Розділ 7. «Журнал доставки»
Хід роботи:
7.1. Введення інформації.
7.1.1. Зареєструйте такі підкаталоги в дереві каталогу розділуЖурнал доставки: Акції, Новини, Пошта, Семінари.
Відкрийте розділ Облік → Журнал доставки. Створіть у панелі каталогу потрібні розділи (див. попередні завдання).
7.1.2. При виконанні завдання 6.2.1. Вами було підготовлене розсилання по електронній пошті з повідомленням про проведення нової акції. Зробіть розсилання.
Активуйте потрібний підкаталог у дереві каталогу. Відзначте необхідні організації клавішеюПробіл. У даному випадку відзначте клавішею Пробіл організацію “Політ”. Виберіть із контекстного меню команду Організація доставки → Відправлення електронної пошти. Відкриється форма Розсилання. Заповніть поля форми:
Записи, що обробляються – поточні, всі або позначені організації;
Шаблон листа – при необхідності створюється шаблон, що містить тему й текст даного повідомлення;
Тема – тема розсилання;
Повідомлення – текст листа;
Прикріпити до листа файл – при позначенні чекера, надається можливість прикріпити необхідний файл до листа;
Файл, що реєструється – вказується шлях до файлу, для прикріплення;
Зберегти файл у базі даних – вкладений файл зберігається в Доставлених матеріалах цього розсилання в графі Примітки.
Розмір файлу – автоматично виводиться розмір файлу у кілобайтах;
Приєднувати зміст доставки – матеріали, які були створені в підрозділі Доставлені матеріали приєднуються до даного листа.
Зробити відмітку у Хроніці – визначає потребу у відповідній відмітці в хроніці організацій, яким було проведене розсилання;
Відкрити повідомлення – відзначаєте необхідність відкривати повідомлення перед відправленням. Рекомендується завжди встановлювати цей чекер;
Максимальна кількість адресатів в одному повідомленні – кількість адресатів, яким направляється даний лист, якщо цифра більше 1, то адресати будуть вказуватися в прихованій копії.
Натисніть клавішу Відправити.
У панелі Хроніка обраних вами організацій буде зроблено відповідний запис.
8. Розділ «Журнал звертань»
Розділ 8."Журнал звертань"
Хід роботи:
8.1. Введення інформації
8.1.1. Зареєструйте такі підкаталоги в дереві каталогу розділу Журнал звертань: Дирекція, Відділ поліграфії, Відділ сувенірів, Особисті звернення.
Відкрийте розділ Облік → Журнал звертань. Створіть у панелі каталогу потрібні розділи (див. попередні завдання).
8.1.2. Диспетчером Федорчук Мариною 10.03.12 було прийнято звернення на адресу Ільїна Сергія з відділу поліграфії від фірми «Ромікс» із проханням передзвонити Коновалову Дмитрові за тел. 2236901.
Активуйте потрібний підкаталог. У панелі Журнал звертань виберіть із контекстного меню команду Додати. Відкриється вікно Звертання: Додавання. Заповніть поля цієї форми:
Надійшло – за замовчуванням у полі проставляється поточна дата й час надходження звернення;
Пріоритет – установлюється ступінь важливості звернення (від 1 до 9);
Прийняв – ім'я співробітника, що прийняв звернення, вибирається зі словника;
На адресу – співробітник, на адресу якого прийняте звернення;
Клієнт: Реєстраційний номер, Мнемокод, Контактна особа, Зобов'язання – у випадку, якщо дзвонять із конкретної організації, телефоніст повинен перевірити чи зареєстрована така організація в системі. Для цього в поле вноситься назва організації (краще ввести частину слова з назви й поставити зірочку, якщо в системі є організації зі схожою назвою, при натисканні на кнопку система відкриє вікно з всіма схожими назвами організацій зареєстрованими у системі. Диспетчер вибирає потрібну організацію. Це робиться для того, щоб не відбулася помилка із занесенням звернення в помилково обрану організацію).
Зміст звернення – вноситься зміст звернення;
Реєстрація в хроніку робочого місця – прапорець ставиться для того, щоб звернення продублювалося у хроніку в розділі Карти робочих місць.
8.1.3. Перевірте наявність звернень в розділі «Клієнти та потенційні клієнти».
Відкрийте розділ Облік → Клієнти та потенційні клієнти. Відкриється вікноОрганізації. Активізуйте підкаталог Клієнти з поліграфії (якщо ви не знаєте в якому підкаталозі знаходиться потрібна вам організація, ви можете знайти її в базі аналогічно завданню 4.2.1), у верхній панелі Організації відобразяться організації із цього підкаталогу (якщо в панелі немає ніякої інформації, перевірте параметри відбору: команда Відібрати з контекстного меню).
Установіть курсор на потрібній організації й перевірте в нижній панелі у вкладці Хроніканаявність створеного вами звернення.
8.1.4. Секретарем Костенко Лілією 15.03.12 було прийнято звернення на адресу Павлова Юрія з відділу маркетингу із проханням передзвонити додому.
Виконайте завдання аналогічно завданню 8.1.2.
8.2. Робота з інформацією.
8.2.1. Менеджер відділу маркетингу Ільїн Сергій вийшов на роботу після триденного відрядження, він хоче подивитися, чи були на його адресу якісь звернення за період його відсутності з 09.03.12 по 11.03.12.
Відкрийт розділ Облік → Журнал звертань. Активізуйте потрібний підкаталог. У панеліЖурнал звертань виберіть із контекстного меню команду Відібрати. Відкриється формаЖурнал звертань: Умови відбору, проставте потрібні параметри відбору відповідно до завдання (дата, фахівець) і натисніть клавішу Встановити. Система вивантажить всі записи, які відповідають параметрам відбору.
8.2.2. Менеджер відділу маркетингу Ільїн Сергій побачив отримане звернення і передзвонив в «Ромікс». Домовився відвезти замовлення
Активізуйте дане звернення, викликавши контекстне меню правою кнопкою миші, виберіть функціюВиправити (або натисніть клавішу F8). Відкриється вікно Звернення: Виправлення. Виберіть вкладку Виконання. Заповніть поля форми:
Виконавець – виконавець по даному обігу (співробітник, що повинен відреагувати на дане повідомлення);
Виконано – ставиться дата й час відпрацьовування;
Зміст - вноситься втримування виконаного звертання;
Створити рекламацію – чекер ставиться у випадку, якщо під час відпрацьовування даного обігу надійшла рекламація від клієнта;
Особлива відмітка – користувач на свій смак вибирає особливу відмітку (наприклад: «Від співробітника», «Від клієнта», «Особисте» тощо);
Дата контакту – якщо звернення не вдався виконати, проставляється дата наступного контакту й натискається кнопку Запланувати.
Натисніть кнопку Записати.