Структура и функции органов выставки

Организацион- ный комитет	Научно-техни- ческий центр	Коммерческий центр	Рекламный отдел	Пресс-центр
Утверждение плана органи- зационных, протокольных мероприятий и регламента работы вы- ставки	Участие в разработке тематическо- го плана и отборе участ- ников вы- ставки	Обеспечение условий для организации всей коммер- ческой рабо- ты, разработ- ка ее плана	Разработка плана изда- ния реклам- ных материа- лов и проведения рекламных мероприятий	Подготовка и проведение пресс-конфе- ренций по случаю от- крытия и за- крытия вы-ставки
Утверждение тематическо- го содержа- ния выставки	Сбор и анализ информации об участниках выставки	Участие в от- боре участни- ков и заклю- чении ком- мерческих сделок	Руководство рекламно-ин- формацион- ным и худо- жественным оформлением выставки	Проведение аккредитации корреспон- дентов и при- глашенных на пресс-конфе- ренцию
Утверждение списка участ- ников (орга- низаций и фирм), их оповещение, сбор заявок на участие	Анализ тема- тики с учетом новейших достижений НТП и выра- ботка реко- мендаций для оргкомитета	Сбор и ана- лиз информа- ции о сдел- ках, оценка эффективно- сти сделок	Производст- во, рассылка и расклейка рекламной продукции	Оказание по- мощи журна- листам в сборе материалов, проведении репортажей и интервью для СМИ
Утверждение тематическо- го и темати- ко-экспози- ционного планов	Участие в разработке и контроле за выполнением рабочей про- граммы	Проведение работ по при- влечению де- ловых кругов к участию в работе вы- ставки	Организация рекламных передач по выставочным сетям, рекла- мы в СМИ	Подготовка и распростране- ние пресс-ре- лизов
Разработка и контроль вы- полнения ра- бочей про- граммы вы- ставки	Консультиро- вание участ- ников по на- учно-техниче- ским вопросам	Руководство работой рек- ламного отдела	Проведение рекламных мероприятий по отдельным заявкам уча- стников	Оказание помощи ино- странным участникам в проведении пресс-конфе- ренций и т.п.
Подведение итогов прове- дения вы- ставки	Проведение научных ме- роприятий (конферен- ций, семина- ров и т.д.)	Подведение итогов ком- мерческой работы в пе- риод проведе- ния выставки	Подведение итогов рек- ламной работы	Подведение итогов рабо- ты пресс-цен- тра

При подведении организационных и коммерческих итогов

выставки целесообразно получение и анализ информации как от структурных управленческих подразделений выставки, так и от ее участников, гостей, посетителей и т.д. Важно узнать степень их удовлетворенности организацией, материально-техническим обеспечением, размерами публичных, рабочих и служебных площадей, планировкой размещения стендов и экспозиций, сервисным обслуживанием и др. Важно также получить комплексные характеристики посетителей, покупателей, их коммерческой активности.

Пример: «Трактор-шоу»¹

В ночь с 26 на 27 июня в Чебоксарах в рамках празднования Дня Республики состоялось «Трактор-шоу» ОАО «Промтрактор». Это ме- роприятие проходит в столице Чувашии уже третий год подряд и с каждым разом становится все популярнее среди горожан и гостей.

В этом году впервые «Трактор-шоу» было проведено ночью, что позволило организаторам превратить демонстрацию технических воз- можностей гусеничных и колесных машин в уникальное музыкально-световое представление. Ровно в 23.00 полигон ОАО «Промтрак- тор» заволокло густым белым дымом. Ночную тьму разрезали разноцветные лазерные лучи, а из мощных колонок донесся голос ве- дущего: «Приглашаем на «Трактор-шоу» — парадтехнических побед, праздник инженерной мысли, фейерверк ярких впечатлений!» Зазву- чала музыка, вспыхнули фары, взревели двигатели — и на площадку въехали участники действа — чебоксарские трактора тяжелого и среднего класса тяги, а также трубоукладчики. Под управлением ис- кусных механиков огромные желтые машины, на первый взгляд, непо- воротливые и неуклюжие, продемонстрировали ювелирную технику: один трактор бульдозерным ножом с размаха вогнал гвоздь в доску, другой — аккуратно разбил куриное яйцо. А трубоукладчик умело подцепил на 300-килограммовый крюк поднос с бокалом и перемес- тил хрупкий груз.

