Питання для самоконтролю:

1. Які існують режими роботи ЕОМ?

2. Охарактеризувати пакетний режим роботи ЕОМ.

3. Які недоліки пакетної обробки інформації?

4. Навіщо знімають страхові копії з підготовлених машинних носіїв?

5. Охарактеризувати діалоговий режим роботи ЕОМ.

6. Що таке режим реального часу?

7. Охарактеризувати режим розподілу часу.

8. Які є засоби захисту інформації?

9. Охарактеризувати технічні засоби захисту інформації.

10. Як впливає на технологію обробки інформації робота в локальній мережі?

Тема 7. Створення і функціонування інформаційних систем

1. Комп’ютерна система обліку, її принципи.

2. Створення та впровадження комп’ютерних систем бухгалтерського обліку на підприємстві.

3. Типова конфігурація програми 1С:Підприємство.

4. Режими роботи програми.

5. Робоче середовище програми та його налагодження.

6. Встановлення індивідуальної бази користувача.

7. Об’єкти структури конфігурації (константи, план рахунків, механізм субконто, довідники, журнали).

На підприємствах розгляд облікових завдань може відбуватися не лише в руслі комплексної проблеми інформаційного забезпечення менеджменту (тобто комп'ютеризація тільки облікового процесу), а здійснюватись в рамках єдиної комп'ютерної системи управління підприємством та бізнес-процесами.

Комп'ютерна система обліку - це вдале поєднання професійних якостей і функцій користувача з інтелектуальними можливостями комп'ютерів, які дають можливість отримати необхідну для управління і оперативного контролю інформацію.

Комп'ютерна система бухгалтерського обліку характеризується повною автоматизацією обробки і систематизації облікової інформації. При цьому будь-які дані можуть відображатися в обліку одразу після їх введення в інформаційну базу даних.

Основні принципи комп'ютерної системи обліку:

• комп'ютер з допоміжного засобу стає визначальним фактором організації праці бухгалтера;

• розподілена обробка облікових даних;

• комп'ютеризація охоплює всі етапи обробки облікової інформації: збір первинної інформації, накопичення та обробку даних, формування звітності;

• можливість організації безпаперового накопичення первинних облікових даних і передачі їх по дистанційних каналах з наступним автоматичним складанням бухгалтерських проводок шляхом використання залежності між кореспондуючими рахунками;

• забезпечення збереження, виявлення і недопущення несанкціонованого доступу до облікової інформації, що зберігається на магнітних носіях;

• отримання інформації за запитом на будь-який момент часу;

• можливість моделювання на підставі облікових даних у процесі аналізу господарських операцій;

• створення об'єктивних умов, які виключають дублювання показників обліку, шляхом формування єдиного підходу до оцінки значимості інформаційної системи на всіх рівнях прийняття управлінських рішень, прогнозування, узагальнення, контролю (оперативного, попереднього і наступного), а також здійснення економічного аналізу.

Організація бухгалтерського обліку потребує певних передумов:

• детального вивчення технології виробництва;

• високої кваліфікації головного бухгалтера;

• наявності грошових коштів для інвестицій в створення та експлуатацію інформаційної системи;

• зацікавленості керівника та головного бухгалтера.

Створення комп'ютерних систем бухгалтерського обліку повинно базуватися на таких принципах:

Економічна доцільність. Переваги, що очікуються від використання системи, повинні перевищувати витрати на проектування, впровадження, вивчення, супровід;

Гнучкість. Система, що створюється, повинна мати достатній запас гнучкості, щоб забезпечити можливість реагування на зміну зовнішніх факторів. Основними вимогами до гнучкості бухгалтерських систем є такі можливості:

• зміна (налагодження) плану рахунків;

• ведення аналітичного обліку задовільними рахунками та ознаками;

• зміна (налагодження) шаблонів типових бухгалтерських операцій;

• зміна (налагодження) форм типових звітів і доповнення новими звітами.

Контроль. Створення паралельних інформаційних потоків, які контролюють один одного та забезпечують достовірність даних.

Захист і безпека даних. Якісна комп'ютерна система бухгалтерського обліку повинна виконувати наступні функції щодо безпеки даних:

• поділ доступу до функцій і даних системи шляхом авторизації користувачів за паролем;

• шифрування даних;

• наявність контролю за входом до системи і ведення журналу робочого часу;

• контроль за періодичністю створення резервних копій інформації.

Сумісність. Система повинна проектуватися з урахуванням людського фактору та організаційних особливостей підприємства, вже наявних комп'ютерів та програм.

Універсальність. Програмна система повинна розв'язувати не окрему задачу, а виконувати стандартні процедури і обробляти конкретну задачу як окремий випадок більш загальної. Тому при складанні алгоритму слід звертати увагу на масові операції. Розробник повинен зібрати дані про типи господарських операцій та їх частоту на конкретному підприємстві. Після цього слід поділити інформаційний масив на стандартні і нестандартні операції. Алгоритм повинен бути орієнтований на масові операції, але передбачати обробку і не масових.

Безперервність розвитку передбачає постійне вдосконалення всіх видів його забезпечення.

У процесі господарської діяльності, що здійснюється в бухгалтерії, або під час налагодження комп'ютерних систем, частина облікової інформації стає доступною для сторонніх осіб. Тому слід за допомогою особливих внутрішніх положень (наказів, інструкцій) обмежити доступ сторонніх осіб до інформації, яка є комерційною таємницею підприємства, а також встановити або передбачити механізм перевірки звітної інформації, що виходить за межі підприємства. Необхідна також кадрова робота з персоналом бухгалтерії, Вона полягає, з одного боку, в забезпеченні фізичної безпеки бухгалтерів, охорони приміщення та документів, а з іншого боку – у забезпеченні суворого нагляду за діями бухгалтерів. Інформація, що накопичується підсистемою управлінського обліку, зазвичай є основним об'єктом промислового шпигунства.

