14.4.10. Извлечение информации из базы данных.

Существует 4 основных метода извлечения информации из базы данных:

1. Поиск. Для обнаружения некоторых особых записей рекомендуется использовать команду Правка – Найти.

2. Применение фильтра. Фильтр используется для поиска всех записей, у которых совпадает значение некоторого поля. Например, в базе данных «Истории болезни» таким образом можно найти всех пациентов, страдающих гипертонической болезнью.

3. Сортировка. Для упрощения процедуры извлечения нужных сведений данные можно упорядочить в некоторой последовательности.

4. Создание запроса. Запрос удобно использовать для поиска информации, которая удовлетворяет заданным условиям. Например извлечь информацию о пациентах с диагнозом «пиелонефрит», у которых Hb<100 г/л и т.д.

Поиск записей.

Выполните следующие действия:

1. Откройте таблицу, дважды щелкнув на ее имени во вкладке Таблицы окна базы данных.

2. Щелкните на поле, в котором содержится искомая информация.

3. Выберите команду Правка – Найти. На экране появится диалоговое окно Поиск.

4. В поле образец введите искомый текст или числовое значение.

5. Затем из раскрывающегося списка Просмотр выберите параметр, обозначающий направление поиска, например Вверх или Вниз.

6

Таблица 2

Операторы сравнения, используемые для создания условий отбора

Оператор	Название
<	Меньше
<=	Меньше или равно
>	Больше
>=	Больше или равно
=	Равно
<>	Не равно

. При осуществлении поиска по нескольким полям нужно снять флажок Только в текущем поле.

7. После определения всех параметров поиска щелкните на кнопке Найти. Если соответствующие заданному образцу данные будут найдены, они будут выделены в соответствующем месте таблицы.

8. Для продолжения поиска щелкните на кнопке Найти далее, а затем повторите эту операцию необходимое количество раз.

9. По окончании операции поиска щелкните на кнопке Закрыть.

Применение фильтра.

В отличие от описанной выше простой операции поиска при использовании фильтра могут быть найдены сразу несколько записей. В Access предусмотрено несколько способов создания и применения фильтра: обычный фильтр, фильтр по выделенному и фильтр с исключением выделенного.

Рассмотрим как создать обычный фильтр:

1. Откройте таблицу, для которой предполагается создать фильтр.

2. Затем выберите команду Записи – Фильтр – Изменить фильтр. На экране появится таблица фильтра.

3. Условия отбора записей можно вводить несколькими способами:

1. Выбор условий отбора из списка. Для поиска записей в таблице с некоторыми заданными значениями можно раскрыть все необходимые списки и выбрать из них эти значения (Таблица 2).

2. Использование оператора «или» для выбора нескольких значений из одного списка. Для выбора нескольких значений из одного раскрывающегося списка щелкните на вкладке Или в нижней части окна фильтра, а затем выберите нужное значение списка.

3. Операторы сравнения. Для поиска в таблице записей с некоторыми значениями числового типа можно ввести в качестве условия отбора записей нужное число и оператор сравнения.

4. После выбора всех условий отбора щелкните на кнопке Применение фильтра панели инструментов – результаты применения фильтра будут отображены в таблице.

14.4.11. Сортировка и упорядочивание записей в таблице.

Сортировка – это определение такого порядка записей в таблице базы данных, при котором достигается более быстрый доступ к данным. Для сортировки записей в таблице выберите поле или столбец, по которому будет проведена сортировка, а затем щелкните на кнопке либо Сортировка по возрастанию, либо Сортировка по убыванию.

Использование запросов.

В отличие от фильтра, который можно применять только для одной таблицы, с помощью запроса можно извлекать информацию сразу из нескольких таблиц базы данных. После определения таблиц, на основе которых будет создан запрос, следует выбрать используемые поля в запросе поля. В бланке запроса можно также указать порядок сортировки результатов выполнения этого запроса. После создания запроса можно сохранить его с присвоением некоторого имени. Имена сохраненных запросов содержатся во вкладке Запросы. Поэтому, при необходимости, их можно использовать повторно.

В Access предусмотрено создание не менее 15 типов запросов.

Для создания нового запроса следует выбрать вкладку Запросы окна базы данных, а затем либо щелкнуть на кнопке Создать, либо выбрать команду Вставка – Запрос. После выполнения этих действий на экране появится диалоговое окно Новый запрос (Рис.13). В этом окне можно выбрать способ создания нового запроса, например с помощью программы-мастера, а для самостоятельного создания запроса следует выбрать опцию Конструктор, а затем щелкнуть на кнопке Ок.

