4.4. Описание мероприятий II этапа: проведение комплексного анализа существующей системы управления

На втором этапе проводится комплексный анализ существующей системы управления.

Выполнение этапа начинается с определения подпроцессов, выявления их взаимосвязей. Примерная схема взаимодействия процессов в СМК приведена в Приложении 1.

Проводится анализ существующей системы управления, сильных и с сторон деятельности таможенного органа в области качества ТК, а также организационной структуры, функций управления и используемых методов кон качества ТК.

Оценка соответствия фактического состояния управления качеством Политике в области качества и требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2008 осуществляется по следующим направлениям:

• анализ организационной структуры и функций управления таможенные контролем;

• установление уровня квалификации и профессионализма персонала, задействованного в ТК, в том числе посредством проведения тестирования;

• определение уровня удовлетворенности участников ВЭД качеством ТК в том числе посредством анкетирования;

• оценка наличия и использования соответствующих методов мониторинга анализа и контроля качества ТК;

• организация контроля качества ТК.

К проведению анализа привлекаются все структурные подразделения тамо­женного органа, задействованные в ТК, которые в соответствии с установленны­ми формами и сроками представляют руководителю рабочей группы необходи­мую информацию. Основными объектами анализа являются:

• нормативная правовая документация, регламентирующая ТК, документы таможенных органов, которые можно использовать в создаваемой СМК;

• деятельность структурных подразделений по обеспечению качества ТК;

• организационная структура таможенного органа;

• положения о структурных подразделениях, должностные инструкции (ре­гламенты) должностных лиц, задействованных в ТК;

• подпроцессы ТК и информация об их качестве;

• требования к организации рабочих мест должностных лиц, осуществляю­щих ТК;

• методологические, рабочие, технологические, контрольные инструкции;

• программные средства электронной обработки данных;

• протоколы, контрольные карты (листки);

• записи о качестве на бумажных и других носителях информации и т. п.

Анализ должен показать, насколько документация таможенного органа соот­ветствует минимальным требованиям и может быть использована в СМК.

В рамках проведения анализа фактического состояния управления качеством ТК необходимо выяснить следующее:

• как фактически выполняется ТК на рабочих местах;

• какие осознанные или неосознанные отклонения имеются в процессе;

• какие из этих отклонений являются случайными, а какие должны быть учтены при создании СМК для достижения устойчивого и результативного функ­ционирования.

При необходимости составляется план первоочередных мероприятий но повышению качества ТК.

Уточняются подпроцессы ТК и их взаимосвязи, разрабатывается Матрица распределения ответственности и полномочий в СМК. Матрица - это система структурированных элементов, которая показывает распределение ответственности и полномочий между руководством таможенного органа, структурными подразделениями и должностными лицами, задействованными в ТК.

При необходимости вносятся изменения в организационную структуру таможенного органа.

Необходимым условием успешного практического применения СМК является разработка механизма мотивации персонала таможенных органов, задействованного в ТК, к повышению качества ТК. При осуществлении данной работы могут быть использованы различные формы и методы экономического и морального стимулирования, а также современные перспективные методы и технологии управления персоналом.

Одним из возможных инструментов является введение механизма ведомственной аттестации системы управления ТК на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008 и использование его результатов при определении лучшего коллектива таможенных органов и поощрения руководящего состава и должностных лиц таможенных органов.

Также эффективным методом является построение сбалансированной системы показателей деятельности - механизма последовательного доведения до персонала стратегических целей и контроля их достижения через так называемые ключевые показатели эффективности (KPI).

С позиций системного подхода, совокупность перспективных методов и технологий управления персоналом можно интегрировать в единую систему управления человеческими ресурсами, целью которой является обеспечение таможенных органов высококвалифицированными и мотивированными кадрами, формирование благоприятной внутренней среды и вовлеченности персонала.