Организационный план

Организационно-правовой формой нашей компании, в соответствии с Гражданским кодексом РФ, является общество с ограниченной ответственностью (ООО).Учредителями компании «Q₂» являются следующие физические лица: Бажанова Наталия, Корнийчук Анна, Лебедев Артем и Рогачев Станислав. Каждый из учредителей имеет равную долю в данной компании – 25 %.

На начальном этапе организационная структура нашей компании представлена небольшим количеством должностей. При начальных небольших объемах заказов возможно совмещение должностей за счет расширения должностных обязанностей, что приводит к экономии на найме персонала. Таким образом, организационная структура представлена в виде генерального директора, выполняющего функции руководителя по работе с клиентами, подчиняющимся ему дизайнера-архитектора, менеджера по работе с клиентами, а также производителя работ, который является по совместительству водителем, сметчиком и менеджером по снабжению. Одним из требований к производителю работ – это наличие машины, расходы на которую мы в дальнейшем будем оплачивать. Также, в силу небольшого количества заказов в начале создания компании, нам необходимо не более одной бригады, в состав которой входит электрик и два строителя. Кроме того, предполагается аутсорсинг бухгалтерии в первые 2 года деятельности. Вышеописанная организационная структура компании «Q2» представлена на Рисунке 1.

Рисунок 1_Организационная структура компании "Q2" на начальных этапах

В дальнейшем, благодаря увеличению объёмов заказов, организационная структура компании будет представлена в виде генерального директора и подчиняющихся ему главного бухгалтера, руководителя отдела по работе с клиентами и производителя работ. В отдел по работе с клиентами входят дизайнер-архитектор, составляющий будущие проекты и менеджер по работе с клиентами, занимающийся также продвижением компании. Производитель работ является прямым начальником бригадиров участков. В состав каждой бригады входят электрик и два строителя. Организационная структура нашей компании более наглядно представлена ниже на Рисунке 2.

Таким образом, определившись с организационной структурой нашей компании на начальных этапах, следующим этапом было определение требований к кадровому составу. На каждую должность требуется человек с определенным уровнем образования, опытом работы, а также профессиональными и личностными качествами. Для наглядности эти данные были сведены в таблицу 1, представленную ниже.

Рисунок 2_Организационная структура компании

Таблица 1 Кадровый состав

Должность	Образование	Опыт работы	Профессиональные и личностные качества
Генеральный директор	высшее	Обязателен. Не менее 5 лет.	Навыки делового общения; опыт работы с персоналом; пунктуальность; ответственность; грамотная речь; самостоятельность в принятии решений; наличие организаторских способностей
Главный бухгалтер	высшее	Обязателен. Не менее 5 лет.	Опытный пользователь ПК, знание бухгалтерских специализированных программ, ответственность, аккуратность, честность
Дизайнер-архитектор	среднее специальное	Обязателен. Не менее 2 лет.	Творческий подход к заказам, работоспособность, ответственность, стрессоустойчивость, коммуникабельность, доброжелательность.
Менеджер по работе с клиентами	среднее специальное	Обязателен. Не менее 2 лет.	Коммуникабельность, стрессоустойчивость, навыки делового общения, активных продаж, пунктуальность; ответственность.
Производитель работ	среднее специальное	Обязателен. Не менее 5 лет.	Наличие организаторских способностей, опыт работы с персоналом, умение читать чертежи, опытный пользователь ПК, ответственность.
Бригадир	среднее специальное	Обязателен. Не менее 2 лет.	Опыт работы с персоналом, коммуникабельность, организованность, дисциплинированность, ответственность.
Электрик	среднее специальное	Обязателен. Не менее 2 лет.	Дисциплинированность, ответственность, пунктуальность.
Строитель	среднее	Желателен	Дисциплинированность, ответственность, пунктуальность.

