Питання для самоконтролю:

1. Що таке комп'ютерна система бухгалтерського обліку?

2. Які основні принципи комп'ютерних систем бухгалтерського обліку?

3. Які основні етапи створення комп'ютерних систем бухгалтерського обліку?

4. Що таке технологічне забезпечення комп'ютерних систем бухгалтерського

обліку?

5. Що є основними компонентами комп'ютерних систем бухгалтерського

обліку?

6. Що таке програмне забезпечення бухгалтерських інформаційних систем?

7. Що таке інформаційна база та як встановити власну інформаційну базу?

8. Що таке субконто?

9. Яке призначення довідників?

10. Які є способи і які документи використовуються для введення початкових

залишків?

Тема 8. Автоматизація обліку фінансово-розрахункових операцій

1. Облік касових операцій.

2. Облік банківських операцій.

3. Облік розрахунків з підзвітними особами.

4. Облік розрахунків з постачальниками і підрядниками.

Для здійснення розрахунків готівкою кожне підприємство повинно мати касу і касову книгу за встановленою формою. Готівка може надходити у касу підприємства з обслуговуючого банку від покупців або на інших законних підставах. З каси кошти видаються на зарплату, у підзвіт або на інші цілі. Для обліку наявності і руху коштів використовується рахунок 30 "Каса", на якому відкриті субрахунки 301 "Каса в національній валюті" і 302 "Каса в іноземній валюті". Аналітичний облік на цих субрахунках ведеться в розрізі субконто Наши денежные счета, якому відповідає довідник Счета нашей фирмы.

У Плані рахунків для субрахунку 302 встановлено ознаку ведення валютного обліку (значок "+" у колонку "Вал.").

Основними документами, якими оформляються надходження та використання готівки з каси підприємства, є прибуткові і видаткові касові ордери.

Для оформлення й автоматичного відображення обліку операцій, пов'язаних з надходженням готівки у касу підприємства, у программы 1С: Бухгалтерія передбачено документ Прибутковий касовий ордер (далі - ПКО). Новий ПКО можна створити командою Документы / Касса / Приходный кассовый ордер або ж командою Новий у меню Действия при відкритому журналі Касса.

Для правильного оформлення документа і проведення в обліку необхідно правильно заповнити ряд реквізитів цього вікна.

Найважливіше значення має реквізит Вид операции, що розміщено за номером і датою документа. Від значення цього реквізиту залежить:

• який рахунок/субрахунок буде відображатися по кредиту з дебетованим субрахунком 301 (302);

• з яких довідників або журналів буде вибиратися значення полів Субконто і Договора при подальшому оформленні документа.

До субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" введені два субрахунки більш низького рівня: 3721 "Розрахунки з підзвітними особами в національній валюті" і 3722 "Розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті".

У полі Касса варто вибрати касу фірми, для якої проводиться касова операція. Якщо у підприємства кілька кас, то для усіх їх необхідно створити в довіднику Счета нашей фирмы відповідні рахунки. Потім при оформленні касових ордерів у полі Касса необхідно вибирати саме ту касу, для якої проводиться операція руху грошових коштів.

Реквізит Номер ПКО заповнюється автоматично. Нагадаємо, що тут проставляється номер, що випливає за номером, зазначеним для даної каси в довіднику Счета нашей фирмы.

Реквізити ордера - На основании, По документу, Приложение і Кассир використовуються для друкованої форми ордера. Поле Кассир заповнюється автоматично з відповідного реквізиту елемента довідника Фирмы, інші реквізити заповнюються інформацією в довільному вигляді.

У полі Сумма вноситься сума касової операції, а поля Вид ПДВ і Сумма ПДВ заповнюються для формування проводки з ПДВ, якщо це потрібно. До речі, на значення реквізиту Вид ПДВ варто звертати особливу увагу. За замовчуванням завжди проставляється ставка ПДВ 20 %, але очевидно, що при одержанні наявних у касу грошей з банку, ніякого ПДВ не може бути.

