3. Правила формлення пояснювальної записки

4.1 Загальні вимоги

Текст треба викладати коротко, чітко, з однозначним його тлумаченням. Мова висловлення повинна бути проста, характерна для наукових і технічних документів. Застосовувати обороти розмовної промови не допускається. Необхідно уникати зайвих вступних фраз і складних оборотів; необхідно заміняти їх декількома простими.

Залежно від особливостей і змісту пояснювальну записку складають у вигляді тексту, ілюстрацій, таблиць або їх сполучень.

Пояснювальну записку оформлюють на аркушах формату А4 (210 х 297 мм). За необхідності допускається використання аркушів формату А3 (297х 420 мм). Записку виконують рукописним або машинним (за допомогою комп'ютерної техніки) способом на одному боці аркуша білого паперу. За машинного способу виконання записку друкують в редакторі Word for Windows, шрифт Times New Roman, розмір шрифту 14, міжрядковий інтервал – 1,5.

При рукописному оформленні пояснювальної записки повинні враховуватися наступні вимоги:

• назви розділів пишуться 7 шрифтом;

• назви таблиць пишуться 5 - 3,5 шрифтом;

• слово «Таблиця» пишеться 5 і 3,5 шрифтом;

• назви заголовків граф, підзаголовків граф пишуться 3,5 – 2,5 шрифтом.

Текст звіту слід друкувати, додержуючись таких розмірів берегів: праве, верхнє, нижнє – 25 мм, ліве - 15 мм.

Під час виконання записки необхідно дотримуватись рівномірної щільності, контрастності й чіткості зображення впродовж усього звіту. У звіті мають бути чіткі, не розпливчасті лінії, літери, цифри та інші знаки. Всі лінії, літери, цифри і знаки повинні бути однаково чорними впродовж усього звіту.

Окремі слова, формули, знаки, які вписують у надрукований текст, мають бути чорного кольору; щільність вписаного тексту має максимально наближуватись до щільності основного зображення.

Помилки, описки та графічні неточності допускається виправляти підчищенням або зафарбовуванням білою фарбою і нанесенням на тому ж місці або між рядками виправленого зображення машинописним способом або від руки. Виправлене повинно бути чорного кольору.

Прізвища, назви установ, організацій, фірм та інші власні назви у записці наводять мовою оригіналу. Допускається транслітерувати власні назви і наводити назви організацій у перекладі на мову звіту, додаючи (при першій згадці) оригінальну назву.

Структурні елементи записки - "Зміст", "Вступ" , "Список літературних джерел" не нумерують.

Розділи і підрозділи повинні мати заголовки. Пункти і підпункти можуть мати заголовки. Заголовки структурних елементів записки слід розташовувати посередині рядка і друкувати великими літерами без крапки в кінці, не підкреслюючи. Заголовки підрозділів, пунктів і підпунктів записки слід починати з абзацного відступу і друкувати маленькими літерами, крім першої великої, не підкреслюючи, без крапки в кінці. Відстань між найменуванням підрозділу і наступного тексту повинна бути - 10 мм, між найменуванням розділу і попереднім текстом - 15 мм.

Найменування розділу записують великими літерами креслярським шрифтом. Всі розділи починаються з листів, які мають основний надпис розміром 55х185 мм. Назва розділу розташовується в основному надпису (дивитись додаток Е).

Абзацний відступ повинен бути однаковим впродовж усього тексту записки і дорівнювати п'яти знакам. Якщо заголовок складається з двох і більше речень, їх розділяють крапкою. Перенесення слів у заголовку розділів не допускається.

Не допускається розміщувати назву розділу, підрозділу, а також пункту й підпункту в нижній частині сторінки, якщо після неї розміщено тільки один рядок тексту.

Застосовувана термінологія повинна відповідати встановленій в стандартах; при їх відсутності вона повинна бути загальноприйнятої в науково-технічній літературі.

Не допускається застосовувати:

• для того самого поняття різні науково-технічні терміни, близькі за змістом (синоніми);

• техніцизми і професіоналізми;

• тавтологічні словосполучення, наприклад, хронометраж часу, промислова індустрія, прейскурант цін, у січні місяці і т.п.;

Іноземні слова і терміни при наявності рівнозначних слів і термінів в українській мові застосовувати не допускається.

Приклад

• репродуцирувати - відтворювати, відтворити;

• превалірувати - переважати;

• лідирувати - очолювати, першенствувати.

Найменування предметів, об'єктів і ін., які застосовувані в тексті, під ілюстраціями, у таблицях і додатках повинні бути однаковими.

У тексті в найменуванні предметів, об'єктів на першому місці повинно бути визначення (ім'я прикметник), а потім найменування предмета (ім'я іменник), наприклад, "сушильно-розширяльна машина", "фарбувальний апарат".

У тексті, а також у реквізиті "Підпис" ініціали повинні розташовуватися перед прізвищем, крім тих випадків, коли прізвища передує слово "товариш".

Слово в тексті, як правило, скорочувати не допускається. Виняток складають скорочення слів і словосполучень, загальноприйнятих в російській й українській мовах і які установлені відповідними державними стандартами.

Скорочення слів і словосполучень, дозволених до застосування в анотаціях і рефератах, установлений ДОСТ 7.12-77.

Скорочення деяких слів і словосполучень, загальноприйняті в українській мові, приведені нижче:

• тобто - тобто;

• т.д. - так далі;

• т.п. - тому подібне;

• та ін. - та інші;

• ін. - інше;

• б. ін. - багато хто інші.

Примітка. Не варто скорочувати словосполучення: так як; так що; головним чином; повинно бути; таким чином; так названий.

Дозволяється застосовувати скорочення слів і словосполучень, характерні для певної галузі або області діяльності (застосування вузькоспеціальних термінів). Записують такі скорочення одним із способів:

• безпосередньо в тексті (у дужках після повного найменування при першому згадуванні), якщо кожне з них повторюється не більш 3-5 разів, наприклад, "Динамометр пружинний (ДП)";

• у переліку стовпцем (скорочене найменування ліворуч - повне найменування справа), якщо кожне з них повторюється не менше 3-5 разів, наприклад,

РК - ручне керування;

АК - автоматичне керування;

ЕБ - електронний блок.

Такий перелік скорочень поміщають перед списком використаних джерел.

Довільні слово утворення застосовувати не допускається, наприклад,

Правильно: Неправильно:

Державний бюджет Держбюджет

Механічна обробка Мехобробка

Технологічний процес Техпроцес

Технічна документація Техдокументація

Господарський договір Гос. договір

Слова "maximum" і "minimum" застосовують у скороченому виді тільки для індексів, наприклад, U_max , U_min.

У тексті ці слова варто писати українською мовою: максимальний, мінімальний.