Методология внедрения

Традиционные методологии внедрения корпоративных информационных систем предполагают достаточно длительный процесс внедрения, включающий в себя обследование и разработку Технического Задания как отдельного этапа работ, оплачиваемого и утверждаемого Заказчиком.

Риски подобного подхода очевидны. Как правило, Заказчик не имеет реальной возможности оценить адекватность разработанного Технического Задания потребностям реальных и планируемых бизнес-процессов предприятия Заказчика. Техническое Задание - это формализованный документ, оценка которого доступна лишь специалистам в области корпоративных информационных технологий, которых на предприятии Заказчика вполне может и не быть. После того как Заказчик, тем не менее, вынужден принять и оплатить эту работу, на следующем этапе работ обычно выясняется, что функциональность, реализованная в программном обеспечении, соответствует Техническому Заданию, но не отвечает реальным потребностям Заказчика. Это приводит к тому, что программное обеспечение, внедряемое в соответствии с принятым и утвержденным Заказчиком Техническим Заданием, не функционирует.

Более того, традиционная методология с масштабным обследованием бизнес-процессов заказчика и написанием толстых отчетов и технических заданий может быть использована недобросовестными поставщиками информационных систем для «выжимания» денег из заказчика без обеспечения сколь-нибудь адекватного результата. Когда впоследствии выясняется, что поставляемая информационная система не соответствует ожиданиям заказчика и не удовлетворяет его потребностей, у поставщика наготове стандартный ответ – «все сделано в соответствии с проведенными обследованиями и согласованным Техническим Заданием» – с предъявлением Технического Задания, на котором красуются подписи, как поставщика, так и заказчика. И возразить что-либо трудно, приходится опять платить за доработки – и процесс повторяется.

Однако предложить другую методологию внедрения для традиционных корпоративных систем, требующих больших усилий при настройке и адаптации, довольно трудно.

В случае с внедрением СЭД ситуация иная. Для них можно рекомендовать методологию быстрого внедрения. Проекты по внедрению на предприятии системы электронного документооборота не являются сверхъестественными и уникальными и не имеют ничего общего с проектами космических полетов на Марс – функции документооборота достаточно стандартизованы и уже имеются в коробочной версии СЭД – обычно необходимо провести лишь настройку систему на уже имеющуюся функциональность. Причем гибкость системы должна позволять проводить такую настройку и в процессе реальной эксплуатации системы в соответствии с меняющимися требованиями заказчика.

Соответственно, необходимости в разработке детального и формализованного Технического Задания нет – обычно достаточно описать в свободной форме компактные и неформальные требования заказчика, в которых перечисляются автоматизируемых функции и документы. Процесс внедрения обычно разбивается на 2 этапа:

1-й этап - внедрение системы на базовом наборе основных документов Заказчика с использованием имеющейся базовой функциональности СЭД. Результатом этапа является функционирующая в рабочем режиме система документооборота, обрабатывающая основные документы – договора, счета, письма и т.п. Обычный срок выполнения этапа 1-2 месяца. Иногда достаточно недели, чтобы настроить систему на стандартный набор документов заказчика. Такая стратегия является стандартной для внедрения СЭД – в соответствии с известным законом распределения 20% категорий документов покрывают 80% деятельности почти любой компании и внедрение системы на таком подмножестве документов позволяет быстрее получить эффект от внедрения.

2-й этап – внедрение системы на расширенном наборе документов Заказчика с адаптацией функциональности СЭД под специфические потребности Заказчика.

Результатом этапа является функционирующая в рабочем режиме система документооборота, обрабатывающая все необходимые Заказчику документы с учётом любой специфика Заказчика. Обычный срок выполнения этапа 2-4 месяца.

Достоинством такой методологии внедрения является быстрое достижение реальных результатов – реальная эксплуатация системы на реальных наиболее важных документах Заказчика возможна уже в течение первого месяца после начала проекта.

Важной особенностью такой методологии внедрения является настройка системы на существующие бизнес-процессы Заказчика. Никакой ломки существующего порядка работы с документами, никакого реинжиниринга бизнес-процессов на этапе внедрения не происходит. Это позволяет минимизировать сопротивление персонала, которое, к сожалению, неизбежно при любой другой методологии внедрения. В процессе устоявшейся реальной эксплуатации системы совершенствование бизнес-процессов начинается само собой как естественный процесс.

СЭД и ERP-системы управления предприятием

Для крупных компаний из числа «лидеров рынка» часто встает проблема выбора между «большой» ERP (системой планирования ресурсов предприятия), «в которой все есть» и СЭД, которая «решает частные задачи». Обычно сначала делается выбор в пользу ERP и только потом по прошествии длительного времени выясняется, что ERP неспособна заменить СЭД в бизнес-процессах обработки документов, хотя в ERP документы вроде бы тоже «ведутся». На самом деле отличие в том, что, как правило, в ERP документы не «ведутся», а «проводятся» - уже после того как они осуществят свой жизненный цикл на предприятии, т.е. будут созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т.д. И именно СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла документов на предприятии.

Поэтому СЭД и ERP естественным образом дополняют друг друга и должны тесно интегрироваться. И, если говорить об очередности внедрения, то СЭД надо внедрять раньше ERP.

Внедрение СЭД в качестве первого этапа такой работы на предприятии существенно облегчит и внедрение ERP. Электронный документооборот позволит:

• ускорить и облегчить внедрение ERP-системы и получить первые реальные результаты существенно раньше — за счёт своевременной автоматизации бизнес-процессов и документооборота;

• использовать СЭД как средство интеграции между новой ERP-системой и уже существующими и работающими на предприятии системами;

• использовать СЭД как средство построения единого пользовательского интерфейса, объединяющего всех пользователей, весь документооборот и все приложения на предприятии.