Особливо слід зазначити поле Только зарегистрировать праворуч від поля Вид операции: якщо в цьому полі поставити прапорець, то при проведенні документ не буде формувати проводки. Ця властивість в основному використовується в зв'язку з константою Проводки по кассе только кассовыми ордерами. У випадку якщо її значення Так, то всі проводки на рахунку 30 формуються тільки касовими ордерами. Якщо ж її значення Нет, то можливо формування проводок з рахунком та іншими документами. Наприклад, Банковская виписка, що відображає одержання коштів з розрахункового рахунка або здачу виручки в банк, сформує проводку Дт 30 - Кт 31, Виплата зарплати сформує проводки Дт 66 -Кт 30. Якщо при цьому ще зробити касовий ордер на одержання грошей у касу з розрахункового рахунка, або на видачу грошей з каси на розрахунковий рахунок, на заробітну плату співробітникам, то знову сформується проводка на рахунку 30 у кореспонденції з відповідним рахунком. У результаті вийде подвоєння суми касової операції. У випадках коли "касова" проводка формується іншим, не касовим документом, у касовому ордері ставиться прапорець Только зарегистрировать, щоб проводка не дублювалася.

Вікно документа Расходный кассовый ордер (далі - РКО) аналогічно вікну ПКО, має той же набір реквізитів, але в обліку відображає протилежну операцію - використання грошей.

Для даного документа передбачені трохи інші, ніж у попередньому випадку, значення реквізиту Вид операции. Вибір значення визначає насамперед, який рахунок за дебетом буде кореспондувати з кредитовим субрахунком рахунка 30 "Каса".

Усі надходження і видача готівки на підприємстві реєструються в касовій книзі. Однак відзначимо, що в програмі все трохи інакше, чим на папері: якщо при традиційній формі обліку касова книга - це обліковий регістр, то в автоматизованій формі - це звіт, що будується на підставі проводок, сформованих документами або введених вручну, і проводок, що зберігаються в журналі.

Для формування цього звіту використовується команда Кассовая книга у меню Отчеты.

У діалозі введення параметрів для формування звіту задається період, за який буде сформований звіт, каса, за яким буде формуватися звіт. Якщо в касі є залишок невиданої зарплати в цей день, то цю суму варто ввести в поле Счета нашей фирмы окремо для кожної каси, і є вона періодичним реквізитом. Якщо вводилися або видалялися документи після проведення операції, то могла порушитися нумерація аркушів, у цьому випадку варто поставити прапорець у поле "Перерахувати номери аркушів з початку року". Крім того, можна визначити форму листа касової книги, що відрізняється для останнього в місяці й останнього в році листа. Якщо каса не вибрана, то в звіті не буде зазначена нумерація аркушів і звіт буде сформований по всіх касах. Якщо період більше одного дня, то за кожен день цього періоду буде сформований окремий лист.

Цей звіт формується на підставі проводок по субрахунках рахунка 30 Каса, а це значить, що в друкованій формі звіту в поле Номер документа і Від кого отримано або кому видано буде записаний документ, що сформував операцію з проводкою на субрахунку 301 або 302. У випадку коли проводки по касі формуються тільки касовими ордерами (відповідна константа приймає значення Так), це будуть касові ордери, а в протилежному випадку може бути і банківська виписка, виплата зарплати, роздрібна накладна або звичайна накладна.

Для відображення операцій з надходження та вибуття грошових коштів на рахунках у банках у гривнях і валюті призначений документ Банковская виписка (меню Документи / Банк / Банковская виписка ). Частину інформації, яка відноситься до наших платежів, можна ввести автоматично, використавши інформацію з виписаних платіжних доручень. Для цього використовується кнопка Заполнить по платежам, при цьому потрібно здійснити відбір платіжних доручень, які виписані тієї ж датою, що і банківська виписка (кнопка За дату документа) використовується для розрахунку підсумку приходу і видатку за випискою.

Набір є формованим документом проводок, залежить від виду оформлених ним платежів. Якщо випискою оформлюється зарахування коштів від покупця, при якому у підприємства виникають податкові зобов'язання, то при її проведенні буде сформовано документ Налоговая накладная (за умови, що константа Автоматическое создание налоговых накладных встановлена на значенні Да).

