14.4.5. Переименование и удаление полей.

Переименование поля следует выполнять в режиме конструктора, щелкая на соответствующей ячейке столбца Имя поля, удаляя старое и вводя новое имя.

Прежде чем удалять поле, стоит хорошо подумать, т.к. вместе с полем удаляются все данные во всех записях таблицы без возможности их восстановления. Для удаления поля выполните перечисленные действия:

1. В режиме конструктора выберите поле, которое нужно удалить.

2. Щелкните на кнопке Удалить строки или, щелкнув правой кнопкой мыши, выберите из контекстного меню команду Удалить строки.

3. В ответ на сообщение с предложением подтвердить операцию удаления щелкните на кнопке Да.

14.4.6. Выбор ключевого поля.

Выбор ключевого поля весьма важный этап создания таблицы, поэтому при выходе из режима конструктора таблицы без указания ключевого поля на экране появится упоминание о необходимости его указания. Дело в том, что записи в Access идентифицируются именно с помощью ключевого поля. Следовательно, значения поля , выбранного в качестве ключевого, должны быть различными для всех записей таблицы. Не рекомендуется в качестве ключевого поля использовать фамилии, т.к. некоторые распространенные фамилии могут довольно часто повторяться в таблице.

Если в данной таблице нет поля, подходящего для этих целей, то для создания ключевого поля можно выбрать комбинацию полей или создать новое поле типа Счетчик, которое и будет ключевым. Все значения в поле типа счетчик должны быть разными.

14.4.7. Создание связей между таблицами.

Как уже описывалось ранее, не рекомендуется хранить все данные в одной таблице. Данные можно хранить в нескольких таблицах, передавая по мере необходимости всю хранящуюся в них информацию, организуя запросы на основе сразу нескольких таблиц, применяя формы, а также создавая отчеты с использованием данных из многих таблиц. Однако выполнение всех этих операций в Access возможно только в том случае, когда между таблицами определены связи.

Связь устанавливается между полями разных таблиц, которые обычно имеют одно и то же имя. Причем связь организована таким образом, что данные из одной таблицы могут использоваться в другой. Более того, они обычно организованы между ключевыми полями этих таблиц (Рис.7).

Для размещения связываемых таблиц в окне Схема данных выполните следующее:

1. Выберите команду Сервис – Схема данных. Появится окно Схема данных или диалоговое окно Добавление таблицы.

2. Для выбора таблицы, запроса или таблиц и запросов вместе щелкните на одной из вкладок Таблицы, Запросы или Таблицы и запросы.

3. Щелкните на таблице или запросе, которые следует разместить в окне Схема данных.

4. Щелкните на кнопке Добавить.

5. Повторяйте пп. 2-4 до тех пор, пока в окне Схема данных не будут размещены все те таблицы и запросы, между которыми надо установить связь.

6. Щелкните на кнопке Закрыть.

После размещения нужных таблиц в диалоговом окне Схема данных приступают к определению связей между ними:

1. В одной из таблиц (таблица 1 Рис.7) перетащите и опустите с помощью мыши нужное поле в другую таблицу (на Рис.7 поле Код пациента).

2. Отпустите кнопку мыши, и на экране появится диалоговое окно Связи. Это окно содержит имя перетаскиваемого поля и поля, на котором оно было опущено, а в нижней части окна указан тип созданной связи.

3. Щелкните на кнопке Создать.

Рис.7. Для получения информации о связях между таблицами базы данных следует выбрать команду меню Сервис – Схема данных