Управление инфомацией и знаниями в компании

ПРЕДИСЛОВИЕ

Управление информацией и знаниями в компании приобретает исключительно важное значение для формирования инновационной экономики. В XXI в. главным источником развития экономики и обеспечения благополучия граждан служат знания, воплощенные в инновациях: достаточно обратить внимание на окружающие нас вещи, за короткий срок успевшие стать привычными, такие как мо­бильная связь, Интернет, компьютеры и т.д.

Большую роль в становлении инновационной экономики разви­тых стран сыграло формирование информационного общества, по­скольку залогом активного внедрения инноваций в экономику слу­жит обмен информацией. Прогрессивный мир встал на путь инфор­мационного общества сравнительно давно: например, в Японии была принята концепция развития информационного общества в 70-х гг. прошлого столетия, в то время как «Стратегия развития информаци­онного общества в Российской Федерации» была утверждена 7 фев­раля 2008 г. При этом единое информационное пространство, в ос­нове которого лежит Интернет, предоставляет экономическим субъ­ектам равные возможности по использованию инновационного потенциала глобального информационного общества.

В условиях глобализации за инновации разворачивается конку­рентная борьба, в том числе и на информационном поле. Выигры­вают в этой конкуренции те компании, которые способны выявить информационные ресурсы, содержащие новые знания, и использо­вать их в процессе производства товара или предоставления услуги. Экономики развитых стран успешно реализуют потенциал инфор­мационного общества для инновационного развития. Результаты экономических исследований с очевидностью показывают, что рос­сийские компании практически не участвуют в глобальной конку­ренции за внедрение инноваций. Принятая Правительством РФ Концепция долгосрочного социально-экономического развития РФ на период до 2020 г. призвана переломить сложившуюся ситуацию, осуществить переход от экспортно-сырьевой к инновационной мо­дели экономического роста. Внедрение и использование компью­терной и телекоммуникационной техники не могут автоматически привести компанию к инновационному развитию. Успех в создании инноваций зависит от эффективной творческой работы сотрудников компании с источниками знаний и информации.

В современном многообразии информационных ресурсов и тех­нологий управление информацией и знаниями играет главную роль в решении задач управления и развития компании, обучении персонала. Управление информацией базируется на современных компью­терных и телекоммуникационных технологиях, их внедрение дикту­ется необходимостью в реализации информационных потребностей компании в знаниях о технологиях, рынках, партнерах, конкурентах, экономике и т.п. От своевременности, актуальности, достоверности получаемых специалистами сведений зависят результаты деятель­ности всей компании. Эффективное управление информацией и знаниями в компании обеспечивает их эффективное использование, а также конкурентные преимущества товаров и услуг компании на мировом рынке.

Учебник направлен на решение задач, которые лежат в основе эффективной системы управления информацией и знаниями в ком­пании. Особое внимание в учебнике уделено практическим аспектам информационного обеспечения компании: выявлению информаци­онных потребностей компании; отбору информационных источни­ков; работе с информационными ресурсами; внедрению технологий поиска и оценке полученных в процессе информационной деятель­ности компании сведений. Теоретический материал учебника про­иллюстрирован примерами, таблицами и рисунками.

Учебник состоит из шести глав, в которых отражен весь процесс организации управления информацией и знаниями в компании.

В главе 1 раскрыто содержание основных понятий, являющихся ключевыми в современной экономике: «знание» и «информация». Рассмотрен рост значения информации для экономического разви­тия по мере совершенствования информационных технологий. В главе рассказывается о становлении теории управления информа­цией и знаниями как самостоятельного вида деятельности, научной дисциплины, необходимой в информационном обществе. Проведен анализ видов документов, являющихся источниками знаний для компании.

Глава 2 посвящена изучению законодательного регулирования информационной деятельности. В ней раскрыты основные права и обязанности граждан по доступу к различным информационным ресурсам, подходы к формированию государственных информаци­онных ресурсов и их структура.