Крім застосування засобів захисту, що вбудовуються в програмне забезпечення (паролі, шифрування даних), також повинно бути ряд організаційних та адміністративних заходів. Служба безпеки підприємства повинна стежити за можливістю акустичного прослухування приміщення бухгалтерії, відсутністю підслуховуючих пристроїв у комп'ютерах, комп'ютерних мережах, телефонах, копіювальній техніці.

Створення КСБО на підприємстві складається з трьох основних етапів:

• вивчення особливостей господарської діяльності підприємства;

• проектування системи і узгодження проекту;

• впровадження та удосконалення системи.

Мета першого етапу - отримати об'єктивну інформацію про діяльність підприємства та обґрунтувати необхідність створення КСБО. На цьому етапі необхідно визначити:

• що саме повинні отримати від системи користувачі;

• з яких джерел інформації;

• якою є послідовність перетворення інформації для надання її в зручному,

зрозумілому і придатному вигляді з метою подальшого використання і аналізу.

Метою вивчення наявної організації бухгалтерського обліку на підприємстві є визначення:

• реквізитів первинних документів, за якими проводиться обробка інформації;

• обсягу звітної інформації, її шляхів та руху; реквізитів - ознак, на підставі яких формуються вихідні дані в обліковому регістрі і взаємозв'язки показників цих регістрів між собою;

• форми бухгалтерського обліку;

• системи контролю, втому числі ревізій;

• системи кодування, що використовується;

• комп'ютерної техніки.

Підготовка підприємства до комп'ютеризації починається з видання наказу про зміни в його структурі, документообігу, розподілу обов'язків між працівниками, переходу на нову технологію обробки облікової інформації.

На стадії проектування формулюють вимоги до створювання КСБО. Для цього необхідно забезпечити співпрацю широкого кола фахівців -юристів, програмістів, інженерів, а також майбутніх користувачів системи, які безпосередньо будуть працювати в КСБО.

Після того, як проект КСБО створено, необхідною умовою його успішного впровадження є вдалий підбір працівників та їх підготовка до роботи. Підготовка може проводитися силами розробників системи або за допомогою спеціальних курсів підвищення кваліфікації.

Паралельно з підготовкою персоналу проводять роботи зі встановлення та налагодження апаратних та програмних засобів, визначають місця встановлення комп'ютерів, засобів їх охорони, осіб, відповідальних за збереження та супровід програмного забезпечення.

Технічне забезпечення КСБО - це комплекс взаємопов'язаних технічних засобів, призначених для автоматизованого збирання, накопичення, обробки, передачі, обміну та відображення облікової інформації.

Основними компонентами технічного забезпечення КСБО є:

• засоби обчислювальної техніки;

• периферійне обладнання (засоби накопичення і зберігання даних);

• засоби виведення результатної інформації;

• засоби автоматичного зчитування даних;

• торговельне обладнання (комп'ютерні касові апарати, сканери);

• засоби управління технологічними та виробничими процесами;

• комунікаційне обладнання;

• апаратура передачі та обміну даними;

• мережеве обладнання.

Програмне забезпечення бухгалтерських інформаційних систем - це сукупність методів, правил, описів, інструкцій, математичних моделей і алгоритмів вирішення фінансово-бухгалтерських завдань.

На комп'ютерах використовується велика кількість програм, призначених для виконання різних завдань, і вони поділяються на:

• операційні системи;

• системне програмне забезпечення;

• прикладні програми;

• мови програмування тощо.

Можна виділити такі основні класи бухгалтерського програмного

забезпечення:

• Програми для ведення домашньої бухгалтерії. Персональний комп'ютер можна використовувати для обліку власних доходів та витрат, планування сімейного бюджету, складання податкових декларацій.

• Міні-бухгалтерія. До цього класу належать програми, які використовуються одним або кількома працівниками в бухгалтеріях невеликих підприємств. Такі програми не мають чіткої спеціалізації за ділянками обліку. Вони реалізують функції ведення синтетичного і аналітичного обліку, дозволяють вводити господарські операції та обробляти їх, формувати невеликий набір первинних документів та звітних форм.

• Універсальні бухгалтерські системи (міді-бухгалтерія). До цього класу належать програмні продукти, орієнтовані на бухгалтерії малих та середніх підприємств, які в спрощеному варіанті забезпечують ведення всіх ділянок обліку. Такі системи поєднують облікові функції, зокрема функції кількісного обліку в межах однієї програми і, як правило, розраховані для роботи на одному комп'ютері. Винятком є розрахунок заробітної плати, який виконується окремо. Деякі програми цього класу призначені для роботи на кількох комп'ютерах у локальній мережі.

• Локальні автоматизовані робочі місця (А РМ). Такі програми призначені для виконання окремих облікових завдань, вони охоплюють окремі ділянки бухгалтерії і, як правило, не пов'язані між собою. АРМ мають високий рівень спеціалізації і тому можуть ефективно комп'ютеризувати окремі частини бухгалтерії без виходу на зведену відомість.