Для виписки платіжних доручень передбачено документ Платежное поручение (меню Документы / Банк / Платежное поручение). За допомогою кнопки Печать можна одержати стандартну форму платіжного доручення. При проведенні документ не формує бухгалтерських проводок.

Перед відрядженням співробітнику необхідно видати посвідчення про відрядження. В програмі 1С: Бухгалтерія Командировочное удостоверение відкривається наступними діями: Документы/ прочне/Командировочное удостоверение.

В документ вносять – прізвище працівника, місце відрядження, мету, кількість днів. Документ бухгалтерських проводок не формує. Видачу коштів з каси та повернення підзвітних сум оформляють ПКО і ВКО.

Операції пов’язані зі списанням підзвітних сум в програмі 1С: Бухгалтерія оформляються Авансовим отчетом. ( Документы / Прочие / Авансовый отчет).

Документ Авансовый отчет є багатофункціональним документом, за допомогою якого можна оформити як операції по розрахунках з підзвітними особами, так і операції з оприбуткування запасів, необоротних активів, придбаних за рахунок підзвітних сум.

Документ прибуткова накладна із включеним прапорцем Через подотчетное лицо і авансовий звіт , що реєструє оприбуткування матеріальних цінностей від підзвітної особи відображають дві різні і господарські операції і оформлюються в обліку різним набором проводок. У першому випадку відбувається часткове чи повне закриття взаєморозрахунків з постачальниками через списання сум, виданих підзвітній особі, а у другому - просте списання сум з підзвітної особи.

Реквізити документа варто заповнити у наступному порядку:

• вибором з довідника Сотрудники вказати підзвітну особу, по якій формується авансовий звіт;

• указати валюту авансового звіту;

• увести курс валюти стосовно гривні;

• вибором з довідника Налоги и Отчисления визначити ставку ПДВ;

• указати те місце зберігання, на яке будуть оприбутковані придбані матеріальні цінності.

У табличній частині документа вказується наступна інформація:

• дата початку і кінця, що використовуються в друкованих формах ціпів про відрядження;

• бухгалтерський рахунок, на який повинні бути віднесені придбані мі і еріальні цінності чи витрати на відрядження;

• аналітика обраного рахунка;

• довідкова інформація;

• кількість об'єктів, що оприбутковуються;

• ціна без ПДВ ТМЦ;

• сума без ПДВ;

• сума ПДВ;

• загальна сума ПДВ;

• ознака проведення до складу валових витрат;

• ознака проведення чи непроведення рядка документа;

• аналітика з валових витрат.

При проведенні документ формує відповідний набір бухгалтерських проводок. Кнопка Печать служить для одержання друкованої форми авансового звіту.

Вся інформація про постачальників і підрядників формується в довіднику Контрагенты.

На момент введення початкових залишків у підприємства можуть залишатися незакритими взаєморозрахунки з контрагентами. Для введення початкового сальдо можна або створити ручні операції, або скористатися документом Остатки взаиморасчетов. Новий документ створюється через меню Документы / Ввод остатков / Остатки взаиморасчетов або через Журналы / Прочие / Ввод остатков / Новый.

Дату документа, як і при введенні всіх залишків, установлюємо останнім днем попереднього періоду. Перед введенням залишків потрібно визначитися із використанням субрахунків обліку авансів та встановити відповідне значення для константи Выделять авансы.

Вибираємо контрагента, валюту залишку, рахунок залишку взаєморозрахунків із контрагентом та відповідний рахунок ПДВ. До групи реквізитів Остатки вводиться сума у валюті, гривнях та сума ПДВ від передоплати. Якщо вводиться залишок заборгованості, то залишок по субрахунках обліку ПДВ (643 і 644) вводити не потрібно, необхідно встановити поле Сальдо по НДС (643/644) у нульове значення. Зверніть увагу на знак суми: дебетовий залишок (незакрита передоплата постачальнику чи борг покупця ) вводиться з від'ємним знаком - "червоним". Кредитовий залишок (передоплата від покупця або заборгованість постачальнику) вводиться без знака - "чорним".

