4

Тема 8. Организация выставок и ярмарок

1. Выставки и ярмарки как синтетическое средство смк

2. Основные типы выставок и ярмарок

3. Этапы подготовки и структура управления выставкой

Выставки и ярмарки представляют широкие возможности воочию демонстрировать рекламируемые изделия, их потребительские свойства и качественные параметры, а также устанавливать прямые контакты с непосредственными покупателями и потребителями.

Ярмарки, исторически предшествующие выставкам, представляют собой коммерческие мероприятия рыночного характера, проводимые с целью продаж товаров на месте (в розницу) и заключения торговых сделок.

Еще в древности ярмарки проводились с целью продаж сельскохозяйственной продукции и изделий ремесленников и носили в основном товарный характер. Позже они стали приобретать характер оптовых мероприятий, в ходе которых заключались контракты на основе знакомства с демонстрируемыми изделиями и новейшими технологиями.

Ярмарки классифицируют по 10 отраслевым типам (сельское и лесное хозяйство, продовольственные товары и т.д.), а также на торговые и оптовые (на практике они часто носят смешанный характер).

Обособление в относительно самостоятельные функции публичной демонстрации достижений в области материальной и духовной сферы превратило ярмарки в выставки. Важнейшие цели проведения выставок — обмен идеями, теориями и технологиями с одновременной реализацией коммерческих интересов.

Международное бюро выставок определяет их как показ с целью просвещения публики путем демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности или будущих ее перспектив.

Выставки могут иметь различный характер.

1. Международные:

> отраслевые — по отраслям производства, науки и техники

(«Промышленность», «Химия»);

> специализированные — по отдельным подотраслям, направлениям науки и техники («Холодная обработка металлов», «Полимеры», «Оргтехника»);

> проводимые в рамках конгрессов, конференций («Стоматология» в рамках конгресса стоматологов и т.п.).

2. Национальные выставки, организуемые в соответствии с межправительственными соглашениями по научно-техническому и культурному сотрудничеству.

3. Дни (недели, декады) науки и техники конкретной страны или региона.

4. Юбилейные выставки, приуроченные к различным годовщинам (межгосударственных отношений, юбилеям фирм).

5. Выставки-симпозиумы (на них осуществляется чтение лек- ций, заслушивание докладов и научных сообщений, демонстра- ция различных экспонатов).

6. Специализированные выставки рекламодателей (стационарны е и передвижные) .

7. Выставки, проводимые по предложению отдельных фирм с

целью увеличения сбыта на конкретном рынке.

8. Постоянно действующие экспозиции (кабинеты образцов, демонстрационные залы и т.п.).

Выделение различных типов выставок позволяет обеспечить правильный подход к оценке параметров основного контингента их посетителей (представителей различных сфер экономики и бизнеса, отдельных видов научной, творческой интеллигенции и др.) и тем самым помогает решать вопрос о степени заинтересо- ванности фирмы в участии или организации той или иной из них. При этом, как правило, преследуются цели демонстрации своих изделий или товаров, их рекламы, поиска партнеров, анализа рынков сбыта, изучения продукции конкурентов, установления полезных контактов и т.д.

Принятию решения об организации или участии в выставке (особенно для «новичков») предшествует объективная оценка своих финансовых возможностей, трудоемкая работа по изучению практики проведения выставок в прошлом (типы, время и место проведения, сведения об организаторах, экспонентах, странах-участницах, численности и основных характеристиках посетителей, коммерческих результатах, затратах на организацию и проведение), а также по оценке текущей ситуации. Процесс организации часто занимает длительный период времени (от года и более) и включает в себя следующие основные этапы:

1. Составление плана организационных мероприятий.

2. Согласование решения о проведении выставки с органами управления и власти и официальное объявление о времени и месте проведения выставки.

3. Формирование оргкомитета, органов управления подготовкой и проведением выставки.

4. Оформление заявок на участие и заключение договоров.

5. Формирование штата специалистов и персонала выставки, графиков его работы.

6. Определение необходимого размера и распределение вы- ставочных площадей между участниками.

7. Решение вопросов страхования экспонатов и участников.

8. Подготовка, отгрузка и монтаж экспонатов.

9. Рекламно-информационное и художественное оформление экспозиций, комплектование служебных офисов.

10. Открытие выставки.

11. Обеспечение рабочей программы выставки, проведение текущей рекламной и коммерческой работы.

12. Закрытие выставки.

13. Демонтаж экспозиций, передача, распределение, продажа экспонатов и их транспортировка.

14. Подведение итогов, оформление отчетной документации, анализ реализации поставленных задач.