14.4. Работа с базой данных в среде Access.

Access – является реляционной базой данных, т.е. данные хранятся в ней не в одной большой таблице, а в нескольких разных таблицах, связанных между собой таким образом, чтобы в любой момент можно было объединить или извлечь все необходимые данные из этих таблиц. Чтобы объяснить принцип действия реляционной базы данных, рассмотрим показанную на Рис.1 базу данных на основе плоского файла, которая в отличие от реляционной базы данных состоит из одной большой таблицы. В рассматриваемой базе данных перечислены фамилии и контактные телефоны специалистов терапевтического и хирургического отделений городских больниц. При такой организации базы данных каждый раз при вводе сведений о новом человеке придется полностью вводить всю относящуюся к нему информацию, причем некоторую ее часть повторно, несмотря на то, что она уже содержится в базе данных. В рассматриваемом примере повторно придется вводить название отделения и контактный телефон.

Рис. 1. Пример базы данных на основе плоского файла

С другой стороны, при вводе сведений о новом человеке в таблицы реляционной базы данных информацию об адресе больницы, названиях отделений и контактных телефонах каждой из больниц повторно вводить не придется. Достаточно ввести фамилию и название больницы, в которой человек работает.

В реляционной базе данных информацию можно извлекать из совершенно разных таблиц и собирать ее в одном месте. Вообще, данные рекомендуется размещать в нескольких таблицах именно потому, что при их вводе можно избежать повторного ввода информации в различных полях, сэкономив при этом время. Например, при создании базы данных для хранения историй болезней пациентов можно создать такие таблицы, как «паспортные данные пациентов», «результаты обследований», «назначенное лечение» и т.д.

Таким образом, чтобы определить разницу между обычными таблицами (электронными таблицами) и реляционными СУБД необходимо обратить внимание на 3 основных момента:

1. Все реляционные СУБД предназначены для обработки очень больших объемов данных;

2. В реляционных СУБД таблицы можно без труда связывать, представляя их данные в виде единой таблицы;

3. В реляционных СУБД дублирование информации сведено к минимуму. Повторяются только коды, связывающие данные нескольких таблиц.

14.4.1. Функции и режимы Access.

В отличие от текстовых редакторов и приложений разработки электронных таблиц, Access – программа многофункциональная. Хотя текстовые редакторы и обладают множеством очень сложных функций, все они в конечном счете служат следующим основным целям: обеспечивают ввод, форматирование и печать текстов. То же самое касается и электронных таблиц. Что касается Access, то у нее несколько рабочих режимов и следующие функции:

1. Организация данных. Эта функция включает создание таблиц и предоставление возможности пользователю работать с их данными в классическом табличном формате (со строками и столбцами).

2. Связывание таблиц и отбор данных. Здесь речь идет о возможности связывать между собой данные нескольких таблиц и отбирать их таким образом, чтобы создавать новые временные таблицы с необходимыми сведениями. Для этой цели в Access используются запросы.

3. Ввод и редактирование данных. Здесь речь идет не только о самой элементарной работе с данными в режиме таблицы, но и о разработке и использовании удобных форм для ввода, редактирования и просмотра данных. Режим формы является альтернативой табличному режиму работы с данными.

4. Представление данных. Эта функция обеспечивает создание отчетов, в которых всевозможные итоговые данные таблиц представлены в удобном и наглядном виде.

Все эти 4 функции Access образуют основную структуру организации данных (Рис.2)

Таблица

Таблица

Таблица

Запрос

Форма

Отчет

Рис.2. Организация данных в Access

Режимы работы с базой данных Access:

1. режим формы,

2. режим таблицы,

3. режим запросов

4. режим отчетов.

Форма содержит в кратком виде данные одной записи и служит удобным способом просмотра или ввода данных. В режиме формы четко просматривается структура базы данных (информация о наименованиях полей, составляющих БД, длине соответствующего поля и типе хранимой в нем информации). Поля могут содержать текст, числа, даты или формулы.

Режим таблицы позволяет выполнять функции аналогичные режиму формы с той разницей, что работа в этом режиме выполняется одновременно с несколькими записями, представленными в виде таблицы, где столбцы таблицы представляют собой поля БД, а строки – записи.

Запросы предназначены для выборки и организации информации из базы данных некоторым заданным образом. В одном запросе можно использовать несколько различных условий, которые подключаются друг к другу через логические связки, такие как “И” (конъюнкция), “ИЛИ” (дизъюнкция) и др. Запрос, по сути, является обыкновенным вопросом, обращенным к базе данных, например: «Какие пациенты переболели бронхитом в текущем месяце?»

Отчеты предназначены для аккуратного итогового представления информации из базы данных. Подразумевается, что отчеты в конечном счете будут распечатаны на бумаге. При этом представленные в них данные могут быть взяты либо из таблицы, либо из запроса. В Access предлагается несколько шаблонов отформатированных отчетов, поэтому достаточно привлекательный отчет можно подготовить, даже не обладая большим опытом их создания.

Работа с базой данных складывается из нескольких этапов. Это:

1. создание базы данных;

2. ввод информации в базу;

3. извлечение информации из базы данных (с помощью запросов, фильтров и т.д.);

4. итоговое представление информации в виде отчетов.