Глава 3 дописывает информационные потребности компании, удо­влетворение которых является главной задачей всего процесса управ­ления информацией. Рассмотрена структура информационного обес­печения компаний, внутренние и внешние источники информации. Большое внимание уделено задачам, решаемым на этапах процесса управления информацией и знаниями. Главный акцент сделан на выявлении и систематизированном описании информационных по­требностей компаний при планировании деятельности, при внедре­нии инноваций и обучении персонала.

В главе 4 представлен мировой рынок информационных ресурсов, история его формирования, современное состояние, факторы и пер­спективы его развития. Более пристальное внимание уделено его важным для бизнеса секторам: деловой и научно-технической ин­формации. Проанализированы информационные ресурсы и вопросы их эффективного использования в деятельности компаний.

Глава 5 посвящена изучению возможностей глобальной сети Ин­тернет с точки зрения оптимизации финансовых и временных затрат на работу с информационными источниками, обеспечения доступа к мировым информационным ресурсам. Большое внимание уделено источникам информации и знаний, доступным всем пользователям Интернета. В главе сделан акцент на практическом использовании Интернета как средства расширения доступа к качественным инфор­мационным ресурсам.

Глава 6 посвящена управлению знаниями. В главе освещены про­блемы управления знаниями, концепции по управлению знаниями в межотраслевом аспекте.

Благодаря обширному практическому материалу, методическому подходу в изложении теоретического материала авторы надеются, что учебник будет не только востребован студентами, но и окажется полезным источником информации для специалистов, решающих информационные задачи в экономике.

Глава 1. ВВЕДЕНИЕ В ИНФОРМАЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ

1.1. Основные определения

Двадцать первый век называют веком глобального информаци­онного общества. В этом отражается значение информации в разви­тии экономики и общества. Внедрение современных компьютерных и телекоммуникационных средств практически во все сферы дея­тельности привело к изменению деловой среды.

В последние годы широкое распространение получил термин «знание», ряд специалистов дают разные определения понятий «зна­ние» и «информация». Хотелось бы напомнить, что тысячелетиями люди считали, что в библиотеках хранятся знания. С появлением понятия «информация», которое вошло в обиход сравнительно не­давно, стали подразумевать, что информация и знания — синонимы. Очевидно, что отделить информацию от знаний в массивах экземп­ляров изданий библиотек или сайтов Интернета, используя вводи­мые разные определения некоторых авторов, практически невоз­можно.

Экономика знаний — это экономика, при функционировании и развитии которой неизмеримо возрастает роль знаний и информации за счет возможностей доступа на базе современных информацион­ных технологий к мировым ресурсам и ресурсам знаний, созданных всем человечеством. Более трех десятилетий назад мировым сообще­ством было признано, что информация не может рассматриваться как общественное благо, так как она имеет стоимость и ценность, т.е. информация — это такой же ресурс производства, как труд, ка­питал и земля. Следовательно, информацией надо управлять так же профессионально, как и другими ресурсами.

Процесс управления информацией осуществляется на основе со­временных компьютерных и телекоммуникационных технологий, которые объединяются в понятие «информационные технологии», однако их необходимо рассматривать как инструменты управления информацией. В теории управления информацией можно выделить два направления: управление информацией в компании (информа­ционный менеджмент) и управление внедрением информационных технологий. В развитых странах, в которых важнейшая информация для принятия управленческих решений распространяется на ком­мерческой основе, получили развитие оба направления и в большей степени — информационный менеджмент.

Выполнение перечисленных задач требует специальных знаний о структуре единого информационного пространства, технологиях доступа к информационным ресурсам, методах работы с ними. В представленном учебнике рассматриваются теоретические и прак­тические аспекты управления информационными ресурсами и зна­ниями в компании.

Ключевым термином данного учебника является «информация». Этот термин вошел в международный лексикон в середине XX в. и к настоящему моменту употребляется во многих отраслях науки — от философии до биологии. В результате данный термин имеет огромное количество определений, предлагающих рассматривать информацию как сигнал, импульс, код, признак, сущность и т.п.

