованому середовищі, і до інформації як важливого ресурсу забезпечено широкий доступ користувачів. Така організація даних усуває цілий ряд проблем:

· відпадає потреба в кожній прикладній програмі детально вирішувати питання організації файлів;

· усуває багаторазове введення й дублювання одних і тих самих даних;

· не виникає проблеми зміни прикладних програм у зв'язку із заміною фізичних пристроїв або зміни структури даних;

· підвищує рівень надійності та захищеності інформації;

· зменшує надлишок даних.

Технологія баз і банків -- провідний напрям організації внутрішньомашинного інформаційного забезпечення. Розвиток технологій баз і банків даних визначається рядом чинників: ростом інформаційних потреб користувачів, вимогами ефективного доступу до інформації, появою видів масової пам'яті, збільшенням її об'ємів, новими засобами та можливостями в галузі комунікації. База даних -- це динамічний об'єкт, який змінює значення зі зміною стану предметної сфери, яка відображається (зовнішніх умов стосовно бази) [34, 54]. Словник метаданих сам по собі є БД і містить інформацію про саму БД, є інструментом адміністратора БД і БнД та відіграє особливу роль. Адміністратор БД (АБД) -- особа або група осіб, які відповідають за загальне керування БД. Важливе завдання адміністратора БД -- захист даних від злому, несанкціонованого та некомпетентного доступу.

Для виконання функції адміністратора в СУБД передбачено різні службові програми. Адміністрування БД передбачає виконання функцій для забезпечення надійної та ефективної роботи бази даних, задоволення інформаційних потреб користувача, відображення в БД динаміки предметної сфери.

До обов'язків адміністратора БД належать: визначення інформаційного змісту БД, структури зберігання та стратегії доступу, взаємодія з користувачами, визначення контролю повноважень процедур перевірки вірогідності даних, а також стратегії даних, керування ефективністю БД.

2.3. Використання інформаційних технологій документаційного

забезпечення установи

Відомо, що продукт діяльності управлінця - прийняття рішень (підкреслимо, що рішення - це те, що реалізується, інакше слід вести мову лише про бажання чи наміри). Будь-яке управлінське рішення (в тому числі - й рішення нічого не змінювати) має свою ціну і свої наслідки.

Практика свідчить, що досить часто "сировиною" і приводом для прийняття серйозного управлінського рішення слугують такі випадкові фактори:

· керівник побував у відрядженні (у тому числі - за кордоном), щось цікаве там побачив та вирішив використати у своєму підрозділі;

· керівнику доповіли про якийсь кричущий факт, і він приймає рішення негайно вжити певних заходів;

· із засобів масової інформації керівник отримав дані про впровадження чогось у подібному підрозділі.

Це далеко не повний перелік прикладів, коли управлінське рішення приймається на базі випадкових факторів. І хоча іноді такі рішення бувають ефективними, такий підхід ніяк не можна назвати науковим.  У цьому плані можна зрозуміти дії керівника. Існує три основних постачальника "сировини" для прийняття управлінських рішень: зовнішній світ (держава, партнери, засоби масової інформації).

Всі види виробництва інформаційних систем та мереж, технологій та засобів їх забезпечення становлять спеціальну галузь економічної діяльності, розвиток якої визначається державною науково-технічною і промисловою політикою інформації. Державні та недержавні організації, а також громадяни мають рівні права на розробку та виробництво інформаційних систем, технологій і засобів їх забезпечення [36, 87]. Держава створює умови для проведення науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт в сфері розробки та виробництва інформаційних систем, технологій та засобів їх забезпечення. Керівництво України визначає пріоритетні напрямки розвитку інформатизації та встановлює порядок їх фінансування.

Органи державної статистики спільно з комітетом з політики інформатизації при Президенті України встановлюють правила обліку та аналізу стану галузі економічної діяльності, розвиток якої визначається державною науково-технічною промисловою політикою інформації.

Інформаційні системи, технології та засоби їх забезпечення можуть бути об'єктами власності фізичних та юридичних осіб держави. Власником інформаційної системи, технологій та засобів їх забезпечення визначається фізична або юридична особа, на чиї кошти ці об'єкти вироблені, придбані чи отримані в порядку успадкування, дарування чи іншим законним способом. Інформаційні системи, технології та засоби їх забезпечення включаються в склад майна суб'єкта, що здійснює права власника цих об'єктів. Інформаційні системи, технології та засоби їх забезпечення виступають як товар (продукція) при дотриманні виняткових прав їх розробників. Власник інформаційної системи, технології та засобів їх забезпечення визначає умови користування цією продукцією.

Право авторства та право власності на інформаційні системи, технології та засоби їх забезпечення можуть належати різним особам. Власник інформаційної системи, технологій та засобів їх забезпечення повинен захищати права їх автора відповідно до законодавства України [38, 43]. Інформаційні системи, бази та банки даних, призначені для інформаційного обслуговування громадян та організацій, інформаційні системи органів державної влади України, інших державних органів, організацій, які опрацьовують документовану інформацію з обмеженим доступом, а також засоби захисту цих систем, підлягають сертифікації в порядку, встановленому Законом України.

Організації, що виконують роботи в сфері проектування виробництва, засобів захисту інформації та обробки персональних даних, отримують ліцензії на цей вид діяльності. Порядок ліцензування визначається законодавством України. Інтереси користувача інформації при використанні імпортної продукції в інформаційних системах захищаються митними органами України на основі міжнародної системи сертифікації.