Якщо в полі Заказ встановити значення Без заказа, то у сформованих залишках як замовлення буде встановлено сам документ Ввод остатков. Це не дуже зручно для тих, хто хоче вести облік у розрізі договорів: спочатку, доки не закриються введені залишки, доведеться посилатися на замовлення Остатки взаиморасчетов, а не на договір. Якщо ж хочете ввести початковий залишок із замовленням Договор, то в полі Заказ слід відразу вибрати відповідний договір, для чого цей документ потрібно попередньо створити.

Створити новий документ Договор можна з довідника Контрагенты через меню Документы / Договор або через Журналы / Договора. Крім того, на панелі інструментів є піктограма швидкого створення договору. Для одного контрагента може бути створено декілька договорів. Не рекомендується для старих "паперових" договорів при введенні до бази встановлювати реальну дату підписання договору, оскільки і журнал Договора, і журнал Отбор заказов мають такий же інтервал видимості документів за умовчанням, як і решта журналів. Щоб побачити договір минулого року, доведеться кожного разу встановлювати відповідний інтервал видимості. Реальні параметри договору слід вводити до однойменної групи реквізитів документа - дати початку та закінчення дії договору та суму договору, а також реальний номер договору в полі Номер договора. Для подальшої роботи введення цих даних не має принципового значення.

Набагато важливіше визначити вид ПДВ, валюту, вид торгівлі та вид валових доходів/витрат за договором. Якщо у вас із контрагентом немає "паперового" договору, але взаєморозрахунки відстежуються за однією послідовністю документів (без виділення передоплати та заборгованостей за окремими рахунками/накладними), рекомендуємо створити службовий договір як єдине замовлення для всіх документів.

Прапорець, установлений у полі По договору выписываются итоговые налоговые накладные за месяц, дозволяє не виписувати вихідну податкову накладну на кожне відвантаження, а за домовленістю з покупцем наприкінці місяця створити за допомогою Введення на підставі одну зведену накладну за весь місяць.

Программа 1С: Бухгалтерія підтримує два види розрахунків: в розрізі договорів та в розрізі рахунків/накладних. При ведені взаєморозрахунків в розрізі договорів зберігається можливість обліку розрахунків із ти самим контрагентом в розрізі рахунків/накладних. Якщо ж вибрано варіант обліку взаєморозрахунків в розрізі рахунків/накладних, вибрати договір буде неможливо.

Облік взаєморозрахунків з контрагентами організовано так, щоб можна було оцінити сальдо і обороти не тільки стосовно контрагента, а й в межах ланцюжка взаємопов’язаних документів, що описують конкретну операцію.

Ланцюжок документів по обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками такий:

Договор – Счет входящий – Приходная накладная (Услуги сторонних организаций) – Платежное поручение – Банковская выписка – Запись в книгу приобретения.

Счет входящий, Приходная накладная, Услуги сторонних организаций знаходяться в пункті меню Документы / Приход.

Счет входящий – це інформаційний документ, який не формує бухгалтерські проводки, Приходная накладная, Услуги сторонних организаций формують бухгалтерські проводки по кредиту рахунків 63, 68. При заповнені документа необхідно звернути увагу на поле Что оприходуем: запаси чи основні засоби, від цього залежать подальші реквізити.

На підставі заповненого Рахунка вхідного можна заповнити Прибуткову накладну.

Прибуткова накладна – це документ на оприбуткування придбаних ТМЦ, ОЗ і нарахування заборгованості перед постачальником, а Послуги сторонніх організація – це документ про надання послуг підрядником.

На облік розрахунків має вплив константа Выделять авансы. Якщо встановлено значення Да, то облік попередньої оплати товарів (послуг) буде здійснюватися з використанням рахунків 371, 681 (аванси). Якщо Нет то попередня оплата буде відображатися на рахунках 63, 36.

Одночасно з придбанням ТМЦ у підприємства виникає право на податковий кредит.

Для реєстрації документів, що дають право на податковий кредит та формування Книги обліку придбання в програмі передбачено документ Запись книги приобретения (Документы – налоговый учет – Запись книги приобретения). Запись книги приобретения не формує бухгалтерські проводки, крім випадку, коли константу Проводку по НДС делать только по налоговой накладной встановлено значення Да і в книзі вибрано вид документа Налоговая накладная.