14.4.8. Режим формы
Наряду с режимом таблицы, формы также являются одним из основных способов просмотра и ввода информации в базе данных. Формы в Access очень похожи на стандартные бумажные бланки, которые порой приходится заполнять, например, при ведении истории болезни пациента. Каждое поле формы имеет ярлык, а также содержит какую-то информацию или предназначено для ее ввода. В форме можно одновременно просматривать все поля одной записи. Более того, одна таблица может иметь несколько форм, а в одной форме могут содержаться сведения из нескольких связанных таблиц.
Создание формы.
В Access предусмотрено три способа создания форм: в режиме конструктора, путем создания автоформы и с помощью мастера форм (Рис.8).
Рис.8. Создание форм в Access
Создание формы следует начать с активизации вкладки Формы окна базы данных. Далее необходимо щелкнуть на кнопке Создать и на экране появится диалоговое окно Новая форма (Рис.9).
Рассмотрим подробно создание формы с помощью мастера форм:
1. В диалоговом окне Новая форма выберите опцию Мастер форм и щелкните по кнопке Ок. На экране появится диалоговое окно мастера. В нем следует выбрать поля, которые будут находиться в форме (Рис.9).
Рис.9. Диалоговое окно мастера форм
2. Из списка Таблицы/запросы выберите первую таблицу (или запрос), из которой следует извлечь поля для данной формы.
3. Для перемещения выбранного поля в список Выбранные поля щелкните на поле Доступные поля, а затем на кнопке со стрелкой, направленной вправо. Для перемещения всех полей следует выбрать кнопку с двойной стрелкой, направленной вправо.
4. Повторите пп.2-3 для перемещения всех нужных полей в список Выбранные поля.
5. Для продолжения работы щелкните на кнопке Далее. В следующем диалоговом окне можно выбрать тип представления данных, порядок следования данных из разных таблиц.
6. Щелкните на кнопке Далее для продолжения работы и перехода к диалоговому окну, в котором нужно выбрать стиль формы. В этом окне можно просмотреть все имеющиеся стили форм и выбрать наиболее подходящий.
7. Щелкните на кнопке Далее и перейдите в диалоговое окно, где необходимо указать имя формы.
8. Щелкните на кнопке Готово, после чего новая форма отобразится на экране (Рис.10).
14.4.9. Ввод информации в базу данных Access.
Ввод данных может осуществляться как в режиме таблицы так и в режиме формы.
Рис.10. Новая форма
14.4.9.1. Ввод данных в таблицу Access.
Пользователь вводит информацию в таблицу, представляющую собой сетку столбцов и строк, похожую на электронную таблицу. Каждая строка является записью, а каждый столбец - полем.
Для ввода данных в таблицу следует прежде всего перейти в режим таблицы. Для этого нужно выбрать в окне базы данных вкладку Таблицы, а затем дважды щелкнуть на имени нужной таблицы (Рис.11).
Рис.11. Ввод данных в таблицу
Для ввода данных следует перейти к последней записи таблицы: либо щелкнуть на кнопке Новая запись панели инструментов, либо прокрутить содержимое таблицы до появления пустой строки. По окончании ввода данных в первом поле следует нажать клавишу <Tab> или <Enter>, после чего курсор переместится в следующее поле. После ввода данных во все поля этой записи еще раз нажмите клавишу <Tab> или <Enter>, и курсор переместится в следующую запись.
Редактирование данных.
Для редактирования данных щелкните на нужном поле таблицы, а затем введите или удалите все нужные символы. Для замены некоторого фрагмента в поле его следует выделить и ввести новые данные. При этом выделенные данные будут удалены, а вместо них появятся вновь введенные данные.
Удаление записей.
Выделите предназначенную для удаления запись.
Щелкните на кнопке Удалить запись панели инструментов.
Подтвердите удаление, щелкнув на кнопке Да в появившемся диалоговом окне.
Печать таблицы.
1. Откройте базу данных двойным щелчком на ее имени во вкладке Таблицы окна базы данных.
2. Выберите команду Файл-Печать.
3. В диалоговом окне Печать укажите диапазон печатаемых записей.
4. Щелкните на кнопке Ок.
14.4.9.2. Ввод данных в формы.
Для ввода данных в формы щелкните либо на кнопке Новая запись панели инструментов, либо на кнопке Новая запись в нижней части формы (Рис.12). На экране появится пустая форма, куда можно вводить данные. Окончив ввод данных в одном из полей, нажмите клавишу <Tab> или <Enter> для перемещения в другое поле. После ввода информации в последнее поле при нажатии клавиши <Tab> или <Enter> данные этой формы будут сохранены на диске, а на экране появится новая пустая форма.
Рис.12. Ввод данных в форму.
Просмотр записей в форме.
Для перемещения в форме от одной записи к другой и просмотра данных в них следует использовать панель перемещения, расположенную в нижней части формы.
Удаление записей.
Для удаления записи из формы следует перейти к этой записи и щелкнуть на кнопке Удалить запись панели инструментов, а затем в появившемся диалоговом окне на кнопке Ок для подтверждения этого удаления.
Печать формы.
Выполните следующие действия:
1. Для печати одной записи отобразите ее на экране
2. Выберите команду Файл-Печать. На экране появится диалоговое окно Печать.
3. В появившемся диалоговом окне укажите диапазон печатаемых записей.
4. Щелкните на кнопке Ок.