• Комплекс пов'язаних АРМ - програмні продукти, орієнтовані на використання в бухгалтеріях з кількістю працівників більше восьми при чіткому розподілі функцій між ними, які складаються із набору АРМ, кожне з яких реалізує функції окремих ділянок обліку. Кожна така програма розрахована на специфіку облікових робіт і орієнтована з невисокою бухгалтерською і комп'ютерною кваліфікацією. Як правило, комплекси АРМ підтримують розгорнутий аналітичний облік, мають глибоку спеціалізацію і встановлені на окремих комп'ютерах. Комплекс містить засоби об'єднання даних з різних АРМ, які необхідні для синтетичних вихідних звітних форм. Поєднання даних здійснюється за допомогою спеціалізованого центрального модуля - Головної книги. При об'єднанні даних обмін інформацією може здійснюватися як за допомогою дискет, так і в локальній мережі.

Кожне автоматизоване робоче місце повноцінно реалізує функції конкретної ділянки обліку, має розвинуту систему налагодження на чинне законодавство.

• Управлінські системи. До цього класу належать функціонально повні системи організаційного управління з елементами бухгалтерського обліку, планування, діловодства, а також модулями прийнятих рішень і деякими іншими. Бухгалтерська складова програма в даному випадку не є головною. Більш важливим є взаємозв'язок всіх складових системи, можливість ефективного управління підприємством, допомога у вирішенні головного завдання бізнесу - отримання прибутку.

• Фінансово - аналітичні системи - клас програм фінансового аналізу на підставі бухгалтерських даних, за допомогою яких комп'ютеризують задачі зовнішнього і внутрішнього аудиту.

• Правова база даних - клас програм, до яких належать упорядковані довідникові системи, що містять підібрані в тематичному або хронологічному порядку законодавчі акти з питань податків, бухгалтерського обліку тощо. Ці системи дозволяють швидко знаходити потрібні документи, оперативно відстежувати зміни та доповнення до них, але вони мають лише непряме відношення до бухгалтерських програм.

Під торговельною маркою" 1С" випускається досить багато різних програмних продуктів. Навіть „1С: Бухгалтерія" - існує декілька версій.

Отже, основним продуктом фірми „1С" (м. Москва), представленим сьогодні на ринку, є система програм „1С:Підприємство". Система „1С: Підприємство" є універсальним „конструктором", який складається з необхідних елементів для побудови автоматизованої системи обліку на малих, середніх, а також у бюджетних установах і організаціях.

Конкретне прикладне рішення, здатне виконувати облікову роботу на конкретному підприємстві, визначається „конфігурацією", побудованою на підставі однієї або декількох компонент „ 1С:Підприємства". Існують три основні компоненти:

• „Бухгалтерський облік" - компонента, яку покладено в основу всіх бухгалтерських програм, розроблених за допомогою „1С: Підприємства", таких як „ 1С: Бухгалтерія для України". Дане рішення охоплює всі розділи бухгалтерського обліку; при цьому користувач, який працює з цією програмою, безумовно повинен ознайомитися із принципами бухгалтерського та податкового обліку. Іншими словами, саме на підставі цієї компоненти будується робоче місце бухгалтера.

• „Оперативний облік" - компонента, яка дозволяє реєструвати рух і отримувати інформацію про рух та залишки товарних, матеріальних, грошових та інших засобів і коштів підприємств, взаєморозрахунки з клієнтами, але без формування бухгалтерських проводок. На базі компоненти реалізують великі торговельні, складські та виробничі схеми обліку. Прикладом програми, побудованої на підставі цієї компоненти, є „1С: Торгівля і Склад для України". Ця програма не охоплює всіх розділів бухгалтерського обліку, наприклад, не дає обліку основних засобів, зарплати, розрахунків за податками, накопичення та розподілу витрат, зате працює швидше ніж „1С: Бухгалтерія" (за рахунок іншої організації зберігання інформації), а також забезпечує облік тих розділів, які принципово не важливі для ведення бухгалтерського обліку (наприклад, облік зарезервованого товару).

• „Розрахунок" призначений для розроблення рішень, які підтримують виконання періодично залежних один від одного розрахунків та зберігання їх результатів. Компонента дозволила розробити спеціалізовані програми щодо розрахунку складної заробітної плати, „1С:Зарплата і Кадри для України".

Кожна конкретна конфігурація може використовувати як одну компоненту, так і різне поєднання базових і додаткових компонент. Наприклад, „ 1С:Підприємство ПРОФ - комплексна поставка" використовує в одній конфігурації всі основні компоненти - бухгалтерію, оперативний облік і розрахунок.

Робоча система „ 1С: Підприємство" за будь-якого набору компонент має таку структуру:

• базові компоненти, які розроблено безпосередньо (фірмою „ 1С" та покладено в основу всієї системи;

• конфігурація створена фірмою „1С" або фірмою франчайзі та орієнтована на завдання обліку на конкретному підприємстві;

• інформаційна база, що наповнюється користувачами під час поточної облікової роботи.

«1С: Бухгалтерія» - це програма для ведення бухгалтерського обліку, що може застосовуватися на підприємствах різних форм власності. Класифікаційні ознаки програми наведені в табл. 1.

Таблиця 1

Класифікаційна ознака	Характеристика ознак
1. Клас програми	Універсальна бухгалтерська програма (міді-бухгалтерія)
2. Призначення	Для ведення бухгалтерського обліку
3. Група споживачів	Невелика чисельність персоналу бухгалтерії
4. Об'єкт обліку	Малі та середні за розміром підприємства різних галузей діяльності
5. Спосіб реалізації облікових функцій	Перевага надається веденню операцій за шаблонами та за допомогою документів
6. Комплексність виконання функцій	Інтегрована програма зведеного обліку

Програма дозволяє автоматизувати наступні ділянки бухгалтерського і податкового обліку:

• надходження запасів і організацію розрахунків з постачальниками;

• послуг сторонніх організацій;

• операцій на рахунках у банку;

• касових операцій;

• операцій з іноземною валютою;

• реалізації товарів, готової продукції, надання послуг;

• оформлення бартерних операцій;

• ТМЦ на складах;

• роздрібних операцій;

• об'єктів основних засобів, інших необоротних матеріальних активів;

• МШП;

• розрахунків по ПДВ;

• розрахунків з підзвітними особами;

• виробництва і готової продукції;

• витрат і фінансових результатів.