Проблематика, рассматриваемая в данном учебнике, относится к отрасли науки — информатике, изучающей структуру и общие свой­ства информации, а также вопросы, связанные с ее сбором, хране­нием, переработкой, преобразованием, распространением и исполь­зованием в различных сферах деятельности.

Законодательно закреплено следующее определение понятия «ин­формация». Информация — это сведения (сообщения, данные) неза­висимо от формы их представления. Информация, зафиксирован­ная на каком-либо материальном носителе, называется документи­рованной информацией. Информация, зафиксированная на материальном носителе и хранящаяся в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информаци­онных системах), образует информационные ресурсы.

Из определения понятия «информационные ресурсы» следует, во-первых, что существуют средства их обновления и доступа в ин­тересах пользователя, т.е. средства поиска, обработки и выдачи; во-вторых, информация должна быть зафиксирована на каком-либо материальном носителе. Необходимо обратить также внимание на то, что информационные ресурсы — это документированная инфор­мация, содержащаяся не только в базах данных, но и в библиотеках, архивах и других информационных системах.

В последнее время появился ряд публикаций, в которых встреча­ются термины «знания», «ресурсы знаний», «управление знаниями», «экономика знаний» и др. Эти термины в законодательстве, относя­щиеся к области информатики и информационной работы, в насто­ящее время не нормированы. Раскроем их содержание, в указанном

понимании эти термины будут использованы в данном учебнике. Понятие «знание» является ключевым в разделе философии, раскры­вающем теорию познания.

Под знанием понимается результат адекватного отражения дей­ствительности в сознании человека в виде представлений, понятий, суждений, теорий, фиксируемого в виде знаков естественных и ис­кусственных языков.

Пример 1.1. Исторический аспект передачи знаний и информации.

Если рассматривать историю развития человечества с позиций иссле­дования форм передачи информации между людьми, то можно выделить следующие этапы.

1.Основой передачи информации является устная речь.

2.Основой передачи информации является устная речь и письмен­ность.

3.Основой передачи информации является устная речь и книгопеча­тание.

4.Основой передачи информации является устная речь, книгопеча­тание, средства массовой информации (радио, телевидение и др.), ин­формационные системы, в которых доступ потребителя к электронным ресурсам осуществляется непосредственно или через телесети.

На начальном этапе развития человечества наиболее продолжитель­ным, основным способом передачи знания являлась устная речь.

На смену этому этапу пришел этап хранения и передачи знаний — письменность. Письменность позволяла передавать знания в простран­стве и во времени. Иероглифы возникли в конце IV тысячелетия до н.э. К первым научным документам историки относят клинописные плитки Месопотамии. С помощью этих средств, содержащих знания, до нас дошли сочинения в различных областях: истории, географии, астроно­мии. Появились библиотеки — хранилища знаний в рукописных кни­гах.

Алфавиты возникли в конце II тысячелетия до н.э.

Изобретение И. Гутенбергом книгопечатания в 1448 г. ознаменовало начало третьего этапа.

Четвертый этап, начавшийся во второй половине XX в., основан на успехах человечества в развитии компьютеров и сетей связи. Достижения XX в. в области вычислительной техники и телекоммуникационных тех­нологий позволили создать единое информационное пространство. Оно включает электронные информационные системы (базы данных, элект­ронные библиотеки, ресурсы Интернета) и информационные системы на средствах оргтехники (библиотеки, архивы и др.).

Гигантский объем знаний, накопленных человечеством, доходит до нас потому, что они документированы, т.е. хранятся на каких-либо носителях.

Документированные знания в информационных системах явля­ются по аналогии с содержанием термина «информационный ресурс» «ресурсом знаний».

Специалисты в области теории познания отмечают многоуровне­вый характер отношения знания к действительности. Знания различ­ных уровней обладают различной степенью достоверности. Мышле­ние движется от поверхностного знания — достоверных фактов к более глубоким научным знаниям, являющимся обобщением досто­верных фактов. Первичные факты или, как их еще называют, пер­вичные знания сводятся к констатации фактов и их описанию. На­учные знания поднимаются до уровня объяснения фактов.

