Питання 3

Таблиця – це деяка структура, яка складається з скінченої кількості однотипних записів. Таблиця БД подібно до робочого листа електронної таблиці, поділяється на рядки і стовпці, а значення вводяться в комірки, які відокремлені лініями сітки. Проте таблиця відрізняється від листа, оскільки кожен стовпець таблиці являє собою поле, тобто інформаційну категорію, а кожен рядок – запис, тобто один елемент таблиці. Крім того, поле може містити значення лише одного типу – тексту, числа, дати та інше, а запис – інформацію про один елемент

Для кожної теми в БД відводиться окрема таблиця. Назва таблиці не повинна перевищувати 64 символи. В імені таблиці дозволяється використовувати пропуски (тільки не починати з них), але не можна вживати крапки, знак оклику і квадратні дужки.

У програмі Access 2000 таблицю можна створити одним з п’яти способів:

• У режимі таблиці;

• У режимі конструктора;

• За допомогою майстра таблиць;

• Шляхом імпорту готової таблиці;

• За допомогою встановлення зв’язку з іншою БД.

• Створення таблиці за допомогою майстра

Майстер створення таблиць дає змогу на основі існуючих зразків таблиць створити нову. Для цього потрібно на вкладці Таблиці активізувати ярлик Створення таблиці за допомогою майстра або у вікні Нова таблиця вибрати елемент Майстер таблиць та натиснути кнопку ОК. Відкриється вікно Створення таблиць, в якому необхідно вибрати категорію та шаблон таблиці, а потім поля, які будуть у новоствореній таблиці. При цьому можна вибрати поля з декількох шаблонів.

Для того, щоб зразок поля опинився в структурі нової таблиці, його потрібно виділити лівою кнопкою миші та натиснути кнопку вікна . Для перенесення всіх полів зразка достатньо натиснути на кнопку цього ж діалогового вікна. Забирають поля зі структури відповідно кнопками або . Вибравши потрібні поля, за допомогою кнопки Перейменувати поле майстер дозволяє змінити їх назви.

На другому кроці майстра потрібно задати ім’я нової таблиці та вибрати один із способів визначення ключового поля.

Третій крок дозволяє задати типи зв’язків з уже існуючими таблицями БД.

Завершальний крок дозволяє вибрати подальші дії після створення таблиці, а саме: змінити структуру таблиці, ввести дані безпосередньо в таблицю чи ввести дані за допомогою форми.

Після натискання кнопки Готово на вкладці таблиць з’явиться новий об’єкт – створена таблиця в яку можна вводити дані.

• Створення таблиці в режимі таблиці

На вкладці Таблиці вікна БД потрібно вибрати ярлик Створення таблиці шляхом вводу даних або у діалоговому вікні Нова таблиця вибрати елемент Режим таблиці та натиснути кнопку ОК. З’явиться порожня таблиця, поля якої за замовчуванням мають імена „Поле1”, „Поле2” і т. д. Перейменувати стовпці, з якими потрібно працювати, можна двічі клацнувши по назві стовпця та ввівши нове ім’я, або виділивши поле, вибрати в його контекстному вікні команду Перейменувати стовпець.

У цьому ж режимі здійснюється введення даних в таблицю.

Для збереження створеної таблиці натискають кнопку закриття вікна таблиці та у діалоговому вікні Збереження, яке при цьому відкриється, вводять нову назву таблиці.

Після виконання цих дій у вікні БД на вкладці таблиці з’явиться піктограма створеної таблиці.

• Створення таблиці за допомогою конструктора

Для створення таблиці за допомогою конструктора потрібно запустити відповідний режим. Це можна зробити з вкладки Таблиці вікна БД вибравши ярлик Створення таблиці в режимі конструктора, або з вікна Нова таблиця, вибравши елемент Конструктор та натиснувши кнопку ОК. Після цього відкриється вікно конструктора таблиці.

Структура таблиці створюється в області проекту і складається з трьох колонок: Ім’я поля, тип даних, Опис. Нижня частина вікна конструктора стає доступною лише після введення назви поля та вибору зі списку його типу.