Програма має однокористувацьку та мережеву версії. Для користувачів програми є декілька режимів роботи, набір яких різний залежно від версії програми.

„1С: Предприятие" - у мережевій версії режим застосовується при роботі кількох бухгалтерів з однією базою даних. Використовується для введення господарських операцій бухгалтером у випадку використання однокористувацької версії.

„1С: Предприятие - Монопольно" використовується тільки в мережевій версії програми, призначенці для запуску програми в однокористувацькому режимі. Використовується головним бухгалтером для розрахунку підсумків або для зміни робочого періоду.

„Конфигуратор" призначений для налагодження програми, зміни структури даних (налагодження аналітичного обліку, створення форм документів та звітів і програмування алгоритмів облікових розрахунків). Використовується головним бухгалтером та спеціалістом з налагодження програми.

„Отладчик" призначений для пошуку та усунення помилок під час роботи певної конфігурації програми. Використовується програмістами.

„Монитор" призначений для здійснення контролю дії користувачів щодо зміни облікових даних або параметрів налагодження, які фіксуються і запам'ятовуються програмою. Використовується головним бухгалтером або аудитором (контролером).

У програмі „ 1С: Бухгалтерия" конфігурація складається з трьох взаємопов'язаних складових частин:

• структури метаданих;

• набору інтерфейсів користувачів;

• набору прав.

Всі дії бухгалтера під час роботи з програмою здійснюється в робочому вікні. Верхній рядок робочого вікна відведений під заголовок програми із зазначенням режиму запуску. Головне меню програми (другий рядок робочого вікна) містить перелік пунктів меню. Кожний пункт головного меню – це назва групи режимів або функцій програми. Програма має багаторівневе меню, пункти в якому об'єднані в групи та підгрупи з двома, трьома і більше рівнями вкладеності. Маніпулювання клавішами зі стрілками призведе до переміщення курсору від одного пункту меню до іншого. Вибір необхідного пункту здійснюється натиском клавіші Enter або подвійним натиском лівої кнопки миші.

У деяких випадках частина пунктів меню може бути недоступною користувачеві. Причиною цього буває недоцільність функції в цей момент роботи або заборона пункту меню для конкретного користувача адміністратором програми.

Третій рядок вікна програми містить інструментальну панель, де розміщені екранні піктограми, кожна з яких виконує відповідну, пов'язану з нею функцію.

В нижній частині вікна розташований рядок, що містить два поля: ліворуч - ситуаційна підказка, що коротко пояснює, які дії можуть або повинні виконуватись у даній ситуації; праворуч - вказується встановлений обліковий період, в якому ведеться робота і за який розраховуються підсумки.

Налагодження програми складається з двох частин: налагодження облікових параметрів та інтерфейсу.

До облікових параметрів програми належить:

• структура Плану рахунків (кількість рахунків, довжина та вид подання шифрів рахунків, розміри полів для введення назв рахунків, рівні аналітичного обліку);

• структура довідників аналітичних об'єктів (їх кількість, реквізити, порядок кодування);

• перелік валют, їх курси;

• структура та порядок заповнення журналів програми; загальних журналів операцій і проводок та журналів з різних ділянок обліку;

• налагодження документів, які будуть використовуватись для автоматизації облікових процедур;

• опис необхідних констант та їх властивостей (кількість констант, ідентифікатор, тип значення).

Налагодження інтерфейсу полягає в налагодженні зовнішнього вигляду програми та встановленні параметрів, що забезпечують зручну роботу користувача з програмою:

• панелі інструментів;

• меню;

• представлення чисел, колір шрифтів тощо.

Більшість параметрів можна змінювати при безпосередній роботі користувача в режимі

"1С: Предприятие". Для цього необхідно виконати дії: Сервис/Параметри або Панели инструментов.

Решта параметрів визначаються в режимі запуску програми "Конфигуратор".

На початку роботи з програмою необхідно, в першу чергу, налагодити робочий період. Налагодження робочого періоду складається з трьох частин:

• встановлення робочої дати;

• визначення чергового інтервалу, в якому вводяться операції;

• встановлення робочого періоду.

Робоча дата використовується в тих випадках, коли конкретна дата здійснення операції не вказана. При запуску програми "1С: Бухгалтерия" робоча дата за замовчуванням відповідає системній даті комп’ютера. Робоча дата вводиться в вікні Настройка параметров системи, яке викладається за допомогою команд: Сервис / Параметри / Общие.

Для зміни робочої дати в полі Рабочая дата необхідно ввести нову дату в форматі ДД.ММ.РРРР (день, місяць, рік).

Як й інші програми системи „1С: Підприємство", „1С: Бухгалтерія" зберігає і накопичує облікову інформацію в окремому каталозі на жорсткому диску. Такий каталог називається інформаційною базою. Під час інсталяції програма створює на диску два каталоги. У них розміщена відповідно робоча (призначена для ведення обліку) і демонстраційна (містить демонстраційний приклад ведення обліку) інформаційні бази.

Якщо планується вести роздільний облік за кількома підприємствами, то треба створити додаткові інформаційні бази - по одній на кожне підприємство. Найзручніше це робити, копіюючи вже наявні каталоги.

1. Знайти каталог із робочою базою.

