Тема 8. Организация взаимодействия подразделений системы управления и распределения полномочий

1. Делегирование полномочий. Классификация административного аппарата

Организация взаимодействия подразделений системы управления и производства представляет собой функцию, которая обеспечивает координацию многих производственных задач и взаимоотношений людей, их выполняющих, увязывает полномочия высшего руководства с более низким уровнем управленческой иерархии.

Руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий посредством делегирования – передачи полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Делегирование полномочий подразумевает распределение среди сотрудников задач, которые должны быть выполнены для достижения целей организации.

Лицо, принимающее на себя ответственность за выполнение тех или иных задач, должно иметь соответствующие полномочия. Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы предприятия (материальные, финансовые, трудовые) для выполнения делегированных обязанностей. Полномочия делегируются должности, а не индивиду.

Пределы полномочий внутри предприятия определяются процедурами, правилами, должностными инструкциями или даже устно излагаются подчиненному. Чем выше уровень управления, тем больше полномочий у работника, но даже полномочия топ-менеджмента ограничены.

Руководители не могут передать полномочия, которые противоречат законам, традициям, обычаям. Например, многие межнациональные компании прекратили бизнес в странах с высоким уровнем коррупции во властных структурах, для того чтобы не заставлять своих служащих нарушать законные полномочия.

Различают полномочия линейные и аппаратные (штабные). Линейные полномочия передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным. Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления предприятием.

В некоторых ситуациях линейные полномочия не могут обеспечить потребности организации, тогда используют схему административных (штабных) полномочий. В современных фирмах (особенно крупных) административный аппарат выполняет множество функций, по которым его можно разделить на три типа:

1. Консультативный аппарат.

2. Обслуживающий аппарат.

3. Личный аппарат.

Когда линейное руководство сталкивается с проблемой, требующей специальной квалификации и знаний для разрешения, оно может пригласить соответствующих специалистов на временной или постоянной основе, и таким образом сформировать консультативный аппарат. Например, когда требуется освоить новую технологию производства, менеджмента, маркетинга или осуществить внедрение инноваций.

Обслуживающий аппарат необходим, как правило, для выполнения рекомендаций консультативного аппарата. Его функции распространяются на оказание определенных услуг. К обслуживающему административному аппарату относят: персонал фирмы, обеспечивающий связь с общественностью, маркетинговые исследования, решение юридических вопросов и т.п. данные функциональные подразделения предоставляют руковод-ству информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Личный аппарат – это, прежде всего, секретарь, референт, помощник руководителя, в обязанности которых входит исполнение должностных функций, которые определил им руководитель. Личный аппарат на предприятии имеет весьма ограниченные полномочия, но может обладать властью. Личные секретари руководителей высшего ранга могут иметь власть, значительно превосходящую их должностные полномочия.

Штабные (аппаратные) полномочия могут быть ограничены и во времени, и в пространстве. Они позволяют использовать труд специалистов без нарушения принципа единоначалия.

Делегирование линейных полномочий и возникающая при этом цепь команд играют ключевую роль в координации деятельности предприятия.