Практические задания междисциплинарного характера

Задание №1. Составьте макет номенклатуры дел структурного отделения организации (по выбору)

Пояснение к выполнению задания:

1. Определите вид создаваемой номенклатуры дела

2. Обоснуйте формулировки заголовков дел в номенкла­туре.

3. Обоснуйте образованные индексы дела в номенклатуре.

4. Обоснуйте необходимость и алгоритм использования перечня документов с указанием сроков хранения в делопроизводстве.

Задание №2. Составьте Положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации

При составлении Положения определите:

1. Основные задачи ЭК.

2. Основные функции ЭК.

3. Права ЭК.

4. Организация работы ЭК

Задание №3. Проведите экспертизу ценности документов.

Пояснение к выполнению задания:

1. Обоснуйте, на основе каких нормативно-методических документов Вы провели экспертизу ценности документов

2. Обоснуйте принципы, которыми вы руководствовались при оценке ценности документов.

Задание №4. Подготовьте акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Пояснение к выполнению задания:

1. Обоснуйте механизм выявления документов выделяемых к уничтожению.

2. Какие нормативно- методические документы регламентируют порядок выявления документов с истекшим сроком хранения?

3. Представьте ситуацию, что Вы уничтожили нужные документы, какие способы восстановления документов Вы будете использовать?

Задание №5. Вы сотрудник читального зала Государственного архива Тюменской области. К Вам обратился пользователь с просьбой подобрать фонды к теме исследования «Деятельность Красного креста в годы войны». Свой выбор аргументируйте.

Сообщите пользователя о правилах пользования читальным залом.

Задание №6. Составьте инструкцию по формированию страхового фонда и фонда пользования.

Пояснение к выполнению задания:

1. Очередность страхового копирования

2. Подготовка уникальных документов и особо ценных документов к страховому копированию

3. Порядок страхового копирования

4. Порядок создания фонда пользования

5. Проверка наличия и состояния, технический контроль страхового фонда и фонда пользования

6. Передача страхового фонда на специальное хранение

Задание №7. Раскройте особенности правового положения, гражданского оборота и защиты архивных документов и назовите основные особенности оборота архивных документов.

Пояснение к выполнению задания:

1. Перечислите нормативно-правовую базу, регулирующую особенности правового положения, гражданского оборота и защиты архивных документов

2. Раскройте правовые основы организации документов Архивного фонда РФ

3. Раскройте правовые основы хранения, комплектования и учета архивных документов

4. Раскройте вопросы функционирования, ввоза, вывоза, обмена, возврата архивных документов.

Задание №8. Составить инструкцию для структурных отделений по подготовке дел для передачи в архив

Пояснение к выполнению задания:

При составлении инструкции раскройте каждый этап подготовки дел для передачи в архив

• подшивку или переплет дела;

• нумерацию листов дела;

• составление листа-заверителя;

• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

2. Какие нормативно-методические документы регламентируют порядок оформления дел для передачи в архив?

Задание №9. Подготовьте рекомендации по составлению и оформлению описи дел структурных подразделений организации

Пояснение к выполнению задания:

1. При подготовке рекомендаций раскройте механизм определения

• порядкового номера дела (тома, части) по описи;

• индекса дела (тома, части);

• заголовка дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

• даты дела (тома, части);

• количества листов в деле (томе, части);

• срока хранения дела.

2. Какие нормативно-методические документы регламентируют порядок составления и оформления годового раздела сводной описи?

Задание №10. Дайте рекомендации по формированию дел в региональном отделений политических партий

Пояснение к выполнению задания:

1. Раскройте основные требования формирования дел при организации хранения.

2. Какие законодательные акты определяют состав документов, образующихся в результате деятельности политической партии?

3. Какие нормативно-методические документы регламентируют порядок формирования дел и их заголовки?

4. Определите значение сохранения документального фонда политических партий.

Задание №11. Составьте рекомендации по формулировке заголовков дел в номенкла­туре.

Пояснение к выполнению задания:

1. При подготовке рекомендаций раскройте механизм формулировки темы

• названия вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

• названия организации или структурного подразделения (автор документа);

• названия организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

• краткое содержание документов дела;

• названия местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

• дата (период ), к которой относятся документы дела.

2. Какие нормативно-методические документы регламентируют порядок формулировки темы.

