10

Тема 7: Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

1. Понятие учетных регистров и форм бухгалтерского учета, их взаимосвязь.

2. Виды и формы учетных регистров.

3. Порядок исправления ошибочных записей в учетных регистрах.

4. Общая характеристика основных форм бухгалтерского учета:

   • журнально-ордерная форма;

   • мемориально-ордерная форма;

   • упрощенная форма для субъектов малого предпринимательства;

   • автоматизированная форма.

(1) Обеспечивая контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых хозяйственных операций и отвечая за получение оперативной информации о состоянии дел в организации, главный бухгалтер должен детально разработать технологию и порядок обработки учетной информации на каждом этапе учетных работ.

Способ ведения бухгалтерского учета, то есть регистрация учетной информации, которая осуществляется вручную или с использованием средств автоматизации называется техникой бухгалтерского учета. Для этой цели разработаны учетные регистры.

Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Содержащаяся в проверенных и принятых к учету первичных документах информация накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета для отражения на счетах бухгалтерского учета и затем в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведут в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и в карточках, на компьютере. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Лица, составляющие и подписывающие регистры бухгалтерского учета, обеспечивают правильность отражения в них хозяйственных операций.

Любое исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Хранение регистров бухгалтерского учета должно обеспечивать их защиту от несанкционированных исправлений.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности, за ее разглашение несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Технология обработки учетной информации в большой степени зависит от формы и методов бухгалтерского учета, самостоятельно избранных организацией исходя из ее вида и конкретных условий хозяйствования.

Форма бухгалтерского учета – совокупность учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.

Наиболее распространенными формами бухгалтерского учета в настоящее время являются:

1) Мемориально-ордерная, традиционно применяемая прежде всего в бюджетных учреждениях (основные учетные регистры – мемориальные ордера, регистры аналитического учета, книга «Журнал-Главная»);

2. Журнально-ордерная (основные учетные регистры – журналы-ордера, вспомогательные ведомости, разработанные таблицы, регистры аналитического учета, Главная книга);

3. Упрощенная форма для субъектов малого предпринимательства – для организаций, являющихся субъектами малого предпринимательства (без использования регистров учета имущества либо с использованием таких регистров);

4. Автоматизированная, чаще всего формирующая разнообразные учетные регистры на основе данных журнала учета хозяйственных операций.

От избранной организацией формы зависят номенклатура применяемых (формируемых) учетных регистров и порядок их использования в учете.

(2) По характеру записей учетные регистры делятся на:

– хронологические;

– систематические.

В хронологических регистрах информация о хозяйственных операциях записывается в последовательности их совершения.

В систематических учетных регистрах хозяйственные операции группируются по определенным признакам.

По содержанию учетные регистры делятся:

– на синтетические;

– аналитические;

– комбинированные.

В синтетических регистрах осуществляется синтетический учет, в аналитических – аналитический, в комбинированных регистрах сочетаются оба вида учета.

По внешнему виду учетные регистры разделяются следующим образом:

– карточки:

– свободные листы (ведомости);

– бухгалтерские книги.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств и нематериальных активов (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов, готовой продукции).

Карточки выполняются из плотной бумаги. Их не скрепляют между собой и хранят в специальных ящиках – картотеках. Картотеки открывают на год, и карточки регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью.

Свободные листы (ведомости) в отличие от карточек изготовлены из менее плотной бумаги и имеют, как правило, больший формат. Их хранят в особых папках – регистраторах. Свободные листы открываются, как правило, на месяц или квартал. Они предназначены для синтетического или аналитического учета или выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости. По окончании месяца (квартала) по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют путем составления оборотных ведомостей или другим образом.

Бухгалтерские книги представляют собой сшитые свободные листы определенного формата и графления. На последней странице книги указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. В некоторых книгах (например, кассовой) страницы не только пронумеровывают, но и прошнуровывают шпагатом и скрепляют печатью. Книги применяют для синтетического (например, Главная книга) или аналитического учета (например, книга учета остатков материалов на складе).

(3) В первичных документах и регистрах бухгалтерского учета неоговоренные исправления не допускаются. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Существуют следующие способы исправления записей: корректировочные записи, дополнительные и сторнировочные записи.

Корректура – зачеркивание одной чертой неправильного текста или суммы так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и вписывание над зачеркнутым правильного текста или суммы. Исправление ошибки в первичном документе или регистре оговаривают записью «Исправлено» с указанием даты исправления и заверяют подписями лиц, ранее подписавших документ. Это один из самых легких и распространенных способов исправления ошибки.

Дополнительные записи осуществляют при обнаружении ошибок в двух случаях.

1. В сводном учетном регистре, пропущена отдельная запись (бухгалтерская проводка) из первичного документа, то есть фактически не произведена регистрация свершившейся хозяйственной операции на бухгалтерских счетах способом двойной записи. Такие ошибки редко, но все же встречаются в практике бухгалтерского учета.