СЭД сможет обеспечить необходимую первичную информационную базу для приложений ERP. Информацию для других корпоративных приложений можно будет не «вбивать» вручную с риском ввода ошибочных данных, а автоматически импортировать из документов, содержащихся в СЭД, где эта информация создана естественным образом при создании документов, проверена и согласована.

Данный тезис очень важен – одно дело, если информация для системы бюджетирования или финансовой аналитической системы вводится вручную без должной процедуры проверки вводимых данных, и совсем другое дело, если эта информация берется автоматически из проверенных первичных документов в СЭД, с возможностью посмотреть любую цифру в документе, откуда она была взята. Это, как говорится, «две большие разницы»

Вообще, сравнивать ERP и СЭД - это как сравнивать бульдозер и горный велосипед. Компания просто должна решить для себя – будут ли ее сотрудники двигаться по корпоративной магистрали на бульдозере или на горных велосипедах. Тема выбора и применения ERP лежит вне рассмотрения данной статьи, однако в контексте обсуждения применимости СЭД нового поколения и «традиционных» ERP хотелось бы отметить следующее. Сам термин «ERP» - Enterprise Resource Planning (планирование ресурсов предприятия), как и существенная часть функциональности «традиционных» ERP, посвящены решению проблем оптимизации использования (загрузки) производственных ресурсов (мощностей) предприятия.

И проблема для «традиционных» ERP в эпоху глобализации и аутсорсинга заключается в том, что проблемы загрузки производственных мощностей для большинства предприятий уже практически нет, так как нет дефицита производственных мощностей. Наоборот, есть проблема их избытка – а эту проблему «традиционные» ERP решать не помогают — эту проблему решают CRM (системы управления взаимоотношениями с клиентами), BPM (системы управления бизнес-процессами) и СЭД нового поколения, интегрирующие функциональность CRM и BPM. СЭД и здесь имеет особое значение, потому, что и управление взаимоотношениями с клиентами и управление бизнес-процессами неполноценны, если не позволяют вести, обрабатывать, или хотя бы просматривать первичные документы, связанные с клиентами и бизнес-процессами.

Соответственно, «традиционные» ERP имеют все больше проблем с внедрением – большая часть их функциональности уже не соответствует изменившимся требованиям предприятий, особенно в части поддержки быстро меняющихся бизнес-процессов и мониторинга клиентов, поэтому либо «динозавры должны вымереть» либо перестать быть динозаврами. Процесс расслоения рынка ERP на тех, кто успевает шагать в ногу со временем и тех, кто безнадежно отстал, можно наблюдать и в России. Поставщикам «традиционных» ERP становится всё труднее продавать свои громоздкие и малоэффективные продукты покупателям. Мне пришлось быть свидетелем того, как одна очень крупная компания купила недавно известную западную ERP - 3 года выбирали. Теперь они ходят вокруг этих еще DOS-овских (!) рабочих мест стоимостью несколько тысяч долларов за одно (это только лицензии, а еще плюс работы да плюс техническая поддержка) и думают, что с этим делать дальше.

Производители ERP «вынуждены искать новые пастбища», — говорит аналитик бостонской консалтинговой фирмы AMR Research Джим Шеферд. А существующие пастбища все более сужаются - вес промышленных предприятий в экономике постоянно снижается, все большую роль приобретают торговые, финансовые и другие сервисные компании, а модель ERP изначально была ориентирована на производство. А производство перемещается в Азию, в Китай - а там уже делают и свою ERP и свою операционную систему. Проблем прибавляют и растущие стаи мешающей «мелочи» в виде разнообразных корпоративных приложений CRM, BPM, EDM (СЭД), проще и дешевле удовлетворяющие современные требования предприятий. Поэтому проблема правильного выбора ERP еще более актуальна, чем СЭД, учитывая цену вопроса и существенно больший риск неудачного внедрения.

Оценку корпоративных информационных систем часто делают на основании перечня их заказчиков – если среди заказчиков много лидеров рынка – крупных известных компаний, то такой продукт также относится к «лидерам рынка» корпоративных информационных систем. Конечно же, такой критерий является весьма важным, к тому же он является еще и престижным.

Однако для оценки продукта с точки зрения его потребительских качеств – а именно это, в первую очередь должно интересовать заказчика при выборе системы - такой критерий мало что дает.

Заказчики из числа «лидеров» рынка – это компании, которые могут позволить себе потратить сотни тысяч долларов и десятки человеко-лет на внедрение - и не получить при этом результата. Статистика внедрения ERP в России это подтверждает - процент продуктивных внедрений невелик.

Заказчики из числа «аутсайдеров» рынка, т.е. компаний, которые вынуждены хорошо считать свои затраты на ИТ, гораздо более важны для оценки программного продукта. «Аутсайдеры» не могут позволить себе выбросить лишние деньги и время и не получить результата. «Аутсайдеры» приобретают корпоративную информационную систему, только если им это действительно нужно для обеспечения и развития своего бизнеса. При этом «аутсайдеры» обязательно постараются выбрать самую эффективную и недорогую систему. Наличие внедрений у таких заказчиков очень ценно для системы.

Т.е., если система работает у «аутсайдеров» рынка, небольших компаний, борющихся за свое существование на реальном рынке, то тем самым такая система доказывает свою эффективность.