Задание №12. Обеспечить условия сохранности аудиовизуальных документов в государственных архивах.

Пояснение к выполнению задания:

1. Оформление и упаковка аудиовизуальных документов.

2. Условия хранения и обеспечение сохранности КФФД.

3. Правила обращения с кинодокументами на нитрооснове.

4. Методы определения сроков хранения кинодокументов в зависимости от стабильности нитроосновы.

5. Какие нормативно-методические документы регламентируют условия сохранности аудиовизуальных документов в государственных архивах.

Задание№13. Используя корректурные знаки, исправьте текст.

Каждыйдокумент состоит из отдельных, Составляющих еГо информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизит является законченныминформационным элементом, тоесть содержит полную информацию своей по локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д.

Реквизиты могут графическими (герб, Печать, эмблЕма) или текстовыми.

текстовые реквизиты могут простыми, состоящими из одного-двух слов (вид документа) или цир (дата, номер), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат).

Поступки окружающих, понять и осмыслить, правильно ли он живет и к чему надо стремиться. Человек может сделать общение эффективным, определенных целей, если правильно он понимает моральные нормы и опирается на них в деловых отношениях.

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Доплнительная, конретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного докумнета и называется переменной частью.

Задание№14. Используя корректурные знаки, исправьте текст.

Основным Направление совершенствования документации является уинфикация и стандатризация.

стандартизация – этопроцесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые для исходные за сопоставления с ними других.

Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. применениестандартов способствует улучшению качества изделия создаваемого (в данном случае докмента).

Певрые цивилизации были были островками в безбрежном море первобытных общин, их экономикабыла проста и основывалась на коллективном землепользовании.

унификация – один изметодов стандартизации Под унификацией понимается приведение чеголибо к единой Системе, форме, единообрзию.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательным для применения во всех учреждениях, предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Виды корректурных знаков и их применение в тексте

Задание№15. Отредактируйте текст.

На Ваше заявление Алексинская швейная фабрика индпошива L, ремонта одежды по заказам населения сообщает. Факты, изложенные в заявлении подтвердились. Администрация фабрики приняла меры для срочного выполнения Вашего заказа. Жаплоба обсуждалась на общем собрании коллектива, доведена до сведения всех работников фабрики. Меры приняты.

Лица, виновные в нарушении сроков исполнения и за грубость, наказаны согласно приказа фабрики от 13.11.2011 г. №76/2. Сменному мастеру Волковой В.В. объявлен выговор, закройщик Гусев А.П. переведён портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды.

Директор фабрики Петрова А.Ю.

Задание№16. Найдите ошибки в оформлении приказа. Прокомментируйте эти ошибки. Составьте правильный вариант документа.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«Карат-плюс»

ПРИКАЗ

25.06.2003 №237/24

О создании отдела маркетинга и рекламы

В целях совершенствования деятельности ОАО «Карат-плюс» и в соответствии с решением акционеров организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. создать отдел маркетинга и рекламы на базе отдела маркетинга

2. разобрать и представить на утверждение

   1. заместителю Генерального директора Кошелеву М.И.

• положение об отделе маркетинга и рекламы

1. директору по персоналу Мухиной А.П.

• штатное расписание

3. секретарю Матвеевой Н.А. ознакомить с приказом сотрудников организации

4. контроль за исполнением приказа оставляю за собой

Генеральный директор А.В. Вадимов

Матвеева

233-03-35

Задание №17. Найдите ошибки в оформлении письма. Прокомментируйте эти ошибки. Составьте правильный вариант документа.

ИНТЕРМАКС Генеральному директору

ЗАО "Салют"

И.Т.Рокотову

24.03.2009 № 231/01 - 12

На № 87/04 - 08 от 16.03.2009

Подтверждение сроков выполнения

договора о строительстве бассейна

Уважаемый Иван Тимофеевич!

Подтверждаем свое согласие с предложенными Вами сроками сдачи проектной документации в течение полугода с даты подписания договора и выполнения первого этапа работ в течение последующего года. Названные сроки включены в договор.

Направляем Вам экземпляры договора, подписанные со стороны нашей фирмы, и просим Вас не позднее 02.04.2009 прислать экземпляр договора, подписанный Вами.

Генеральный директор О.Т.Гришин