2. Натиснути правою кнопкою миші і в контекстному меню вибрати «Копировать».

3. Натиснути правою кнопкою в порожньому місці поточної папки і вказати «Вставить».

4. Натиснути правою кнопкою миші по назві папки і натисніть «Переименовать».

5. Написати нову назву і натисніть ОК.

Внаслідок цих дій буде створено нову чисту інформаційну базу.

Для того, щоб „1С: Підприємство" „побачило" нову інформаційну базу, її потрібно зареєструвати у вікні Запуск 1С:Предприятие.

Під час запуску „1С: Бухгалтерія" пропонує вибрати режим та інформаційну базу для роботи. У вікні міститься список зареєстрованих баз (дві з них - робоча і демонстраційна реєструються під час інсталяції). Список баз, що використовується, можна редагувати. При цьому змінюється тільки список у вікні Запуск, а не каталоги. У ніжній частині вікна зазначено повний шлях до вибраної інформаційної бази. Для реєстрації нової бази необхідно:

• натисніть кнопку «Добавить»;

• вікні «Регистрация информационной бази», що з'явилося, вписати назву нової інформаційної бази.

Тепер нова інформаційна база з'явилася у вікні запуску програми, необхідно виділити її списку інформаційних баз і натиснути кнопку ОК.

Інформація, викладена нижче, являє собою короткий опис тих понять системи «1С: Підприємство», якими оперує користувач у процесі експлуатації системи.

Константи в системі 1С: Підприємство, як правило, служать для збереження інформації, що або зовсім не змінюється в процесі функціонування системи, або змінюється досить рідко. Найбільш простий приклад подібної інформації - назва організації, що, як правило, не міняється.

Зручність використання констант полягає в тім, що в них один раз заноситься яка-небудь інформація, що потім може багаторазово використовуватися при формуванні документів, у розрахунках, при побудові звітних форм. Наприклад, уже згадувана назва організації можна занести в спеціально оголошену константу, а в численних бланках використовувати ім'я константи для одержання її значення - найменування організації. При яких-небудь змінах у найменуванні організації досить змінити його один раз - у константі - і всі зміни автоматично будуть відображені в тих місцях, де ця константа використовується.

У процесі настроювання конфігурації задачі можна створити практично необмежену кількість констант для збереження будь-якої потрібної інформації.

За впливом значень констант на дії, що виконуються програмою, умовно можна поділити на чотири групи:

• константи, значення яких впливають на формування проводок (наприклад, метод списання запасів);

• константи, значенням яких за замовчуванням заповнюють рядки документів або значення яких використовується як аналітика в проводках (наприклад, назва підприємства);

• константи-перемикачі (наприклад, "Да/Нет");

• службові константи, що визначаються розробниками і не редагуються користувачами, за винятком "Дата запрета редактирования", що дозволяє заборонити доступ до "закритих періодів".

План рахунків є основою для відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій, що відбуваються на підприємстві. Настроювання плану рахунків багато в чому визначає методологію обліку.

Поняття „план рахунків" у системі" 1С: Підприємство" це, скоріше, назва списку бухгалтерських рахунків, на яких буде групуватися інформація про наявність і рух засобів підприємства, а також відображення подій податкового обліку.

Як правило, на підприємстві використовується один план рахунків, але на деяких підприємствах може використовуватися і кілька.

Сам план рахунків створюється на етапі конфігурації. При цьому частина рахунків може бути введена вже на етапі конфігурації і доступна для корекції тільки в цій конфігурації.

До властивостей рахунків, визначеним у конфігурації, відносяться:

• склад субрахунків;

• настроювання аналітичного обліку;

• настроювання кількісного обліку.

План рахунків відкривається при виборі в головному меню Операции пункту План счетов.

План рахунків є таблицею, кожен рядок якої відображає визначений рахунок чи субрахунок бухгалтерського обліку.

У списку рахунків виводяться стовпчики, що відображають різні дані рахунка:

Код - повний код рахунка, що включає всі коди рахунків;

Найменування - найменування рахунка (субрахунка): рядок, що відбиває призначення рахунка;

Вал. - ознака ведення валютного обліку. Використовується, якщо в конфігурації установлене ведення валютного обліку. Якщо по рахунку чи субрахунку ведеться валютний облік, то в графі Вал. ставиться +;

Кіл. - ознака ведення кількісного обліку. Якщо за рахунком чи субрахунком ведеться кількісний облік, то в графі Кіл. ставиться +;

Заб. - ознака забалансового рахунка. Якщо рахунок є забалансовим, то в графі Заб. ставиться +. Забалансові рахунки не можуть кореспондувати з балансовими рахунками. З іншого боку, за забалансовими рахунками не контролюється дотримання принципу подвійного запису;

Акт. - ознака активності рахунка. Дана ознака може мати значення: А - активний, П - пасивний, АП - активно-пасивний. Активність рахунка визначає відображення залишків по рахунку. Активний рахунок має завжди дебетовий залишок: якщо кредитовий оборот перевищить дебетовий, то дебетовий залишок буде негативним. Пасивний рахунок має завжди кредитовий залишок: якщо дебетовий оборот і перевищить кредитовий, то кредитовий залишок буде негативним. Активно-пасивний рахунок може мати будь-який залишок, тобто залишок буде дебетовим чи кредитовим, але завжди позитивним. За замовчуванням рахунок є активно-пасивним.

Субконто - види субконто рахунка. Кількість цих стовпчиків визначається набудованою у конфігурації максимальною кількістю субконто рахунків.

Значенням стовпчиків визначають ведення аналітичного обліку за даним рахунком із зазначених видів субконто.

