14.4.2. Создание новой базы данных в Access
Прежде чем приступить к созданию базы данных, следует составить ее приблизительный проект с помощью карандаша и бумаги. Необходимо решить, какие поля следует включить в базу данных и на сколько разных частей будет разделена вся информация. Поля для базы данных лучше выбирать «с перебором», чем «с недобором». После выбора полей их следует распределить по разным таблицам.
В Access базу данных (БД) можно создавать либо вручную, либо с помощью мастера баз данных. Access предусматривает 22 различных типа баз данных. После создания БД с помощью мастера или шаблонов в вашем распоряжении будет несколько готовых к использованию форм, запросов и отчетов. При желании их можно видоизменить и усовершенствовать.
Рассмотрим последовательность действий при создании базы данных вручную.
Запустить Access.
В появившемся окне (Рис.3) установить переключатель Новая база данных и щелкнуть по кнопке Ок. После выполнения этих действий на экране появится диалоговое окно Файл новой базы данных.
Рис.3. Окно Access для создания новой базы данных
Найдите папку, в которой следует сохранить файл базы данных, введите его имя в поле Имя файла, а затем щелкните на кнопке Создать.
После выполнения этих действий на экране появится окно с 6 вкладками: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы и Модули (Рис.4). Теперь можно приступать к созданию отдельных частей базы данных.
Рис.4. Окно базы данных Access
14.4.3.Создание таблицы
В Access предусмотрено 3 способа создания таблицы: с помощью выбора полей в режиме конструктора, с помощью мастера таблиц или посредством импорта данных из уже существующей таблицы. Для этого в диалоговом окне Новая таблица выбрать один из трех основных способов создания таблицы: Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц (Рис.5).
Рис.5. Диалоговое окно Новая таблица
Рассмотрим создание таблицы с помощью Конструктора (Рис.6).
14.4.4. Создание поля:
- в ячейку столбца Имя поля введите имя нового поля, которое может содержать до 64 символов;
- для выбора типа данных, размещаемых в этом поле, щелкните на ячейке столбца с заголовком Тип данных. При этом в ячейке появится слово Текстовый. Если нужен другой тип данных, необходимо щелкнуть на кнопке раскрытия списка и выбрать необходимый тип. Кроме того, можно определить его размер, формат отображения данных на экране и другие характеристики (Таблица 1);
Рис.6. Создание таблицы в режиме Конструктора
- ячейка Описание предусмотрена для ввода дополнительного описания данных, хранящихся в этом поле.
Таблица 1
Типы данных, используемые в Access
Тип данных |
Для чего используется |
Текстовый |
Для хранения текста. Не может быть длиннее 255 символов |
Поле Мемо |
Этот тип рекомендуется применять для включения в таблицу данных описаний (например, примечаний) |
Числовой |
Для хранения чисел |
Дата/время |
Для хранения даты и времени |
Денежный |
Для хранения значений денежных сумм, которые предполагается использовать в вычислениях |
Счетчик |
Для ввода порядкового номера каждой новой записи таблицы |
Логический |
Для сохранения данных логического типа, таких как, например, Да/Нет, Истина/Ложь или даже Присутствует/Отсутствует и т.д. |
Поле объекта ОLE |
Для хранения текста, электронных таблиц, рисунков, звуков и других данных, которые были созданы не в Access, а в Word, Excel или других программах |
Гиперссылка |
Для хранения гипертекстовых ссылок |
Мастер подстановок |
Для извлечения значений из другой таблицы или из списка значений в поле со списком |