Лекция 5

Информационные технологи в решении отдельных управленческих задач (часть 1)

Вопрос 1. Системы автоматизации документооборота и их роль

По материалам статьи Автоматизация хаоса, или зачем нужны системы электронного документооборота В.Сенкевича, Управляющего директора PayBot LLC

"Хаос автоматизировать невозможно!"

Распространённое заблуждение

"Автоматизированный хаос не перестанет быть хаосом!" Ещё одно распространённое заблуждение.

Необходимость системы для предприятия

Плохой системе заказчики мешают. Выбрав плохую систему автоматизации, заказчики часто в результате получают не работающую систему, а стандартный набор претензий поставщика к заказчику - "у вас на предприятии не сделан реинжиниринг, бизнес-процессы не оптимизированы", "ваши сотрудники недостаточно квалифицированы" и т.п. и соответствующий вывод "в таких условиях автоматизировать вас невозможно". Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо правильно подойти к оценке существующих на рынке систем. Ответ на этот вопрос очень прост - автоматизировать можно и нужно любое предприятие, даже если его бизнес-процессы размыты и неструктурированы. Наше время - время перемен, и среди предприятий многие либо ожидают реорганизации, либо находятся в процессе реорганизации, либо восстанавливают работоспособность после реорганизации (шутка).

Поэтому внедряемая система должна быть достаточно гибкой, чтобы позволить предприятию именно с помощью такой системы и начать процесс совершенствования бизнес-процессов. Более того, именно предприятия с несовершенными бизнес-процессами и нуждаются в первую очередь в системе, являющейся инструментом, с помощью которого этот процесс начнется. Если на предприятии реализован электронный документооборот и сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, приём новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п., то именно наличие этих возможностей и позволит компании начать совершенствование своих бизнес-процессов.

Автоматизированный хаос становится хаосом контролируемым, измеряемым и способным к упорядочению. Автоматизация существующих бизнес-процессов предприятия позволяет оценить меру хаоса и сделать процесс упорядочения бизнес-процессов естественным и эволюционным.

Реинжиниринг бизнес-процессов без их автоматизации дает результаты худшие, чем автоматизация хаоса. Реинжиниринг бизнес-процессов фактически на бумаге (даже если эти бумаги и готовятся в электронном виде), создание описаний бизнес-процессов вне рамок самих бизнес-процессов приводит к тому, что описания бизнес-процессов и сами бизнес-процессы существуют отдельно и независимо друг от друга. Что совершенно не гарантирует адекватности этих описаний реальным бизнес-процессам, а с учётом того, что реальные бизнес-процессы имеют обыкновение с течением времени изменяться, через некоторое время делает эти описания совсем малополезными. Если же и сотрудники предприятия, участвовавшие вместе с консультантами в описании и реинжиниринге бизнес-процессов, в результате реорганизации переходят в другие подразделения или увольняются, то через некоторое время следы этой бурной деятельности найти уже трудно, разве что в архиве.