Что касается формы и системы оплаты труда наших сотрудников, то было принято решение, что у всех наших постоянных работников повременная форма оплаты труда, то есть заработная плата определяется на основе отработанного времени. Для определения уровня оплаты труда каждого из сотрудников мы провели мониторинг рынка труда по соответствующим вакансиям с учетом отраслевых особенностей. Кроме того, мы учли такие страховые взносы как взнос в Пенсионный Фонд РФ (22%), в Фонд Социального Страхования (2,9%) и в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования ( 5,1%), которые по сумме на 2013 год равны 30% от оклада.¹⁸ В результате проделанной работой, нам удалось составить следующее штатное расписание Таблица 2:

Таблица 2_Штатное расписание компании "Q2" в первые шесть месяцев

Должность	Количество штатных единиц	Месячный оклад	Страховые взносы
Генеральный директор/ Руководитель отдела	1	60 000	18000
Дизайнер-архитектор	1	30 000	9000
Менеджер по работе с клиентами	1	30 000	9000
Производитель работ/ Сметчик/ Менеджер по снабжению/ Водитель	1	55 000	16500
Бригадир	1	30 000	9000
Электрик	1	25 000	7500
Строитель	2	15 000	4500
	8	260 000	78 000

В течение следующих 18 месяцев потребуется найм второй бригады, что увеличит затраты на заработную плату персонала на 85 000 рублей. Таким образом, в период с 6 по 24 месяц включительно общие затраты на персонал возрастут до 345 000 рублей.

В связи с продолжением увеличения объема заказов в третьем году фирме потребуется найм большего числа бригад – а именно трех бригад. Кроме этого, как уже говорилось ранее, будут произведены организационные изменения менеджмента. Изменения представлены на рисунке 2, а также в нижепривденной таблице 3.

Таблица 3_Штатное расписание компании "Q2" в третий год

Должность	Количество штатных единиц	Месячный оклад	Начисления
Генеральный директор/ Руководитель отдела	1	60 000	18 000
Главный бухгалтер	1	40 000	12 000
Дизайнер-архитектор	1	30 000	9 000
Производитель работ/ Сметчик/ Менеджер по снабжению/ Водитель	1	60 000	12 000
Бригадир	3	30 000	9 000
Электрик	3	25 000	7 500
Строитель	6	15 000	4 500
	21	475 000	142 500

Также, в дальнейшем, если количество заказов не будет соответствовать полной загрузки персонала, возможно ввести аутстаффинг бригад.

План производства

Способ оказания ремонтных услуг

В данном разделе последовательно рассматривается вопрос о том, как будет оказываться услуга проведения ремонта от момента заказа до момента окончания работ на объекте и приемки результатов работ заказчиком.

1. Заявка клиента о ремонте, согласование условий

В нашей компании планируется использоваться четыре способа связи клиента с нами.

• Осуществление звонка по телефону

• Оставление заявки на сайте (обратный звонок)

• Отправка письма по электронной почте

• Общение с клиентом непосредственно на объекте

Звонок по телефону является самым простым и распространенным способом связи с клиентом. На каждый звонок отвечает наш менеджер по работе с клиентами, который выясняет цель звонка, предоставляет всю интересующую клиента информацию и по возможности налаживает дальнейшее сотрудничество.

Процесс подачи заявки на сайте заключается в том, что клиент заполняет форму на нашем сайте, где указывает услугу или информацию, в которой он заинтересован, и оставляет свои контакты для последующей связи с ним. Наш менеджер изучает запрос, готовит ответ, после чего связывается с клиентом.

Отправка письма по электронной почте является еще одним способом связи клиента с нами. Клиент в письменной форме излагает свои пожелания и отправляет их менеджеру. Плюсом этого метода является то, что клиент может отвечать на письма в любое удобное для него время, поскольку нет необходимости быть постоянно с телефоном.

И наконец, последний и самый эффективный способ это непосредственное общение на объекте. Конечно, данный подход требует от клиента наличия свободного времени и желания вести переговоры лично, но тем не менее является наилучшим для точного выявления потребностей. Личный контакт может происходить в нескольких случаях: когда перед началом работ сметчик производит оценку объекта; затем в процессе разработки дизайн-проекта дизайнер в случае необходимости со всеми необходимыми материалами выезжает на объект лично; во время ремонта клиент может назначить встречу с прорабом, ведущем контроль за ходом выполнения работ.

