97

МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ ТА ПРОДОВОЛЬСТВА УКРАЇНИ

КАХОВСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ АГРОПРОМИСЛОВИЙ КОЛЕДЖ

Інформаційні системи і технології обліку

НАВЧАЛЬНИЙ ПОСІБНИК

2011 рік

Укладач: Шевчук А.В. – викладач вищої категорії Каховського державного агротехнічного

коледжу.

Рецензент: Повстяний В.Г. – викладач вищої категорії Каховського державного агротехнічного

коледжу

Розглянуто на засіданні циклової комісії бухгалтерських дисциплін Протокол №___ від „___”_______201_ р. Голова комісії:___________ Шевчук А.В.

Навчальний посібник підготовлено відповідно до програми курсу "Інформаційні системи і технології в обліку". У ньому висвітлено методологічні основи та принципи облікової інформатики та особливості ведення обліку з використанням комп’ютерної програми «1С: Підприємство. Конфігурація для с.-г. підприємств України».

Рекомендовано для студентів денної та заочної форм навчання зі спеціальності 5.03050901 «Бухгалтерський облік».

ЗМІСТ

Тема 1: Інформаційні системи і технології, їх в управлінні економікою……………4

Тема 2. Економічна інформація і засоби її формалізованого опису………………….8

Тема 3. Організація поза машинної інформаційної бази……………..………………26

Тема 4. Організація машинної інформаційної бази………….……………….………..32

Тема 5. Створення інформаційних технологій…………………………………………40 Тема 6. Режими роботи еом……………………………………………………………..50 Тема 7. Створення і функціонування інформаційних систем……………………..…61

Тема 8. Автоматизація обліку фінансово-розрахункових операцій………...……….74

Тема 9. Автоматизація обліку основних засобів……………………………………….78

Тема 10. Автоматизація обліку матеріальних цінностей……………………………..81

Тема 11. Автоматизація обліку готової продукції та її реалізації……………………85

Тема 12. Облік праці та її оплати…………………………………………………………88

Тема 13. Автоматизація обліку витрат на виробництво……………………………....90

Тема 14: Автоматизація зведеного обліку і складання звітності…………………….93

Тема 1: Інформаційні системи і технології, їх

в управлінні економікою

1. Поняття інформаційних систем, їх класифікація.

2. Структура інформаційних систем.

3. Сучасні інформаційні системи підприємства.

4. Поняття інформаційних технологій, їх класифікація.

5. Етапи розвитку інформаційних технологій.

6. Апаратне та програмне забезпечення інформаційних технологій.

Одне із значень терміну "система" – це сукупність елементів, які працюють разом при виконанні завдання. Її різновидом є інформаційна система.

Інформаційна система – це автоматизована система, призначена для організації збереження, поповнення, обробки і надання користувачам інформації відповідно до їхніх запитів.

До складу інформаційної системи належить функціональна та забезпечувальна частини.

Функціональна частина (предметна галузь) – це галузь людської діяльності, де розробляється, впроваджується або використовується інформаційна система.

Забезпечувальні компоненти – це засоби, за допомогою яких функціонує інформаційна система.

Інформаційні системи поділяються на такі основні класи:

• інформаційно-пошукові системи;

• системи обробки економічної інформації;

• системи електронного документообігу;

• системи підтримки прийняття рішень;

• геоінформаційні системи.

Інформаційно-пошукові системи призначені для збору, нагромадження, збереження і видачі інформації, представленої у виді електронних документів. Основною відмінністю систем даного класу є те, що об'єктом збереження в базі даних є електронний документ, а програма інформаційно-пошукової системи має розширені можливості пошуку потрібного документа в електронній картотеці за відомим користувачу критеріями. Наприклад, інформаційно-пошукова система по законодавчим документам, інформаційно-пошукова система глобальної мережі Internet та ін.

Системи обробки економічної інформації орієнтовані на накопичення, зберігання, обробку і видачу інформації, що представлена у виді структурованих записів у комп’ютерних базах даних. Це найбільш поширений клас ІС. Наприклад, бухгалтерські програми, програми оперативного обліку, тощо.

Система електронного документообігу використовується в комп’ютерних мережах і орієнтовані на забезпечення підготовки, оформлення, реєстрації, передачі, прийому електронних документів. Наприклад, система „Клієнт-Банк”.

Системи підтримки прийняття рішень (СППР) – це інтелектуальні системи, що призначені для видачі експертних рішень щодо окремих виробничих ситуацій. СППР основані на використанні математичних моделей та алгоритмів та призначені для вирішення задач планування, прогнозування, розподілення ресурсів, тощо.

Геоінформаційні системи передбачають прив'язку до карти місцевості комп'ютерної бази даних по об’єктам, розташованим на відповідній території.

Сферою використання інформаційних систем є будь-яка галузь людської діяльності, де існує необхідність в обробці великих обсягів інформації.