Лівий стовпчик плану рахунків є службовим і відображає стан рахунка: чи є рахунок групою чи власне рахунком, заведений він у конфігурації чи в інформаційній базі, позначений рахунок на видалення чи ні.

У плані рахунків можуть міститися стовпчики додаткових реквізитів рахунків, визначених у конфігурації.

Для позначення об'єктів аналітичного обліку в 1С:Підприємстві використовується термін субконто.

Наявність субконто дозволяє більш детально розкрити інформацію про засоби підприємства, що накопичуються на рахунках бухгалтерського обліку. У цьому субконто подібні на субрахунки - вони дозволяють одержувати більш детальну градацію підсумків в розрізі одного рахунка по визначеній ознаці. Наприклад, за допомогою субконто можна вести облік коштів на якому-небудь рахунку в розрізі організацій. При цьому виведення інформації при одержанні звітів можна організувати таким чином, що в розрізі одного рахунка інформація буде видаватися по субконто, тобто по організаціях. З іншого боку, виведення інформації можна організувати і по-іншому - так, щоб інформація формувалася по кожній організації з усіх рахунків, на яких ведеться аналітичний облік по організаціях. Це дозволяє одержати повну інформацію по взаєморозрахунках з організацією, навіть якщо вони враховуються на декількох синтетичних рахунках. Таким чином, використання субконто дозволяє відслідковувати наявність і рух коштів не тільки по рахунку, але і по одному об'єкті аналітичного обліку.

На етапі конфігурування визначається набір доступних видів субконто. Під видом субконто розуміється сукупність однотипних об'єктів аналітичного обліку. Кожний вид субконто має один з існуючих у системі типів даних, що визначає набір значень субконто цього виду - звичайно це довідник або перерахування. Наприклад, вид субконто «Основні засоби» буде мати тип «Довідник Основні засоби». При цьому два види субконто можуть мати тип того самого довідника. Наприклад, види субконто «МШП» і «Основні засоби» можуть посилатися на один і той самий довідник «Місця зберігання».

Ведення аналітичного обліку по конкретному рахунку визначається настроюванням субконто, що задається в плані рахунків. Для одного рахунка може бути задано ведення аналітичного обліку по декількох видах субконто. Так, наприклад, для рахунка 10 може бути визначено ведення аналітичного обліку по двох видах субконто: «Місця зберігання / Матеріально-відповідальні особи» і «Необоротні активи». Аналітичний облік, що ґрунтується на декількох видах субконто по одному рахунку, називається багатовимірним, тобто має кілька розрізів представлення інформації. Вищеописаний приклад з основними засобами ілюструє багатомірність аналітичного обліку. Підсумки можна одержувати як за основними засобами в розрізі Матеріально-відповідальних осіб(МВО), так і по МВО у розрізі видів основних засобів (ОЗ), а також, зрозуміло, у цілому по всіх ОЗ і по всіх МВО.

У програмі" 1С:Підприємство" довідники служать для збереження умовно-постійної інформації. Також довідники використовуються для формування списків можливих значень субконто, тобто для організації аналітичного обліку.

Якщо це не заборонено, довідник може бути відредагований у процесі роботи: можуть уводитися нові записи, редагуватися чи видалятися існуючі.

Викликати на екран форму довідника можна такими способами:

• меню Справочники (вибрати потрібний довідник);

• меню Операции / Справочники.

Зовнішній вигляд форми довідника цілком визначається в процесі настроювання конфігурації задачі. Однак існує кілька загальних елементів, що має кожна форма довідника.

Насамперед у заголовку вікна довідника видається назва довідника. Якщо довідник є підлеглим будь-якому іншому, то у заголовку вікна довідника видається у дужках найменування елемента з материнського довідника чи повідомлення «Не задан елемент – владелец», якщо довідник-власник не відкритий чи в ньому не позиційований конкретний елемент.

Вікно довідника - це таблиця, набір граф якої цілком визначається конкретною конфігурацією. Якщо це не змінено в конкретній конфігурації, таблиця містить мінімум дві графи - код і найменування елемента довідника.

Якщо довідник має ієрархічну структуру, вікно довідника може також містити дерево груп.

Якщо довідник містить багато елементів (рядків) і має багато граф, то в таблиці довідника виводиться тільки певна його частина, а внизу і праворуч з'являються лінійки прокручування. Лінійки прокручування також виводяться в дереві груп, якщо воно повністю не вміщається у вікні.

Якщо для поточного довідника в меню Действия встановлено показ у вигляді ієрархічного списку, то в крайній лівій графі таблиці довідника виводяться умовні знаки, що позначають тип рядка:

Довідником називається об'єкт програми, що дозволяє користувачу вводити, зберігати і одержувати інформацію, структуруючи її у вигляді дерева.

Довідник - це список деревовидної структури, де зберігається інформація про різні об'єкти. Інформація зберігається у вигляді записів, всі вузли дерева зберігають записи однієї структури, яка вміщує різні величини. Набір цих величин для кожного довідника довільний за виключенням двох рядкових величин: коду об'єкта і значення об'єкта. Код об'єкта є унікальним для даного довідника і дозволяє посилатися на цей об'єкт з інших місць програми. Значення об'єкта - довільний рядок введений користувачем (зазвичай це назва об'єкта). Для кожного об'єкта зберігається історія зміни значення цього об'єкта. Список доступних користувачу довідників визначається на етапі настройки конфігурації задачі і надалі не змінюється, однак користувач може редагувати існуючі довідники, додаючи в них інформацію.

Для перегляду довідника використовуються загальні прийоми роботи з табличною частиною форми.

Рядки в довіднику можуть бути двох типів:

• елементи довідника;

• найменування груп довідника.

