Современный подход к выбору лучшей сэд

Современный подход к выбору лучшей СЭД предприятия предполагает одновременный учёт сразу нескольких важных критериев при оценке таких систем. Лучшая система электронного документооборота предприятия должна сочетать в себе целый набор важных качеств:

• Обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование дел.

• Ведение всей истории работы с документами.

• Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования.

• Безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS.

• Средства групповой работы с документами и проектами.

• Работа с платёжными документами, ведение платежного статуса документов.

• Календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами.

• Простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов.

• Реализация на web-технологиях.

Эффективность использования СЭД

Эффективность использования СЭД, как правило, достаточно высока и более очевидна, чем для других корпоративных систем – именно потому, что системы электронного документооборота созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников.

Существуют два основных взгляда на эффективность СЭД – «традиционный» и «актуальный».

Традиционный взгляд на эффективность СЭД

В первую очередь, использование СЭД обеспечивает уменьшение вероятности пропажи важных документов и соответствующее снижение финансовых потерь, а также предполагает существенное уменьшение времени обработки документов.

По данным статистических исследований, осуществленных компанией PayBot LLC на основе реальных проектов по внедрению системы электронного документооборота PAYDOX, средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят:

• на поиск и ожидание поступления документов  - 20%

• на согласование и утверждение документов  - 20%

• на передачу документов между подразделениями - 10%

• на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10%

Необходимо отметить, что исследование проводилось среди сотрудников предприятий, имеющих отношение к процессам документооборота, т.е. как сказано выше, сотрудников офиса, и не включало другие категории сотрудников. Данные оценки являются минимальными, часто эти цифры существенно больше.

Т.е. суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов – более 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратит на эти операции.

При использовании сэд:

• на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам

• время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам

• подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки

• для хранения архива документов не требуется отводить отдельное здания и нанимать штат архивариусов – весьма существенная экономия средств

• отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами - СЭД нового поколения обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте.

Средний процент экономии времени на вышеперечисленные виды обработки документов при использовании СЭД – 80%. Соответственно, использование СЭД может экономить 80%*60%=48% рабочего времени

При этом надо учесть, что остальные 52% рабочего времени не полностью используются для эффективной работы, часть тратится на перерывы, на кофе, разговоры и т.п.

Т.е. если считать чистое рабочее время, то:

СЭД может экономить больше половины рабочего времени сотрудников офисов, работающих с документами – договорами, счетами, накладными, письмами, ордерами и т.п. Кроме этого, время, проводимое сотрудниками вне офиса, СЭД позволяет «конвертировать» в рабочее время за счёт возможности удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте.

Для систем на web-технологиях, таких как PAYDOX, учитывая простоту обслуживания системы и низкую стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO), обусловленную использованием web-технологии - система устанавливается только на центральный сервер, установки и последующего обслуживания системы на компьютерах пользователей не требуется - и невысокую стоимость приобретения лицензий на использование системы, ожидаемый возврат инвестиций (Return On Investment, ROI) в приобретение СЭД возможен максимально быстро – обычно система окупается уже через 2-3 месяца ее эксплуатации, а при использовании на большом количестве рабочих мест начинает существенно экономить расходы предприятия.