Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку.

Тема 5.1. Документація господарських операцій.

1. Поняття про документи та їхнє значення.

2. Основні реквізити документів та вимоги до їх оформлення.

3. Порядок перевірки і обробки документації у бухгалтерії.

1. Поняття про документи і їхнє значення .

Документ - це письмове підтвердження дійсного здійснення господарської операції або дозвіл на їхнє здійснення.

Оформлення операції документом називається документацією.

Документообіг – це шлях, що проходить документ з моменту його складання до передачі в архів.

Документи являються основою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку. Вони використовуються при керівництві підприємством, а також при ревізії та аудиті.

Документи забезпечують фіксацію господарських операцій що відбуваються на підприємстві та сприяють збереженню майна підприємства.

Документи бувають первинні та зведені.

Первинним називається документ який вперше реєструє господарську операцію.

Зведений документ містить в собі сукупність даних взятих з первинних документів.

2. Основні реквізити документів та вимоги до їх оформлення

При складанні документа необхідно керуватись «Положенням про документальне оформлення засобів у БО». Для того щоб документ мав юридичну цінність у ньому повинні бути заповненні обов’язкові реквізити:

1. найменування організації або підприємства від імені якого складається документ

2. найменування документа

3. дата і місце складання

4. зміст господарської операції

5. вимірники

6. найменування посад , підпис, та розшифровка підпису осіб. Які склали документ.

7. печатка, штамп.

У деяких документах можуть бути присутні і додаткові реквізити:

1. номер документа

2. ідентифікаційний код підприємства

3. адреса підприємства

4. особа яка склала документ

5. найменування та код банку

6. номер рахунку підприємства

Незаповнені рядки в документі прокреслюються. Документ заповнюється охайно, грамотно, розбірливим почерком, темним чорнилом.

Існують документи, які оформлюються на бланках суворої звітності. Це ті бланки, що надходять на підприємство раніше пронумеровані типографічним способом . якщо в документі допущена помилка вона виправляється в такий спосіб: неправильний запис закреслюється тонкою лінією і зверху пишуть правильний запис, а поруч застереження неправильно і підпис осіб, що склали документ.

Виправлення в прибуткових і видаткових касових ордерах, у банківських документах і цінних паперах не допускаються.

3.Порядок перевірки і обробки документації у бухгалтерії

Документи здаються в бухгалтерію в строго встановленні графіком документообігу строки.

Прийнявши документ в бухгалтерію, перш ніж провести запис в обліковому регістрі необхідно перевірити документ по змісту, за формою та зробити арифметичну перевірку. По змісту перевіряють законність і доцільність даної операції; за формою перевіряється чи правильно складений документ, чи всі реквізити заповненні, чи не має підчищень та помарок або не обумовлених виправлень; арифметично перевіряють правильність таксування і підрахунки в документі. Перевірені документи групуються по економічному змісту, на них проставляються кореспондентські рахунки і відображена в документі операція записується на бухгалтерський рахунок.

Всі згруповані і документи зшиваються в справи і зберігаються в архіві підприємства встановлений строк:

- особові рахунки робітників та службовців 75 років;

- річні баланси під-ва постійно.

- основні бухгалтерські облікові документи не менше 3 років.