Розкрити групу в довіднику можна таким способом - двічі клацніть мишею на знаку + в рядку таблиці з найменуванням потрібної групи.

У результаті буде відкрита для перегляду обрана група, знак+зміниться. Назва цієї групи і всіх груп верхніх рівнів будуть видані в перших рядках таблиці.

Для багаторівневих довідників може вмикатися і вимикатися режим ієрархічного списку. При ввімкненому режимі з'являються тільки елементи верхнього рівня, а після переходу в деяку групу - тільки елементи, підлеглі цій групі.

Журнал призначений для збереження і роботи з документами в системі «1С: Підприємство". Кількість журналів, їхній зовнішній вигляд і види документів, що зберігаються в них, визначаються в Конфігураторі.

Вся інформація про господарські операції підприємства потрапляє в Журнал операцій Операции / Журнал операцій.

У цьому журналі господарські дії підприємства, відображені як за допомогою документів, так і вручну, утворять єдину послідовність господарських операцій. Цей журнал дозволяє переглядати операції в цілому, без деталізації по проводках. Для зручності роботи журнал операцій можна розділити на дві частини. У верхній, як і раніше, буде зазначатись список операцій, а в нижній - бухгалтерські проводки операції, обраної у верхній частині журналу.

Журнал операцій дозволяє переглядати, редагувати і позначати на видалення існуючі операції. Якщо операція введена автоматично на підставі документа при подвійному натисканні мишею на рядку буде відкритий цей документ. При редагуванні такого документа проводки будуть сформовані заново і відіб'ють зміни, внесені в документ.

Для перегляду потрібної інформації в журналі операцій найбільш зручно використовувати механізм відбору. За допомогою відбору можна виділити з всіх існуючих операцій визначену групу операцій, відібраних за деяким значенням. Наприклад, вивести всі операції по конкретному контрагенту.

Відбір працює тільки за умови рівності, тому для виконання відбору необхідно спочатку вибрати конкретного контрагента.

Існує режим відбору по стовпчику, за якого як значення відбору використовується те, на якому знаходиться курсор. Цей режим доступний не для всіх стовпчиків журналу операцій, а тільки для найбільш потрібних.

Щоб переглянути всі операції пов'язані, утворені якимось документом наприклад "Прибутковими накладними", досить знайти в журналі будь-яку операцію, помістити курсор у стовпчик Документ і натиснути кнопку Отбор по колонке. У журналі операцій будуть показані тільки ці операції.

Також можна використовувати режим довільного пошуку інформації. У цьому режимі можна шукати будь-яку послідовність символів чи конкретне значення в одному конкретному стовпчику журналу операції чи у всіх колонках.

Крім журналу операцій, де міститься інформація про зроблені господарські дії в узагальненому вигляді, у вигляді операцій, а проводки проглядаються в рамках конкретної операції, також існує спеціалізований журнал проводок Операции / Журнал проводок.

Для бухгалтера звично переглядати послідовність зроблених операцій у вигляді бухгалтерських проводок, які відбивають рух засобів на рахунках бухгалтерського обліку.

Журнал проводок дозволяє переглядати у вигляді єдиного списку проводки, що відносяться до різних операцій. У графах журналу проводок відображаються дані проводок, а також дані операцій, яким ці проводки належать: дата проводки насправді є датою операції; найменування документа, що сформував проводку; зміст операції. На відміну від журналу операцій, журнал проводок є тільки засобом перегляду проводок. У цей журнал не можна ввести проводку, потрібно натиснути кнопку Новая строка, буде відкрите вікно для введення операції, у якому уже можна ввести необхідні проводки. Такий механізм підтримує цілісність відображення операцій в обліку, коли будь-яка проводка належить будь-якій операції.

У "1С: Бухгалтерії 7.7" існують засоби, що полегшують роботу з журналом проводок.

Насамперед, завжди можна обмежити інтервал видимості проводок у журналі. Мінімальний інтервал, що ви можете установити один день.

Потім, у журналі проводок є графа N Ж (номер журналу). Така ж графа є у табличній частині операції. У цю графу можна ввести номер "Журналу операцій" - двохсимвольний код з букв і цифр. Якщо включена функція поділу проводок по різних журналах операцій, то проводки, що мають однаковий номер журналу, будуть згруповані разом і показані окремо.

Також у журналі проводок можна використовувати режим довільного пошуку інформації. У цьому режимі можна шукати будь-яку послідовність символів чи конкретне значення в одному конкретному стовпчику журналу проводок чи у всіх колонках.

У системі" 1С: Підприємство" інформація про господарські операції, що відбуваються на підприємстві, може вводитися за допомогою документів і зберігатися в журналах документів.

Документ, що відноситься до бухгалтерського обліку, може автоматично формувати бухгалтерську операцію, що відображає відповідну господарську операцію в бухгалтерському обліку.

Документ, що відноситься до оперативного обліку, може змінювати стан регістрів.

Документ в програмі 1С це своєрідний електронний аналог звичайного бухгалтерського документа. Кожен бухгалтер знає, що таке накладна, рахунок-фактура, авансовий звіт тощо. За бухгалтерським змістом документи 1С відповідають паперовим бухгалтерським документам, але мають більш широкі можливості. Наприклад, виписування паперової накладної вимагає від бухгалтера не лише журнали, що забезпечує ведення аналітичного обліку. При виписуванні цього ж документа в програмі 1С всі вищезазначені операції виконуються комп'ютером автоматично, що дозволяє скоротити час і уникнути помилок під час роботи.