У рядки стовпця Ім’я поля вводять назви полів майбутньої таблиці. За допомогою клавіші Enter або Tab переміщають курсор у наступну колонку Тип даних. Для визначення типу розгортають список типів полів і вибирають потрібний. У колонку Опис можна вводити додаткову інформацію, яка потім можу бути використана у вигляді підказки при роботі з БД.

Кожне поле проекту таблиці володіє певною сукупністю властивостей, які задають в області Властивості поля. Активізуючи будь-яке поле у верхній частині конструктора, на вкладці Общие області властивостей з’являється перелік усіх можливих властивостей для даного типу поля. Переходячи від однієї властивості до іншої, користувач вибирає зі списків, які відкриваються, або вводить з клавіатури потрібні значення параметрів поля.

Для позначення поля як ключового, потрібно його активізувати та клацнути по кнопці Ключове поле на панелі інструментів.

Зберегти структуру таблиці в режимі конструктора можна наступним чином:

Спосіб 1. Клацнути по кнопці закриття вікна конструктора таблиці, після підтвердження про бажання зберегти макет або структуру таблиці у поле Ім’я таблиці діалогового вікна Збереження ввести назву таблиці.

Спосіб2. Вибрати з меню Файл команду Зберегти як, у вікні Збереження ввести відповідне ім’я таблиці та вибрати зі списку поля Як слово Таблиця, натиснути кнопку ОК, клацнути по кнопці закриття вікна.

Після виконання цих дій у вікні БД на вкладці Таблиця з’явиться піктограми створеної таблиці.

Кожне поле запису повинно мати назву та володіти певними характеристиками. Довжина поля не повинна перевищувати 64 символів і може складатися з літер, цифр, пропусків та деяких спеціальних символів. Для кожного поля необхідно вказати тип даних, який визначатиме вид інформації, котра буде зберігатися у ньому. Програма Access 2000 дозволяє вводити лише дані таких типів:

Тип даних	Опис вмісту поля
Текстовий	Текст, обсяг якого не повинен перевищувати 255 символів (довжина поля задається за допомогою властивості Розмір поля)
Поле МЕМО	Текстова або числова інформація обсягом не більше 65535 символів
Числовий	Числові значення, діапазон яких визначається параметром Розмір поля (1, 2, 4, 8, 16 байтів)
Дата/час	Значення дати та часу (8 байтів), допускається введення дат з діапазону від 100 до 9999 року
Грошовий	Числа, які містять 15 розрядів зліва від десяткової крапки та 4 розряди справа від неї (8 байтів)
Лічильник	Унікальне значення, яке автоматично змінюється, коли до таблиці додають нове запис
Логічний	Значення ТАК і НІ. Програма використовує цифру 1 для представлення значення ТАК, а 0 – значення НІ
Поле об’єкту OLE	Об’єкти оброблені OLE- сервером
Гіперпосилання	Шлях до файла на жорсткому диску або адреса в зовнішній чи внутрішній мережі

За замовчуванням встановлюється Текстовий тип даних.

У режимі конструктора можна описати властивості поля (коментарі до полів, які надають користувачеві додаткову інформацію про поле). Текст повідомлення з’являється тоді, коли курсор знаходиться у відповідному полі (цей параметр є необов’язковим).

Кожен тип поля володіє певною сукупністю властивостей, а саме:

Властивість	Опис
Розмір поля	Визначає максимальну довжину текстового чи числового поля
Формат поля	Встановлює формат відображення даних у формі запиту
Число десяткових знаків	Визначає кількість розрядів у дробовій частині десяткового числа
Нові значення	Використовується лише для поля типу Лічильник і визначає порядок утворення нових значень: послідовно чи і довільному порядку
Маска вводу	Встановлює шаблон, якому повинні відповідати введені у поле дані
Підпис	Містить напис, який вводиться поруч з полем у формі чи звіті
Значення за замовчуванням	Містить значення, яке встановлюється у відповідне поле за замовчуванням при доданні нових записів
Умова на значення	Встановлює умову, якій повинні відповідати введені у поле дані, може визначати множину значень, які користувач може ввести в це поле при заповненні таблиці
Повідомлення про помилки	Визначає повідомлення, яке з’явиться, якщо користувач введе недопустиме значення
Обов’язкове поле	Опція, яка визначає чи дане поле є обов’язкове для заповнення інформацією, чи ні
Порожні рядки	Опція, яка визначає чи можна вводити у поле порожній текстовий рядок („”)
Індексоване поле	Визначає прості індекси для прискорення пошуку (Ключове поле індексується автоматично)
Стиснення Юникод	Вказує, чи використовується кодування, в якому кожен символ подано двома байтами, що дає змогу підтримувати до 65536 різних символів

Необхідною умовою для нормальної роботи з БД ї однозначне визначення кожного запису. Елемент запису (поле), по якому можна визначити значення інших елементів даних цього запису, називається ключовим елементом даних. У реляційній БД кожна таблиця повинна мати ключовий елемент – поле або комбінацію полів, які єдиним чином ідентифікують рядок в таблиці. Ключові поля дозволяють встановлювати зв’язки між таблицями. У ролі ключових полів можна використовувати лише дані, які ніколи не будуть повторюватись.

Індексовані поля – це поля, в яких інформація посортована в певному порядку. При цьому в результаті індексування самі записи не пересортовуються.

Існує чотири види відносин:

• Один до одного. При використанні відносини "один до одного" запис в таблиці "А" (головній таблиці) може мати не більше однієї пов'язаної записи в таблиці "В" (зв'язаної таблиці) і навпаки. Цей тип зв'язку використовують не дуже часто, оскільки такі дані можуть бути поміщені в одну таблицю. Зв'язок з відношенням "один до одного" використовують для поділу дуже широких таблиць або для відділення частини таблиці з міркувань захисту. У таблицях звязаних ставленням "один до одного" ключові поля повинні бути унікальними.

• Один до багатьох. Зв'язок з відношенням "один до багатьох" є найбільш часто використовуваним типом зв'язку між таблицями. У цьому випадку кожного запису в таблиці "А" можуть відповідати декількох записів в таблиці "В", а запис у таблиці "В" не може мати більше однієї відповідної їй записи в таблиці "А". У таблиці "А" ключове поле повинно бути унікальним. Зв'язок з відношенням "один до багатьох" таблиць "А" і "В" можна розглядати як зв'язок з відношенням "багато до одного" таблиць "В" і "А".

• Багато до одного. При використанні відносини "багато до одного" одного запису в таблиці "А" може відповідати один запис у таблиці "B", а запис у таблиці "В" може мати більше однієї відповідної їй записи в таблиці "А". У таблиці "А" ключове поле повинно бути унікальним. Зв'язок з відношенням "один до багатьох" таблиць "А" і "В" можна розглядати як зв'язок з відношенням "багато до одного" таблиць "В" і "А". 6. Багато до багатьох. При використанні відносини "багато до багатьох" одного запису в таблиці "А" можуть відповідати кілька записів у таблиці "В", а одного запису в таблиці "В" кілька записів в таблиці "А". В цьому випадку не потрібно унікальності ключових полів таблиць "А" і "В". Цей вид відносини використовується для зв'язування таблиць, що мають тільки зовнішні ключі.

Питання 4

Запити – це гнучкий і зручний засіб доступу до даних, важливою властивістю якого є те, що при створенні результуючої таблиці можна не тільки вибирати інформацію з бази, але й обробляти її. При роботі запиту дані можутьупорядковуватися (сортуватися), фільтруватися (відсіюватися), об'єднуватися, розділятися, змінюватися, і при цьому ніяких змін у базових таблицях може не відбуватися.

Види запитів Access:

1. Запити на вибірку. Метою запиту на вибірку є створення результуючої таблиці, у якій відображаються тільки потрібні за умовою запиту дані з базових таблиць.

2. Запити за зразком. Бланк запиту за зразком має дві панелі. На верхній панелі розташовані списки полів тих таблиць, на яких засновується запит. Рядки нижньої панелі визначають структуру запиту, тобто структуру результуючої таблиці, у якому будуть міститися дані, отримані за результатами запиту.