Будем понимать под знаниями всю совокупность знаний — от описаний фактов (первичных знаний) до научных знаний. Это опре­деление необходимо сделать в интересах практики, так как значи­тельное количество фактов уже являются знаниями. Человечеству для развития должна быть предоставлена информация от первичных знаний до научных, и специалист с его интеллектом сам определит, какие из описаний фактов уже являются научными знаниями. Иногда это очевидно — открытие на небосклоне новой звезды. По­этому, понимая под информацией и сообщения, и данные, и знания, предоставим человеку, обладающему аналитическими способно­стями, возможность производить оценку полученной информации с позиций имеющихся у него знаний и опыта.

В глоссарии междуна­родного руководства по информационной грамотности информация, данные и знания определяются как синонимы.

Логично предположить, что и информационные ресурсы и ресурсы знаний также являются синонимами.

Важным в практической деятельности являются знания в головах людей. От знаний специалистов и возможностей использования этих знаний в практической деятельности зависит успех компании. Есте­ственно, что знания специалистов не могут быть отнесены к ресур­сам знаний по существу термина «ресурс». Знания специалистов компании обычно называют корпоративными знаниями. Проблема­тика совершенствования и использования корпоративных знаний в данной работе, несмотря на ее важность, не рассматривается.

Однако ведущие эксперты и ученые публикуют сведения о своих достижениях, и тем самым часть знаний этих специалистов входит в мировые информационные ресурсы.

В документации по использованию мирового информационного пространства содержимое информационных систем, как элект­ронных, так и традиционных (библиотек), определяется как инфор­мация. В российском законодательстве информационная система — это совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и тех­нических средств.

Рынок информационных услуг может быть определен как совокуп­ность экономических, правовых и информационных отношений по торговле (продаже и покупке услуг) между поставщиками (продав­цами) и потребителями (покупателями) и характеризуется опреде­ленной номенклатурой услуг, условиями и механизмами их предо­ставления и ценами.

Товаром на рынке информационных услуг является информа­ция.

В международный терминологический аппарат широко вошла аббревиатура ИКТ, под которой подразумевают информационные коммуникационные технологии. Информационные технологии — про­цессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких про­цессов и методов. Коммуникационные технологии обеспечивают передачу информации, в том числе на основе традиционных средств: публикация печатных изданий на бумаге, радио и телевещание и т.д.

В первом издании Федеральной целевой программы «Элект­ронная Россия 2002-2010» употреблялся термин ИКТ, в последу­ющем он был заменен на словосочетание «информационные и теле­коммуникационные технологии», так как речь идет именно о пере­даче информации в электронных, т.е. телекоммуникационных, средах, главным образом в Интернете. Однако аббревиатура ИКТ прочно вошла в лексикон специалистов в значении «информацион­ные и телекоммуникационные технологии».

В настоящее время широко используется термин «информацион­ные, компьютерные и телекоммуникационные технологии». В соот­ветствии со смыслом применяемых терминов это технологии реали­зации информационных процессов и процессов обмена информа­цией с помощью телекоммуникаций.

Важнейшей задачей управления информационными ресурсами и знаниями является их формирование и использование.

Виды деятельности, связанные с формированием информацион­ных ресурсов и ресурсов знаний, поддержанием их в актуальном со­стоянии, созданием средств обработки, средств связи, средств копи­рования информации, объединяют в понятие «информационная индустрия». Под средством обработки наряду с вычислительной тех­никой понимается и программное обеспечение. Информационный бизнес — это бизнес, где товаром является информация

Бизнес в сфере информационной индустрии — это бизнес, где товаром явля­ются информация, компьютерная техника, программное обеспе­чение, оргтехника и другие средства, используемые в информацион­ных технологиях.

ИКТ и информационные ресурсы на практике неотделимы друг от друга. Для применения электронных информационных ресурсов необходимо воспользоваться компьютером и компьютерной сетью.

Способность решать задачи информационного обслуживания на уровне максимальных возможностей, определяемых достигнутым на данный момент состоянием развития вычислительной техники и связи, называют информационным потенциалом.