Возникшие трудности:

Человеческий фактор, а именно невнимательность секретарей которые не замечают присланных по электронной почте информационных писем в следствии чего не информированность студентов и заведующих кафедр.

Не предоставление некоторыми кафедрами дополнительных телефонов и контактов руководителей делегаций что усложняло связь в день проведения форума.

2. Встреча гостей – важная составляющая успеха любого мероприятия. При встрече гости получают самые первые впечатления от мероприятия, и в это время должны появиться первые улыбки приглашенных! На первый взгляд кажется, что встреча гостей не занимает много времени в общем плане проведения мероприятия, но её значение в создании хорошего настроения трудно переоценить - именно поэтому мы постарались продумать до мелочей организацию такого ответственного момента программы.

Трудности при встрече гостей:

Человеческий фактор:

Некоторые участники не обращали внимания на приветствие и указания встречающих.

Путаница в этажах и аудиториях.

Присутствие посторонних лиц, мешающих встречать гостей.

Пожелания: большее количество указателей на этажах и аудиториях, исключение лишних лиц, мешающих выполнению задачи.

Дежурство в аудитории также играет важную роль в успешном проведении мероприятия. Четко поставленная задача и распределение координаторов по аудиториям дало возможность хорошо провести мастер- классы.

Трудности:

не разборчивость в технике, что оттягивало начало проведения мастер-класса

некоторые участники не желали идти на тот или иной мастер-класс, приходилось искать людей, чтобы аудитория не пустовала

3. Регистрация участников конференции

При проведении конференций регистрируют ее участников. Программа строит список всех прибывших на конференцию. Регистрация является важным элементом любой конференции, ведь то как встречают участников влияет на первое впечатление о конференции. Регистрация должна быть быстрой, четкой, но с душой.

Проводя регистрацию мы выполняли следующий действия:

Организация рабочего пространства

Оформление на столах раздаточного материала

Подготовка списков для регистрации

Регистрация участников конференции в соответствии со списками данных

Внесение не заявленных ранее участников в списки

Регистрация научных руководителей

Распределение участников на мастер - классы в соответствии с их пожеланиями

Краткое изложение содержания мастер-классов

Распространение среди участников раздаточного материала (программа конференции, журналы, буклеты компании ЮНИЛИН)

Вручение списков ответственному лицу

Настрой на позитивное и полезное времяпровождение участников

Трудности:

Участников конференции и приглашённых гостей оказалось больше чем в заявках

Некоторые гости забывали или вовсе не знали, что необходимо регистрироваться

4. Подготовка справочных материалов

Для того, чтобы участникам конференции было удобнее ориентироваться в нашем университете, мы делали следующее:

Регистрационные листы с участниками конференции

Объявления, таблички и указатели, развешивали их по корпусу

Бейджи для организаторов конференции

Названия мастер-классов и номера аудиторий

См. Приложение 4

Трудности:

При расклеивании стрелок с указателями мы использовали скотч, некоторые преподаватели были против этого, так как стены от него портятся и поэтому не все указатели были приклеены.

5.

6. Организация кофе-брейка

При организации кофе-брейка важно проследить за тем, что бы он начался во время, без задержки. Сервировка стола должна быть продумана таким образом, что бы гости могли без труда дотянуться до угощений.

Кофе-брейк дает возможность участникам и гостям конференции отвлечься от работы, сменить обстановку, передохнуть, восстановить силы во время приятной непринужденной беседы за чашечкой горячего чая.

Трудности:

Человеческий фактор:

Некоторые гости конференции не убирали за собой - оставляя мусор, который оказывался на полу.

Пожелания:

Добавить в меню кофе-брейка конфеты, которые удобно взять с собой и перекусить ими по окончании конференции.