12.5. Общие правила оформления документов

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Установление стандарта на формуляр-образец вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

• организовать централизованное изготовление бланков для писем;

• уменьшить стоимость машинописных работ;

• сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

• облегчить визуальный поиск необходимой информации;

• расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта РФ (для государственных предприятий);

1. эмблема организации (если письмо для негосударственных предприятий);

2. код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;

2. код документа по ОКУД (если есть);

3. наименование организации (полное и сокращенное);

4. справочные данные об организации;

5. дата;

6. регистрационный номер документа;

7. ссылка на индекс и дату входящего документа;

10. адресат;

11. заголовок к тексту;

12. текст;

13. подпись;

14. фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя.

В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила по­ведения и общения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, из­ложения просьб, выражения признательности, аргумента­ции. Официальный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например: в деловой переписке исполь­зуется обращение «Уважаемый...», при этом запятая пос­ле обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.

Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по от­ношению к лицам одной профессии.

Вводные конструкции в письме смягчают категорич­ность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное общение. Например: Совет про­сит, если это возможно, выслать необходимые данные.

В современной деловой переписке не принято употреб­лять местоимение «я». Вместо «Я прошу ...» нужно пи­сать «Прошу ...», вместо «Я выполнил ...» пишут «Мною выполнено ...».

Таким образом, документационное обеспечение играет огромную роль в деловом общении.