12.3. Характеристика современного делового письма

Так как не все вопросы и не всегда можно решить по телефону или лично, то в деловом общении нередко приходится прибегать к деловой переписке. Современные формы деловой переписки сложились около ста пятидесяти лет назад в Англии. Эпистолярное же творчество существует с древних времен.

Служебное письмо включает следующие составные части:

а) заголовок;

б) дата;

в) наименование и адрес получателя;

г) вступительное обращение;

д) основной текст;

е) заключительная фраза вежливости;

ж) указания на приложения.

Деловое письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Cole, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль.

12.4. Виды деловых писем

Существует несколько видов деловых писем:

Письма-приглашения. Письма-приглашения с пред­ложением принять участие в семинарах, совещаниях и т.д. обычно адресуются руководителю организации, кон­кретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу организации.

Письма-просьбы. Существует огромное количество си­туаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространен­ный вариант письма-просьбы совпадает с формой лично­го заявления.

Письма-предложения о совместном сотрудничестве. Логическая схема пост­роения этих писем такая же, как и схема составления писем-просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение пе­ред текстом употребляется не всегда.

Сопроводительные письма. Сопроводительные пись­ма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Эти письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. В сопроводительном письме всегда употребляются стан­дартные выражения: направляем, посылаем, высылаем. В конце текста сопроводительного письма делается от­метка о наличии приложения.

Письма-запросы. Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимо­отношениях между разными юридическими лицами. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.

Письма-благодарности. В последнее время в практи­ке работы органов государственного и муниципального управления стали часто использоваться письма-благодар­ности.

Информационные письма. Цель информационного письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свер­шившемся факте.

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая: 1) повторение просьбы, на которую составляет ответ; 2) обоснование причины отказа (если письмо-отказ); 3) кон­статация отказа.

Гарантийные письма. Гарантийные письма состав­ляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организациям или отдельному лицу. Слово «гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо может быть гаран­тийным.