В самом начале представления ведущий заинтриговал зрителей: «Сегодня вас ждет кое-что очень необычное и завораживающее. Главная ин- трига праздника еще впереди!» Долгожданный обещанный сюрприз машины изобразили под музыку легендарного Луи Армстронга Go Down Moses и под бурные аплодисменты собравшихся на площадке появился красивый малыш — легкий трактор «Четра 9», новинка-2009. В этот мо- мент небо над Чебоксарами озарил салют, данный в честь «новорож- денного».

Президент Чувашии Николай Федоров высоко оценил уровень «Трактор-шоу — 2009», сказав, что данное мероприятие должно стать приме- ром для всех предприятий Чувашской Республики: «Блестяще! Так и нужно работать!» На вопрос журналистов о том, уместно ли сравнение брендов «Четра» и «Калашников», Н. Федоров ответил, что «Четра» имеет все шансы стать выше уровнем, чем «Калашников». Для этого есть объек- тивные основания: в Чебоксарах производят не оружие, а машины для со- зидательного труда. Кроме того, на нашем заводе работают очень талант- ливые люди, которые успешно реализуют современные и интересные идеи развития тракторостроения. «Предприятием пройден трудный путь адаптации к новым экономическим условиям, и теперь любой экс-перт может сказать, что чебоксарские трактора конкурентоспособны. Налицо и качественный рост уровня производимой продукции.До середины 90-х годов завод выпускал трактора всего двух моделей. А сейчас две новые модели появляются каждый год», — подчеркнул президент Чувашии.

«Трактор-шоу — 2009» посетили глава республики, председатель Госу- дарственного Совета Чувашской Республики М. Михайловский, руково- дитель Администрации президента Чувашской Республики Н. Володина, члены Кабинета министров Чувашской Республики, другие официальные лица, а также свыше 400 представителей деловых кругов России, стран ближнего и дальнего зарубежья.

Коммуникации в сфере выставочно – ярмарочного бизнеса – очень важное и, вероятно, ключевое направление в создании наиболее благоприятных для компании условий бизнеса.

Торговая ярмарка – кратковременное, периодически и в основном в одном и том же месте, проводимое мероприятие, в рамках которого большое количество предприятий (экспонентов) с помощью образцов (экспонатов) представляет объективный масштаб товаров или услуг одних или нескольких отраслей с тем, чтобы посетитель получил ясное представление об их предпринимательских перспективах, а экспоненты при помощи экспонируемых ими товаров (услуг) – возможность распространить необходимую информация и заключить прямые торговые сделки.

Выставка – публичная демонстрация достижений тех или иных отраслей, основная цель которой обмен идеями, теориями, знаниями при одновременном проведении коммерческой деятельности.

Принципы ярмарочной торговли лежат в основе организационного построения и функциональной деятельности выставок – продаж, выставок - салонов, поэтому основы ярмарочной и выставочной торговли рассматриваются в тесной взаимосвязи.

Основная цель ярмарочных торгов – оптовая продажа товаров и услуг, заключение прямых договоров или контрактов между продавцами и покупателями.

Предметом деятельности ярмарки является оказание комплекса услуг участникам по заключению торговых сделок, налаживанию деловых контактов, упорядочению процесса оптовой торговли, анализу и подготовки конъюнктурной информации, организации рекламы.

В отличие от ярмарок выставки – продажи, как правило, систематизируются по научным тематикам и направлениям.

Цель выставки – продажи – демонстрация, показ и представление с последующей реализацией новых видов продукции, товаров, подготовка новейшей информации и создание условий для установления деловых контактов с потенциальными покупателями.

Предметом деятельности выставки – продажи является оказание услуг по ознакомлению с новыми видами продукции и заключение торговых сделок по ним, а также предоставление коммерческой и научно – технической информации с привлечением ведущих учёных и специалистов.

Классификационные признаки ярмарочной (выставочной) торговли следующие:

• Товарный, или продуктовый, признак выделяет ярмарки (выставки) специализированные и универсальные.

• Отраслевой признак разделяет ярмарки (выставки) на отраслевые и межотраслевые.

• Территориальный признак по масштабу деятельности и объёму товарооборота подразделяет ярмарки (выставки) на международные, украинские, межрегиональные, зональные и местные.