Захисту підлягає будь-яка документаційна інформація, неправомірне використання якої може нанести збитків її власнику, користувачу та іншим особам. Об'єкт захисту, мету, основні організаційно-технічні положення технічного захисту інформації (ТІ), неправомірний доступ до якої може завдати шкоди громадянам, організаціям (юридичним особам) та державі, а також-категорії нормативних документів з ТЗІ встановлює ДСТУ 3396.0-96 "Захист інформації. Технічний захист інформації. Основні положення", а вимоги до порядку проведення робіт з технічного захисту інформації встановлює ДСТУ 3396.1-96 "Захист інформації. Технічний захист інформації. Порядок проведення робіт".

Метою захисту інформації є:

· запобігання відтіканню, розкраданню, втраті, перекручуванню, підробці інформації;

· запобігання загрозам безпеки особистості, суспільства, держави;

· запобігання несанкціонованим діям зі знищення модифікації, перекручення, копіювання, блокування інформації; запобігання інших форм незаконного втручання в інформаційні ресурси та інформаційні системи, забезпечення правового режиму документованої інформації як об'єкта власності;

· захист конституційних прав громадян на збереження особистої таємниці та конфіденційності персональних даних, що є в інформаційних системах;

· збереження державної таємниці, конфіденційності документованої інформації згідно з законодавством;

· забезпечення прав суб'єктів в інформаційних процесах при розробці, виробництві та застосуванні інформаційних систем, технологій та засобів їх забезпечення.

Режим захисту інформації встановлюється:

· відносно відомостей, віднесених до державної таємниці, -вповноваженими органами на основі Закону України "Про державну таємницю";

· відносно конфіденційної документованої інформації -власником інформаційних ресурсів чи вповноваженою особою на основі Закону України "Про захист інформації";

· відносно персональних даних - на основі Закону України "Про захист інформації".

Органи державної влади та організації, відповідальні за формування та використання інформаційних ресурсів, що підлягають захисту, а також органи та організації, що розробляють та застосовують інформаційні системи та технології для формування та використання інформаційних ресурсів з обмеженим доступом, керуються в своїй діяльності законодавством України. Контроль за дотриманням вимог до захисту інформації та експлуатації спеціальних програмно-технічних засобів захисту, а також забезпечення організаційних заходів з захисту інформаційних систем, що опрацьовують інформацію з обмеженим доступом в недержавних структурах, здійснюються органами державної влади [20, 243]. Організації, які опрацьовують інформацію з обмеженим доступом, що є власністю держави, створюють спеціальні служби для забезпечення захисту інформації.

Власник інформаційних ресурсів або вповноважені ним особи мають право здійснювати контроль за виконанням вимог по захисту інформації та забороняти чи призупиняти обробку інформації у випадку невиконання цих вимог, а також може звертатися в органи державної влади для оцінки правильності виконання та дотримання вимог по захисту його інформації в інформаційних системах. Відповідні органи визначає керівництво України. Ці органи дотримуються вимог конфіденційності інформації та результатів перевірки.

Порядок надання користувачу інформації з вказаними місцем, часом, відповідальними посадовими особами, а також необхідними процедурами встановлює власник документів, масиву документів та інформаційних систем або вповноважені ним особи відповідно до чинного законодавства, а також забезпечує умови доступу користувачів до інформації. Власник документів, масиву документів та інформаційних систем забезпечує рівень захисту інформації згідно з законодавством України. Ризик, пов'язаний з використанням несертифікованих інформаційних систем та коштів на їх забезпечення, лежить на власнику цих систем і коштів, а ризик, пов'язаний з використанням інформації, отриманої з сертифікованих систем, лежить на споживачі інформації. Власник документів, масиву документів та інформаційних систем повинен сповіщати власника інформаційних ресурсів та систем про всі факти порушення режиму захисту інформації.

Захист прав суб'єктів у сфері формування та користування інформаційними ресурсами, розробки, виробництва та застосування інформаційних систем, технологій та засобів їх забезпечення здійснюється з метою попередження правопорушень, неправомірних дій, відновлення порушених прав та відшкодування заподіяної шкоди. Захист прав суб'єктів у вказаній сфері здійснюється судом, арбітражним судом, третейським судом з урахуванням специфіки правопорушення та завданих збитків. Для перегляду конфліктних ситуацій та захисту прав учасників у сфері формування та використання інформаційних ресурсів, створення та використання інформаційних систем, технологій та засобів їх забезпечення можуть створюватись тимчасові і постійні третейські суди.

За правопорушення при роботі з документованою інформацією органи державної влади, організації та їх посадові особи несуть відповідальність згідно з законодавством України. Відповідальність за порушення міжнародних норм та правил у сфері формування та використання інформаційних ресурсів, створення та використання інформаційних систем, технологій та засобів їх забезпечення покладається на органи державної влади, організації та громадян згідно з договорами, що укладені ними з зарубіжними фірмами та іншими партнерами, з урахуванням міжнародних договорів, ратифікованих Україною [39, 77].

Відмова в доступі до відкритої інформації чи надання споживачам завчасно недостовірної інформації можуть бути оскаржені в судовому порядку. Невиконання чи неналежне виконання зобов'язань щодо домовленості поставки, купівлі-продажу та з інших форм обміну інформаційними ресурсами між організаціями розглядаються арбітражним судом. Особи, яким було відмовлено в доступі до інформації, та ті, хто отримав недостовірну інформацію, мають право на відшкодування нанесених їм збитків у судовому порядку. Суд розглядає суперечки про необґрунтоване віднесення інформації до категорії інформації з обмеженим доступом, позови про відшкодування шкоди у випадках необґрунтованої відмови в наданні інформації споживачам та інші порушення прав користувачів. Керівники, службовці органів державної влади та організацій, винні в неправомірному обмеженні доступу до інформації та порушенні режиму захисту інформації, несуть відповідальність згідно з кримінальним та цивільним законодавством про адміністративні правопорушення.