3. Технические средства общения

К техническим средствам относятся:

– телефон – стационарный и мобильный;

– факс;

– компьютер;

– Интернет;

– почтовая связь;

– фото-, аудио- и видеотехника;

– прочая оргтехника – ксерокс, сканер и др.

Многие деловые вопросы решаются с помощью электронной почты. По Интернету проводятся совещания, конференции в режиме on-line, когда ее участники находятся в разных городах и даже странах.

Правила корреспонденции

Общее правило – проверка орфографии. Не стоит начинать письмо с местоимения «я». Постскриптум выносят вниз, после подписи, ниже его ставят повторную подпись либо инициалы.

Деловая корреспонденция включает следующие виды: торговые соглашения, сделки; требования и запросы; ответные письма с благодарностью; поздравления; извинения; соболезнования. Письма с извинениями и соболезнования пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно (Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений. – М.: Финансы и статистика, 2003). Если письмо написано на нескольких страницах, их надо пронумеровать арабскими цифрами (кроме первой). Складывают письмо текстом внутрь.

Технология отправки факса начинается с подготовки документов на отсылку, когда необходимо:

– «проверить наличие всех необходимых реквизитов на документах;

– указать номера своего факса для ответа;

– проставить номер факса партнера (адресата), название города и его код, название фирмы, фамилию и имя адресата» (Зарецкая Е.Н. Деловое общение. – М.: Дело, 2002).

На официальных бумагах обязательны печать и подпись ответственного лица.

Грамотно и эффективно организованная работа с документами способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений.