Глава 3. Информационные потребности компаний и организаций

3.1. Структура информационного обеспечения компании

В компании одним из важных элементов является обеспечение информационными ресурсами решаемых задач и работа с ними. В про­цессе управления информационными ресурсами решается ряд ос­новных задач:

• какие информационные ресурсы выбрать;

• как извлечь из информационных ресурсов необходимые сведе­ния;

• как оценивать найденную информацию;

• как использовать найденную информацию.

Решение этих задач предъявляет требования к технологии доступа к информационным ресурсам и ресурсам знаний.

Главной задачей бизнеса является получение максимальной при­были от своей деятельности. Любая компания действует в условиях конкретной внешней среды, которая оказывает решающее влияние на успехи этой компании. В этой связи анализу внешней среды должно быть уделено особое внимание. В первую очередь к внешней среде относятся характеристики того рынка продукции или услуг, в котором предлагает или собирается предлагать свою продукцию или услуги данная компания. Состояние рынка обычно характери­зуют три группы данных: характеристики спроса, характеристики предложения и результаты исследования особенностей применяемых на этом рынке методов продвижения товаров или услуг к потреби­телю. Основную информацию о внешней среде компании развитых стран в условиях рынка получают из профессиональных баз, деловых ресурсов Интернета и периодических изданий.

Мировые лидеры по производству товаров и услуг постоянно ве­дут конкурентную борьбу между собой, совершенствуя свою продук­цию, улучшая ее качество и снижая себестоимость продукции и услуг. Данный вид деятельности называют инновационной деятельностью.

В условиях мирового экономического пространства новая про­дукция может быть создана только в том случае, если разработчики этой продукции имеют информацию о мировых достижениях в дан­ной области. Помимо перечисленных выше информационных ре­сурсов, разработчики новой продукции должны постоянно пользо­ваться научно-технической информацией, и в первую очередь иметь доступ к мировым базам патентной информации.

Следует отметить, что основная информация, необходимая ком­пании для обеспечения деятельности по анализу внешней среды и инноваций является платной. В связи с этим при решении задач управления информационными ресурсами и знаниями должны при­ниматься меры по минимизации затрат.

Деятельность современной компании, независимо от ее размеров и видов экономической деятельности, сопровождается многочислен­ными информационными потоками, в которые вовлечена информа­ция из внутренних и внешних источников. Внутренняя информация компании в основном содержит сведения о состоянии самой компа­нии, ее ресурсах и ходе деятельности. Внешняя информация, необхо­димая компании, — это сведения о законодательстве, о состоянии экономики, потребителях, конкурентах, новости и др.

Средства управления внутренними информационными потоками на основе современных компьютерных и телекоммуникационных технологий активно разрабатываются IT-компаниями. Системы управления внутренними информационными ресурсами направлены на автоматизацию документооборота компании и включают комп­лекс программного обеспечения, позволяющий собирать информа­цию, обрабатывать и анализировать ее, распространять и применять в деятельности компании. Целью автоматизации документооборота является, как правило, повышение эффективности деятельности компании.

Важным элементом управления современной компанией является упорядочение внутренних информационных процессов. Эксперты в области информатизации бизнеса утверждают, что 90% всех транс­портных перемещений людей связано с информационными задачами (передача опыта, совещания, согласование решений, подписание документов и т.п.). Создание эффективной системы информацион­ного обмена существенно ускоряет процесс принятия решений и решения оперативных задач компании. Задачи автоматизации внут­ренних информационных потоков ставятся и решаются начиная со второй половины XX в., по мере совершенствования информацион­ных, компьютерных и телекоммуникационных технологий.

В условиях формирующегося информационного общества воз­растает значение информации для развития экономики, что ставит перед информационными технологиями новую актуальную задачу — обеспечение эффективной передачи и использования знаний непо­средственно в процессе производства товара или услуги. Решение этой задачи целиком зависит от обеспечения компании информационными ресурсами из внешних источников, которые содержат весь объем накопленной информации и знаний.

Современный уровень развития информационных ресурсов и те­лекоммуникационных технологий позволяет говорить о том, что в мировой практике уже сформирована информационная инфраструк­тура бизнеса, способная обеспечить доступ к необходимым источ­никам информации и знаний.

На передний план информационного обеспечения деятельности компании выходят внешние информационные ресурсы. Эконо­мисты, социологи и теоретики менеджмента сходятся в том, что наи­более востребованной становится способность человека к творческой деятельности, которая включает аналитическую обработку инфор­мации и выработку новых знаний.

Однако современная среда бизнеса является настолько информа­ционно насыщенной, что при работе с информационными ресурсами встает вопрос о том, как выявить и отобрать необходимые сведения из единого информационного пространства.

Рассмотрим источники необходимой информации для компании, приведенные на рис. 3.1. Компания получает до 15% необходимой информации из внутренних информационных источников. Внутрен­ние источники информации, как правило, объединены на основе интегрированной информационной системы, которая позволяет од­новременно нескольким пользователям работать с информацией и своевременно ее обновлять.

Оставшиеся 85% информации находятся во внешних источниках информации, которые образуют мировые информационные ресурсы. Перечень этих источников, их количество зависят от вида деятель­ности компании и решаемых ею задач.

На практике компании получают внешнюю информацию от ин­формационных агентств, которые обеспечивают сбор информации от источников, ее обработку и оперативный доступ к ней на условиях подписки. Таким образом, компании приобретают доступ к необхо­димым сведениям на рынке информационных ресурсов.

Зарубежные компании уделяют огромное внимание управлению информационными ресурсами, которые закупаются на информаци­онном рынке, поскольку это оказывает огромное влияние на эффек­тивность компании (см. гл. 1).

Управление информационными ресурсами в компании может быть реализовано по децентрализованной, централизованной или смешанной схеме.

Информация о внешнней среде компании:

общее состояние мировой экономики

общее состояние российской экономики состояние рынка товаров и услуг

рабочая среда организации

Информация о внутренней среде компании:

Технико-экономические ресурсы

Рис. 3.1. Источники информации

Децентрализованная схема предполагает, что каждое подразделе­ние компании или отдельные сотрудники самостоятельно обеспечи­вают свои информационные потребности (рис 3.2,а)

Децентрализованная схема организации информационного обес­печения может быть реализована в соответствии с организацией форм управления в самой компании (линейная, функциональная, проектная/продуктовая, смешанная и т.д.). Данную схему характе­ризует наличие разрозненных информационных ресурсов, к которым компания имеет доступ, стихийно складывающиеся информацион­ные процессы между подразделениями/сотрудниками. В результате явно проявляются основные недостатки подобной схемы организа­ции информационного обеспечения:

• нерациональное использование средств на приобретение до­ступа к информационным ресурсам;

• отсутствие систематизированного представления об информа­ционных потребностях компании и имеющихся в компании ин­формационных ресурсах;

• дублирование функций, связанных с информационной деятель­ностью.

Децентрализованная схема, несмотря на ряд недостатков, может эффективно применяться в небольших компаниях, где подразделе­ния или отдельные специалисты самостоятельно организуют свое информационное обеспечение, круг информационных потребностей

исчерпывается перечнем известных параметров, а затраты на приоб­ретение доступа к информационным ресурсам сравнительно неве­лики. Кроме этого, децентрализованная схема позволяет специалис­там осуществлять оперативный доступ к источникам информации и своевременно выполнять свои профессиональные обязанности. В российской практике преобладает децентрализованная схема ин­формационного обеспечения.

Централизованная схема информационного обеспечения предпо­лагает наличие информационного центра, в котором осуществляется систематизированная обработка информационных потребностей, отбор необходимых источников информации, выбор и организация наиболее рационального способа доступа к ним и распространение информационных ресурсов в компании (рис. 3.2, б).

Централизованная схема информационного обеспечения позво­ляет организовать эффективное использование информационных ресурсов в компании и сократить затраты на закупку доступа к ин­формационным ресурсам.

В российской практике подразделения, осуществляющие инфор­мационное обслуживание внутренних пользователей и организу­ющие доступ к внешним информационным ресурсам, существуют в крупных компаниях, учебных и научных организациях.

В сложный для экономики переходный период 1990-х гг. крупные российские предприятия лишались своих информационных подраз­делений. Однако в последнее время наметилась тенденция, свиде­тельствующая о том, что компании, нацеленные на инновационное развитие, создают централизованные системы обеспечения инфор­мационными ресурсами.

Пример 3.1. Корпоративная библиотека компании «Минерикс». -

Уральская компания по производству отделочных и декоративных материалов в 2006 г. приступила к формированию корпоративной биб­лиотеки. Тематический рубрикатор библиотеки представлен девятью рубриками, среди которых менеджмент, философия, психология, право, маркетинг, экономика и др. Список книг и рубрик постоянно дополня­ется с учетом целей, ценностей компании. Книги доступны всем сотруд­никам организации. Для этого на внутреннем сайте компании создан раздел «Библиотека», в котором размещен каталог. Кроме того, там же каждый сотрудник имеет возможность выложить интересную, на его взгляд, статью.

Создание внутренней библиотеки — важное событие в жизни компа­нии. По словам исполнительного директора «Минерикс», корпоративная библиотека имеет целью достичь нескольких задач. Во-первых, это ин­формационное поддержание бизнеса. Во-вторых, библиотека способ­ствует реализации одной из ценностей компании — постоянного разви­тия. Книги для библиотеки тщательно отбираются, что позволяет сотрудникам повысить уровень компетенции по нужной тематике.

Источник: В «Минерикс» начато формирование корпоративной биб­лиотеки 03.03.2006, www.minerix.ru