16) Программные средства электронного офиса

Программное обеспечение технологии электронного офиса состоит из двух компо-нентов, в состав каждого из которых может входить любое количество соответствующих приложений в зависимости от потребностей конкретной организации: I. Компонент электронной обработки документов. Включает стандартные офисные приложения для работы со стандартными типами документов: 􀁺 Текстовый процессор (Microsoft Word, OpenOffice Writer); 􀁺 Табличный процессор (Microsoft Excel, OpenOffice Calc). Современные табличные процессоры способны выполнять многочисленные операции над данными, пред-ставленными в табличной форме вплоть до проведения инженерных, финансо-вых, статистических расчетов, а также математического моделирования; 􀁺 Графический редактор (Adobe Photoshop, Corel Draw, GIMP) или редактор диа-грамм (Microsoft Visio, DIA); 􀁺 Средства работы с презентациями (Microsoft PowerPoint, OpenOffice Impress); 􀁺 СУБД (Microsoft Access, OpenOffice Base); 􀁺 Электронные календари, планировщики. II. Коммуникативный компонент. 􀁺 Электронная почта (e-mаil); 􀁺 Факсимильная связь. 􀁺 Телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Различают три вида телеконференций: аудио, видео и компьютерную. Последняя практически не имеет ограничений на число участников. Рассмотрим последнюю категорию более подробно. Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками и подразделениями фирмы. Наиболее простое средство реализации — телефонная связь, оснащенная устройствами, дающими возмож-ность участия в разговоре более чем двум участникам. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий: — работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней заинтересованных лиц; — количество участников не должно быть слишком большим, чтобы удержать дис-куссию в рамках обсуждаемой проблемы; — программа конференции должна быть сообщена участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи; — перед тем как начать говорить, каждый участник должен представиться; — должны быть организованы запись конференции и ее хранение; — запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем участникам. Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга, благодаря использо-ванию видеоаппаратуры могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Телеконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы. Большинство фирм видит в них также возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

17) Аппаратные средства электронного офиса

Аппаратные средства электронного офиса – это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать, устройства автоматического ввода информации. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.