Официальные письма

Официальное письмо – документ, который подготавливает заключение сделок, важные деловые встречи, содержит предложения, претензии.

По теме делятся на деловую корреспонденцию (экономические, правовые, финансовые вопросы) и коммерческую корреспонденцию (заключение и выполнение коммерческих сделок, сбыт продукции, вопросы снабжения – письмо-запрос, предложение (оферта), ответ, претензия).

По функции делятся на письма, требующие ответа (письмо-запрос, предложение, рекламация (претензия), обращение) и письма, НЕ требующие ответа (письма-подтверждения, напоминания, извещения, заявления, приглашения).

По адресату: обычные письма (в один адрес) и циркулярные (по нескольким адресам, в подчинённые инстанции).

По композиции: одноаспектные (посвящено одной проблеме, вопросу) и многоаспектные (затрагивается несколько вопросов).

По структурным признакам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).

Деловое письмо состоит из таких частей:

1. Реквизиты отправителя (название учреждения, фирмы; адрес, телефон, факс и т.д.)

2. Реквизиты получателя

3. Дата составления письма, регистрационный номер

4. Заголовок к тексту: О семинаре на тему…….. О поставке товара О возмещении убытков

5. Текст письма:

Обращение	Уважаемый господин Иванов! Уважаемые господа! Уважаемые коллеги!
Вводная часть (излагается повод для письма)	В связи с… Нами рассмотрены Ваши предложения…
Основная часть	письмо-приглашение: Приглашаем вас принять участие в конференции….Приглашаем вас посетить выставку письмо-предложение (оферта): Мы можем предложить вам 20 компьютеров Предлагаем вам приобрести наш товар по цене… письмо-извещение: Сообщаем, что ваше предложение принято. Сообщаем, что не сможем выполнить поставку оборудования в срок связи с изменением расписания поездов. письмо-отказ: К сожалению, мы не можем принять ваше предложение о… Компания не может принять ваши условия.
Заключение	С уважением, Иванов И.С. Благодарим за внимание к нашей продукции и надеемся на сотрудничество. Надеемся получить ответ в ближайшее время.

6. Подпись составителя письма.

Пример письма-приглашения

ФГОУ ВПО "АмГПГУ" Россия, 681000 г. Комсомольск-на-Амуре ул. Кирова, 17

Ректору КемГУ проф. Сидорову А.П. 489700, г. Кемерово ул. Лесная, 34

8 декабря 2008 г. № 6

О семинаре на тему "Система высшего образования сегодня"

Уважаемый господин Сидоров!

21 февраля 2009 г. в нашем университете состоится семинар на тему "Система высшего образования сегодня". Приглашаем Вас и преподавателей вашего университета принять в нем участие.

С уважением,

Ректор ФГБОУ ВПО "АмГПГУ"

Шумейко А.А. ______________

Все документы унифицируются и стандартизируются. Унификация документов – приведение к единой системе, форме. Особенность унификации языка документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей. Например:

цель	тип документа	модель
побуждение	приказ, распоряжение	назначить расследование по факту…; обязываю всех начальников отделов…
инициирование, поддерживание отношений	гарантийное письмо письмо-просьба	гарантируем, что… просим Вас…

Стандартизация – установление в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов.

Часто, создавая документы, на предприятиях используют типовые тексты и тексты-трафареты. Типовой текст – это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа (видим образец и создаём свой документ – типизация). Трафарет – текст с пробелами, предназначенными для заполнения их информацией (бланки справок отделов кадров и т.д.).