4.5. Описание мероприятий III этапа: разработка документации смк по осуществлению таможенного контроля

Третий этап включает в себя создание документации СМК в соответствии с разработанным планом-графиком и разработку / сопровождение необходимого программного обеспечения.

Документация - это один из основных элементов функционирования СМК. ключевым в СМК является подход «документируй то, что ты делаешь, и делай так, как задокументировал». Определяя формы и виды взаимодействий и устанавливая порядок ввода и вывода информации, она обеспечивает выполнение функций СМК.

Документация СМК представляет собой иерархическую систему, включает в себя три уровня: Ш

I. Руководство по качеству - основной документ, содержащий как неотъемлемую часть Политику и стратегические цели в области качества, а также описание состава СМК и реализации всех требований, предъявляемых к СМК стандарт/ ИСО 9001:2008.

II. Требуемые ГОСТ Р ИСО 9001:2008 обязательные документированные процедуры (стандарты таможенного органа), необходимые для обеспечения эффективного планирования, осуществления ТК, координации и управления им.

Стандарты таможенного органа могут носить как общесистемный характер («Управление документацией СМК», «Управление записями», «Внутренний аудит», «Мониторинг, измерение и оценка СМК», «Анализ со стороны руководства», «Улучшение. Корректирующие и предупреждающие действия»), так и быть ориентированы конкретно на ТК («Порядок совершения должностными лицами таможенных органов таможенных операций при декларировании товаров и транспортных средств, перемещаемых через таможенную границу», «Электронное представление документов и сведений при таможенном декларировании товаров и транспортных средств» и т. п.).

Разработка стандартов по основным подпроцессам ТК включает в себя составление блок-схем и описания подпроцессов с привязкой каждого действия должностного лица к требованиям нормативно-правовых документов, систематизацию нормативно-правовой базы, регламентирующей действия должностных лиц в каждом подпроцессе.

Примерная структура стандарта таможенного органа:

1. Область применения;

2. Нормативные ссылки;

3. Термины и определения;

4. Обозначения и сокращения;

5. Основные положения;

6. Требования стандарта;

Приложения;

Согласующие подписи;

Лист регистрации изменений и лист ознакомления.

III. Внутренние документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений и персонала таможенных органов в СМК:

- документы по планированию (планы качества);

- документы по управлению ТК, содержащие соответствующие критерии и методы мониторинга, измерения, анализа и улучшения; I

- регистрационно-учетные документы по качеству (записи, контрольный листки);

- инструкции, методики и т. п.

Записи по качеству - документация по доказательству качества ТК и его результатов, в которой содержатся зарегистрированные значения контролируемых признаков и параметров.

При организации работ по разработке документации СМК рекомендуется предусмотреть выполнение следующих мероприятий:

- назначение должностных лиц, персонально ответственных за разработку и своевременную актуализацию каждого документа в системе документации СМК;

- координация работ, обеспечивающая взаимосвязь разрабатываемых и корректируемых документов с Руководством по качеству;

- систематический контроль за ходом работы со стороны руководства таможенного органа, ответственного за качество ТК, и периодическое рассмотрение возникающих вопросов и хода работы на совещаниях с участием руководства таможенного органа;

- сопровождение / разработка необходимого программного обеспечения;

- разработка комплексной системы показателей качества, порядка их мониторинга, измерения, анализа и оценки, что может предполагать создание соответствующей методики, базирующейся, в том числе, на применении статистических методов.

Показатели качества должны отражать степень достижения стратегических целей в области качества.

При практическом применении СМК по осуществлению таможенного контроля в Приволжском таможенном управлении в соответствии с разработанной матрицей баланса интересов заинтересованных сторон были определены 4 цели в области качества:

Цель № 1. Соблюдение требований таможенного законодательства ТС, РФ; обеспечение полноты поступления таможенных платежей в федеральный бюджет; сокращение сроков совершения таможенных операций, издержек участников ВЭД при совершении таможенных операций.

Цель № 2. Формирование квалифицированного и лояльного персонала.

Цель № 3. Обеспечение полноты удовлетворения потребностей таможенных органов в необходимых товарах, работах, услугах при соблюдении оптимального соотношения «цена - качество».

Цель № 4. Обеспечение пригодности, достаточности и результативности СМК.

Далее (при необходимости) осуществляется разработка организационно- технологических схем (блок-схем), что сопровождается анализом существующей системы управления ТК и внесением, в случае необходимости, изменений в имеющиеся подпроцессы и организационную структуру в соответствии с требованиями ИСО 9001:2008.

На основании разработанных документированных процедур рабочая группа готовит окончательную редакцию Руководства по качеству, которое включает в себя :

— область применения СМК;

— документированные процедуры, разработанные для СМК, или ссылки на них;

— описание взаимодействия подпроцессов, включенных в СМК.

После этого регламентирующие документы, такие как: положения о структурных подразделениях, должностные инструкции (регламенты) должностных задействованных в ТК, должны быть приведены в соответствие с разработанными документированными процедурами и Руководством по качеству.

Характер и глубина документации должны отвечать требованиям, устаноленным в законодательных и нормативных актах, а также потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон.

Документация СМК согласовывается со всеми исполнителями и утверждается руководством таможенного органа.

Документация СМК должна постоянно поддерживаться в актуальном состоянии, не допускается нахождение на рабочем месте должностного лица устарев, шей версии документа.

Для этого определяется сетевой ресурс, предпочтительно использование еда. ной интегрированной информационно-справочной системы на основе портальных технологий, где осуществляется размещение документации, ее хранение и актуализация. Всем должностным лицам, задействованным в ТК, обеспечивается доступ к документации СМК.

Для оперативного обмена информацией и установления обратной связи рекомендуется использование автоматизированной системы электронного делопроизводства и документооборота с применением современных компьютерных технологий (АС «ЭДО», «УКИД-2»).

В целях автоматизации процессов мониторинга, измерения, анализа и оценки функционирования СМК целесообразна разработка вспомогательного программного средства, позволяющего в автоматизированном режиме вести учет записей по качеству и осуществлять расчет показателей качества ТК.