Комп'ютерні інформаційні системи належать до класу складних систем, які містять у собі багато різноманітних елементів, що взаємодіють. Тому при створенні комп'ютерних ІС потрібно ви­значати їх структуру.

Загалом під структурою комп'ютерної ІС розуміють характе­ристику внутрішнього стану системи, опис постійних зв'язків між її елементами.

При описуванні ІС використовують кілька видів структур, які різняться типами елементів та зв'язків між ними, зокрема функ­ціональні, технічні, організаційні, документальні, алгоритмічні, програмні та інформаційні структури.

Функціональна структура – це структура, елементами якої є підсистеми (компоненти), функції ІС або її частини, а зв'язки між елементами – це потоки інформації, що циркулює між ними під час функціонування ІС.

Технічна структура – це структура, елементами якої є облад­нання комплексу технічних засобів ІС, а зв'язки між елементами відбивають інформаційний обмін.

Під організаційною розуміють структуру, елементами якої є колективи людей і окремі виконавці, а зв'язки між елементами – інформаційні, субпідрядності та взаємодії.

Документальна структура – це структура, елементами якої є неподільні складові і документи ІС, а зв'язки між елементами – взаємодії, вхідності і субпідрядності.

Елементами алгоритмічної структури є алгоритми, а зв'язки між алгоритмами реалізуються за допомогою інформаційних ма­сивів.

У програмній структурі зв'язки між елементами також реалі­зуються у вигляді інформаційних масивів, а елементами структу­ри є програмні модулі.

Інформаційна структура – це структура, елементами якої є форми існування і подання інформації у системі, а зв'язки між ними – операції перетворення інформації в системі. Елементами інформаційної структури можуть бути також інформаційні маси­ви, а зв'язками – операції роботи з масивами: ввід, коригування, перегляд, знищення і т. ін.

На даний момент існує декілька концепцій ІС підприємства:

1. Система управління ресурсами підприємства –планування ресурсів підприємства.

2. Система управління логістикою (управління каналами постачання).

3. Система управління даними про вироби на промислових підприємствах (управління збиранням виробів)

4. Система автоматизованого проектування та технологічної підготовки виробництва

( автоматизоване проектування та виробництво).

5. Система документообігу (потік документів).

6. Інформаційна автоматизована система бухгалтерського обліку. Інформаційна система бухгалтерського обліку підтримує дві основні функції:. реєстрацію господарських операцій та підтримку прийняття рішень. Це частина інформаційної системи, що має відношення до оцінки, аналізу та прогнозування доходу, прибутку та інших економічних подій на підприємстві в цілому та в його підрозділах окремо.

7. Система представлення даних для аналізу керівництвом.

8. Системи організації робочого простору.

9. Середовище Іnternet.

10. Система електронної комерції.

11. Спеціалізовані програмні продукти або системи для вирішення інших завдань.

Під інформаційною технологією ( ІТ ) розуміють систему методів і способів збирання, накопичення, зберігання, пошуку і оброблення інформації на основі застосування засобів обчислювальної техніки. Інакше кажучи, інформаційні техно­логії визначають способи, методи і засоби збирання, реєстрації, передачі, зберігання оброблення і видачі (розповсюдження або публікації) інформації в інформаційних системах. ІТ відповідають на запитання "як, за допомогою чого?".

Оскільки ІТ є поєднанням процедур, що реалізують функції збирання, накопичення, зберігання, оброблення і передачі даних із застосуванням технічних засобів, тому ІТ невід'ємно пов'язана з технічним і програмним середовищем, в якому її реалізовано.

Інформаційні технології залежать від різних компонентів, зокрема:

• технічних засобів;

• персоналу, здатного використовувати їх;

• організації, яка об'єднує засоби і персонал в єдиному процесі;

• інформаційних засобів, що здійснюють формування й видачу інформації. Основу технології оброблення даних становлять процеси перетворення вхідної інформації на результатну. Кожна ІТ закінчується створенням інформаційного продукту.

ІТ можна класифікувати за наступними ознаками:

За способом використання засобів обчислювальної техніки під час оброблення інформації:

- ІТ у централізованих ІС;

- ІТ у децентралізованих ІС;

За способом реалізації в ІС:

- традиційні ІТ;

- нові ІТ;

- високі ІТ;

За ступенем охоплення задач управління:

- ІТ електронного оброблення даних;

- ІТ автоматизації функцій управління;

- ІТ підтримки прийняття рішень;

- ІТ електронного офісу;

- ІТ експертної підтримки;

За типом користувацького інтерфейсу:

- пакетні;

- діалогові;

- мережеві;

За способом побудови мережі:

- локальні;

- глобальні;

- багаторівневі;

- розподілені;

За класом технологічних операцій, що реалізуються:

- робота з текстовими редакторами;

- робота з табличними процесорами;

- робота з системами керування базами даних;

- робота з графічними об'єктами;

- мультимедійні системи;

- гіпертекстові системи;

За моделями обчислювального процесу:

- хост-орієнтовані ІТ;

технології, що реалізують модель процесу з розподіленими ресурсами;

- технології "клієнт-сервер";

За видом предметної області, що обслуговується:

- ІТ бухгалтерського обліку;

- ІТ банківської діяльності;

- ІТ податкової діяльності;

- ІТ страхової діяльності тощо.