Рис.13. Диалоговое окно Новый запрос

На вкладке Таблицы диалогового окна Добавление таблицы следует выбрать таблицы, на основе которых будет создан данный запрос.

Чтобы продолжить создание запроса, необходимо выбрать поля из таблиц, на основе которых создается запрос (Рис.14).

Для выбора записей определенного вида можно с помощью строки Условия отбора бланка запроса определить критерии, которым они должны удовлетворять. Для поиска записей в полях с данными числового типа можно использовать числовые условия отбора (Таблица 3).

Рис.14. Создание запроса в режиме Конструктор.

По завершении создания запроса его можно запустить, щелкнув на кнопке Запуск панели инструментов или выбрав команду Запрос – Запуск, после чего результаты запроса будут представлены на экране в режиме таблицы.

Имена всех созданных ранее запросов будут размещены во вкладке Запросы окна базы данных. Чтобы открыть запрос для просмотра результатов, повторного запуска или его изменения, следует щелкнуть на вкладке Запросы, затем на имени нужного запроса и далее либо на кнопке Открыть, либо на кнопке Конструктор.

Создание отчета

Как правило, базы данных используются именно для того, чтобы представить находящиеся в них сведения в распечатанном виде, причем в наиболее привлекательной форме. Access предлагает несколько основных типов отчетов, используя которые можно создать отчет практически любого вида.

В Access предусмотрено три основных способа создания отчетов: автоматически, с помощью мастера отчетов или самостоятельно. Гораздо проще создавать отчет не на основе одной или нескольких таблиц, а на основе запроса.

Для создания отчета:

1. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

2. В этой вкладке щелкните на кнопке Создать для открытия диалогового окна Новый отчет (Рис.15).

3. В нижней части диалогового окна Новый отчет выберите запрос, данные из которого предполагается использовать в отчете.

Рис.15. Диалоговое окно Новый отчет

4. Далее выберите способ создания отчета, например, с помощью мастера отчетов.

5. Щелкните на кнопке Ок.

6. Для перемещения всех полей из списка Доступные поля в Выбранные поля щелкните на кнопке с двойной стрелкой, направленной вправо. Для перемещения некоторых отдельных полей щелкните на кнопке с одной стрелкой, направленной вправо..

7. Затем последовательно щелкая по кнопкам Далее, необходимо переходить в диалоговые окна, в которых выбираются уровни группировки записей, порядок сортировки записей в отчете, стиль оформления отчета.

8. В последнем диалоговом окне мастера отчетов введите имя нового отчета и щелкните на кнопке Готово. Созданный отчет будет отображен на экране в режиме предварительного просмотра.

Открытие ранее созданного отчета.

Для открытия ранее созданного отчета выберите вкладку Отчеты окна базы данных, а затем дважды щелкните на имени требуемого отчета. Необходимо отметить, что информация в отчетах обновляется одновременно с обновлением соответствующих сведений, содержащихся в базе данных. Если, например, в базу данных будет введена новая запись или будет изменена часть существующей записи, которая содержится в созданном ранее отчете, то при его открытии все внесенные изменения будут моментально отражены в нем.

Печать отчета.

Для печати всего отчета щелкните правой кнопкой на имени отчета во вкладке Отчеты окна базы данных, а затем выберите из контекстного меню команду Печать. Для печати некоторой части отчета дважды щелкните на имени отчета во вкладке Отчеты окна базы данных, а затем выберите команду Файл - Печать. Затем в диалоговом окне Печать установите диапазон печатаемых страниц отчета с помощью переключателя Печатать и щелкните на кнопке Ок.

Сохранение отчета в виде документа текстового редактора Word.

Отчет можно сохранить в виде документа текстового редактора Word, а затем при необходимости изменить в нем шрифты, а также другие элементы форматирования. Для этого:

1. Откройте отчет в режиме предварительного просмотра с помощью двойного щелчка на его имени во вкладке Отчеты окна базы данных.

2. Щелкните на кнопке раскрытия списка Связи с Office панели инструментов, а затем из раскрывающегося списка выберите команду Публикация в MS Word. На экране появится сообщение о том, что содержимое данного отчета выводится в некоторый файл программы MS Word. А затем отчет будет открыт в текстовом редакторе Word как документ формата RTF.