У процесі налаштування конфігурації задачі можна створювати практично необмежене число журналів та документів і призначати для збереження в одному журналі документи декількох видів, причому ті самі документи можуть відображатися в декількох журналах. Крім того, існують загальні журнали, у яких відображаються усі введені в систему документи.

Журнали документів призначені для зручного відображення списку документів.

Документ не пов'язаний "жорстко" з яким-небудь журналом Набір документів, відображуваних у тому чи іншому журналі, цілком визначається конфігурацією. Той самий вид документа може відображати» в декількох журналах.

Журнали документів можна відкрити, виконавши команду Операции/Журналы документов. На екрані з'явиться список журналів документів, ще існують у системі. У цьому списку клавішами чи мишею варто вибрати найменування потрібного журналу і потім натиснути кнопку ОК. Вікно з обраним журналом буде видано на екрані.

Для початку роботи системи необхідно внести залишки по всіх рахунках у розрізі аналітичного обліку. Це виконується як проводки зі спеціальним рахунком 00 (нульовим). Проводки можна виконати за допомогою ручних операцій, але зручніше для випадків зі складною аналітикою скористатися спеціальними документами. До таких документів відносяться Остатки взаиморасчетов, Остатки ТМЦ, Остатки необоротних активов і т. ін. Досить тільки ввести дані і програма сама сформує проводки. Цими документами користуються тільки на початку роботи з програмою.

Документ Остатки взаиморасчетов дозволяє відобразити сальдо за рахунками взаєморозрахунків, і сам цей документ буде виступати замовленням для взаєморозрахунків. У ньому вказується контрагент, валюта взаєморозрахунків, рахунок обліку, незакрита сума ПДВ. Для кожного контрагента необхідно внести свій документ Остатки взаиморасчетов.

Документ Остатки ТМЦ служить для переносу залишків з ТМЦ. Один з реквізитів - місце зберігання. Якщо місце зберігання роздрібний магазин - будуть сформовані проводки, що враховують торгову націнку.

У табличній частині вказується кількість і ціна ТМЦ. Суми програма розраховує автоматично. Такий документ може бути введений один для кожної групи або виду ТМЦ. При натисканні кнопки Заполнить, автоматично заповнюється таблична частина документа.

Режим Управление бухгалтерскими итогами призначений для керування системою бухгалтерських підсумків " 1С: Підприємства".

Для виклику даного режиму слід виконати команду Операции / Управление бухгалтерскими итогами.

Бухгалтерські підсумки можуть формуватися в " 1С: Підприємстві" за будь-які періоди. Система бухгалтерських підсумків автоматично підтримує їх в актуальному стані при будь-яких змінах у проводках бухгалтерських операцій. У режимі Управление бухгалтерскими итогами установлюється період, до якого (включно) будуть підтримуватися підсумки.

Перегляд бухгалтерських підсумків виконується за допомогою звітів. Період, за який формується звіт, визначається в параметрах системи чи у вікні настроювання звіту. Період задається кварталом і роком. Таким чином, період побудови звіту чи будь-якого іншого звертання до підсумків повинен закінчуватися датою меншою чи рівною останній даті кварталу, встановленій в режимі Управление бухгалтерскими итогами.

Рекомендується встановлювати період (квартал), що відповідає останньому кварталу, у якому ведеться реальна робота з підсумками (формуються звіти, виконуються автоматичні розрахунки). Якщо, наприклад, заносяться операції (за наступний квартал чи рік) з метою заздалегідь ввести інформацію в майбутній період, то цей період може лежати і після періоду підтримки підсумків. Надалі, під час роботи в цьому періоді, він буде включений у систему підтримки підсумків і виконання розрахунків.

Після виклику режиму Управление бухгалтерскими итогами з меню Операции головного меню програми виводиться діалог.

У верхній частині діалогу виводиться поточна установка розрахунку підсумків Расчет итогов установлен по. Вона показує, до якого кварталу (включно) підтримуються в даний момент бухгалтерські підсумки.

Нижче виводиться період, що буде встановлено як границя підтримки підсумків.

Для установки бажаного кварталу як границі підтримки бухгалтерських підсумків потрібно стрілочками, розташованими поруч з виведеним кварталом, вибрати бажаний квартал, а потім натиснути кнопку Установить расчет.

Установка розрахунку може забрати тривалий час при великій кількості залишків у бухгалтерському обліку чи великій кількості операцій у періодах, що будуть включені в підтримку бухгалтерських підсумків.

Для виконання повного перерахування бухгалтерських підсумків варто вибрати кнопку Полный пересчет итогов. При цьому виконується перерахування всіх бухгалтерських підсумків з найбільш ранніх операцій (за датою), і до встановленого в даному режимі кварталу - границі підтримки підсумків.

Повне перерахування підсумків може знадобитися в двох випадках.

По-перше, при змінах настроювань валютного, аналітичного чи кількісного обліку на бухгалтерських рахунках система пропонує виконати перерахування підсумків негайно. Однак, якщо потрібно виконати зміни відразу в декількох рахунках, то від негайного перерахування доцільно відмовитися. У цьому випадку система не може підтримувати в коректному стані бухгалтерські підсумки доти, поки не буде виконано повне перерахування підсумків у режимі Управление бухгалтерськими итогами.

Система буде сигналізувати про це при звертанні до підсумків і при запуску програми.

По-друге, повне перерахування підсумків може бути виконано у випадку, якщо відбувалися збої комп'ютера під час роботи з програмою, і поточний стан підсумків міг порушитися. У цьому випадку повне перерахування підсумків дозволяє відновити цілісність усіх підсумків.

Повне перерахування підсумків може забрати тривалий час при великій кількості бухгалтерських операцій в інформаційній базі.