3. Запити з параметром. Використовується тоді, коли користувачу треба надати можливість вибору того, що він хоче знайти в таблицях бази даних.

4. Підсумкові запити. Дозволяють не тільки відбирати потрібну інформацію з таблиць і обробляти її шляхом створення нових  полів, що обчислюються, але іробити так називані підсумкові обчислення.

5. Запити на зміну. Дозволяють автоматично створювати нові таблиці або змінювати вже наявні шляхом створення тимчасової результуючої таблиці.

База даних являє собою місце знаходження даних певної області та платформу для обробки даних. Прикладом роботи з даними однієї таблиці є фільтри, але на практиці часто виникає необхідність обробки даних зв'язаних таблиць. За допомогою запитів фільтрують дані кількох зв'язаних об'єктів, які відповідають певним умовам, для подальшої роботи з ними. Запит-вибір дає змогу фільтрувати інформацію БД без зміни її даних, запит-зміна може переміщувати дані та змінювати їх. Запитом можна скористатися для створення нової таблиці чи форми. Перед створенням запиту з'ясовують такі питання: за якими полями фільтруватимуться дані, які значення необхідно знайти в БД, у які поля необхідно записати знайдені записи.

Для створення запиту існує спеціальна мова SQL, але більшість користувачів створюють запит на основі запиту за зразком — QBE (Query By Example)Основою створення нового запиту можуть бути таблиці та наявні запити. Коли викликають команду створення запиту, СУБД пропонує бланк, який необхідно заповнити відповідно до поставлених запитань щодо роботи з записами БД. Дані бланку обробляють автоматично. Результатом є новий об'єкт БД — запит увигляді таблиці з відібраними даними та результатом обробки цих даних. Слід зауважити, що дані, отримані у запиті, не зберігаються, користувач не може їх змінити. Результати обчислень запиту оновлюються під час його виконання. Таким чином, запит відмежує поточні значення таблиць. Наприклад, створили запит, результатом якого була кількість санаторіїв у кожній області України. Якщо через деякий час таблицю «Санаторії» поновили відомостями про нові санаторії, тобто їхня кількість збільшилася, то під час звертання до створеного запиту в ньому виявлять нові дані про кількість санаторіїв відповідних областей (збільшені).

СУБД Access передбачає такі види запитів:

а)      запит-вибір (або простий запит);

б)      запит-дія;

в)      параметричний запит;

г)      перехресний запит. Запит-вибір (або простий запит)

Для БД «Україна» можна навести кілька прикладів обробки даних.

1.  Із таблиць «Область1» та «Область2» вибрати записи з такими даними: площа, населення та кількість санаторіїв областей, населення яких менше чи більше за введене значення.

2. Вивести назву області, її населення, кількість санаторіїв та загальну кількість місць санаторіїв кожної області.

3.     У таблиці «Область!» додати поле «Густота населення».Значенням цього поля є відношення значення поля «Населення» дозначення площі. Щоб не користуватися калькулятором для обчислення, створюють таблицю-запит із новим полем.

Запит-вибір — це таблиця, яка містить окремі дані з однієї чи кількох таблиць або вже наявних запитів, відібрані за заданими умовами для подальшої роботи з ними.

Для прикладу 1 у процесі створення запиту виберуть зазначені поля та для поля «населення» введуть відповідну умову: <або> конкретного значення.

Для створення запиту передусім необхідно відкрити свою базу даних

Запит створюють за допомогою Мастера або самостійно в режимі конструктора. Як завжди, Мастер пропонує крок за кроком етапи створення запитів.

Таблиця 2 пропонує алгоритм створення запиту для частини завдання 1. Ця частина завдання схожа на фільтрацію. Але простий запит також використовують для обчислень. Для фіксації результату обчислень використовують поле, значення якого будуть аргументами для таких вбудованих функцій СУБД:

а)      суми значень поля (функція Sum);

б)      середнє значення (Avg);