З появою ЕОМ настала ера «комп'ютерної» інформаційної технології, у своєму розвитку пройшла кілька етапів.

Основне завдання ІТ етапу машинних ресурсів (50 - 60-ті роки XXст.)| полягало в підвищенні ефективності оброблення даних за формалізованими алгоритмами або такими, що легко формалізуються. Концепція ІТ полягала в тому, що все, що можуть робити люди, вони повинні робити; ЕОМ виконувала лише роботи з опрацювання інформації, які люди принципово виконувати не могли, наприклад, масові розрахунки.

Для етапу програмування (середина 60-х - початок 80-х років XX ст.) визначальним став широкий випуск міні-ЕОМ. Вартість машинних ресурсів істотно знизилась, тому метою ІТ стала економія праці програмістів. Докорінно змінилась концептуальна орієнтація: все, що можна запро­грамувати, повинні робити ЕОМ, люди повинні виконувати лише те, що не можна запрограмувати.

Основу концепції третього етапу - нової інформаційної технологи (НІТ) (1970 - 1990 рр.) становлять розподілена комп'ютерна техніка, "дружнє" програмне забезпечення, розвинуті комунікації. Користувачеві надавалась можливість автоматизувати все, що люди можуть описати, програмувати без програмістів. Основним завданням НІТ було створення типової технології автоматизації персональних обчислень, а метою - економія праці користувачів. Елементом НІТ стало автоматизоване робоче місце фахівця певного профілю.

В основу концепції високих ІТ (четвертий етап, кінець XX ст. - по т .ч.) покладено ідею вдосконалення засобів спілкування між людьми з глобалізацією інформаційного простору до масштабів планети.

Здешевлення вартості ПЕОМ і широке їх охоплення глобальними комп’ютерними мережами, що грунтується на платформі "клієнт-сервер", сприяло виникненню високих ІТ (ВІТ).

Розвиток комп’ютерних технологій нерозривно пов’язаний з розвитком інформаційних систем. Для вирішення будь-яких завдань за допомогою ЕОМ необхідно створити відповідне технічне та програмне забезпечення.

Інформаційне забезпечення містить сукупність інформації, що зберігається, використовується та обробляється в інформаційній системі. До складу інформаційного забезпечення належить позамашинна та машинна інформаційні бази. Позамашинна інформаційна база складає: систему первісних, довідкових, нормативних та вихідних документів; систему класифікації та кодування; технічну документацію. Машинна інформаційна база складає: комп’ютерну базу даних; електронні документи; екранну допомогу.

Технічне забезпечення – це комплекс технічних засобів (КТС), що використовуються в інформаційній системі. До КТС належить: комп’ютерна техніка; периферійне обладнання; засоби оргтехніки; технічні лінії зв’язку.

Програмне забезпечення містить комплекс програм для управління технічними засобами та вирішення функціональних задач інформаційної системи.

Програмне забезпечення поділяється на системне та прикладне.

До системного програмного забезпечення належать:

Операційні системи (Windows, UNIX, OS/2, MAC), що вирішують функції управління технічними засобами та зв’язку з користувачем;

Програми-утілити для виконання додаткових функцій, наприклад, архівація, пошук вірусів, тощо;

Програми тестування обладнання та технічного обслуговування.

Технологічне забезпечення ­– це сукупність заходів та процедур по обробці інформації для вирішення функціональних задач інформаційної системи.

Математичне забезпечення – це набір методів та алгоритмів, що використовуються в ІС, наприклад, алгоритми оптимізації, прогнозування, аналізу, тощо.

Організаційне забезпечення – це сукупність робіт та заходів щодо розробки, впровадження та експлуатації інформаційних систем.

Лінгвістичне (мовне) забезпечення – це засоби інтерфейсу між користувачем та програмними засобами інформаційної системи. Лінгвістичне забезпечення поділяють на: командний інтерфейс – коли в якості взаємодії між користувачем і системою ви користуються команди та відповіді; графічний інтерфейс користувача – коли засобом взаємодії є візуальні об’єкти (меню, панелі інструментів, діалогові вікна, тощо).

Ергономічне забезпечення – це сукупність заходів, пристроїв та обладнання, необхідних для сприйняття нормальних умов функціонування персоналу та обладнання інформаційних систем та забезпечення умов техніки безпеки.

Кадрове забезпечення – вимоги до персоналу відповідних категорій, що займаються розробкою, впровадженням та експлуатацією інформаційних систем.

Правове забезпечення – сукупність нормативних документів, що регламентують створення та експлуатацію інформаційних систем.