На данном этапе цель всех контактов с клиентом – вызывать у него интерес к нашей компании и желание продолжить сотрудничество. Здесь клиенту демонстрируется одна из важнейших политик нашей компании: открытость. Мы хотим, чтобы наши клиенты нам доверяли, поэтому не стремимся скрывать какие-либо детали относительно наших методов работы. Важно отметить, что все вышеперечисленные способы коммуникации требуют от менеджера по работе с клиентами индивидуального подхода, поскольку он значительно усиливает лояльность клиента в отношении компании.

2. Оформление документов, разработка дизайн-проекта и архитектурного плана

Когда клиент выразил желание воспользоваться услугами нашей компании, с ним заключается юридически грамотный договор оказания услуг, где прописываются обязанности сторон с указанием всех выполняемых работ. Следуя политике открытости нашей компании, договор составляется так, чтобы быть максимально понятным для клиента – данный факт будет способствовать дополнительной лояльности клиентов и распространению положительной информации о политике компании среди знакомых клиента. С этого момента начинается тесное сотрудничество.

После согласования общих условий проведения ремонта необходимо разработать так называемые дизайн-проект и архитектурный проект. Здесь под дизайном понимается то, как будет выглядеть интерьер после проведения всех работ, а под архитектурой – планировка комнаты, включающая расположение перегородок, проемов, а также расположение коммуникаций (электричество, водопровод). Соответственно, в оба проекта также включается перечень производимых работ: демонтажных, сантехнических, электромонтажных, всех видах отделочных работ и т.д. Сюда входят чертежи, рисунки, планы начального и целевого состояния объекта. Проекты составляются для ответственного за объект, прораба или иного лица, которому будет доверено доводить до сведения рабочих суть изложенной в проектах информации. В связи с этим, важно предусмотреть объективные комментарии по чертежам для этих лиц.

Нашему клиенту предоставляется выбор: он может самостоятельно нарисовать эскизы желаемого интерьера, планы комнат, инженерные схемы, составить соответствующие комментарии и разъяснить, что и каким образом он бы хотел сделать. Второй вариант заключается в том, что клиент на словах объясняет, чего бы он хотел добиться, и на основе этого наш дизайнер-архитектор оставляет дизайн- и архитектурный проекты. Также возможен смешанный вариант, когда часть работы выполняет клиент по своему желанию, а остальную часть дорабатывает дизайнер.

3. Проведение работ

Как уже упоминалось, одним из конкурентных преимуществ нашей компании является концепция «непрерывного» ремонта. Это означает, что фирма делает акцент на постоянном совершенствовании технологии проведения работ, направленном на повышение скорости и уменьшение задержек без ущерба качеству.

Для достижения высокой слаженности работ будут использоваться следующие методики и понятия:

• Диаграммы Ганта и документация к ним

• Отлаженная система управления заказами (на материалы)

• Гибкая система управления персоналом, исключающая вероятность простоя ремонта

• Четкая система работы с клиентом, регламентирующая оплату проведенных работ точно в установленный договором срок

Все вышеперечисленное может быть объединено в одной ERP-системе, например, в системе «1С: Управление небольшой фирмой». Такая система будет хорошим подспорьем в работе предприятия, однако это не является строго обязательным активом компании – так что в случае нехватки средств на первых порах можно отложить покупку такой системы на более позднее время. Подробная оценка внедрения данной системы в производство будет представлена в последующих разделах производственного плана.

Рассмотрим теперь непосредственно суть технологий ремонта. Основное производственное правило в данном случае заключается в том, чтобы добиваться от рядовых работников выполнения требований по составу ремонта, указанных в архитектурном и дизайн проектах. Прораб или иные лица, ответственные за организацию работ, являются связным звеном между дизайнером-архитектором и исполняющими работниками: они разъясняют рабочим их первоочередные задачи и требования по качеству, срокам и технологическим свойствам производимых работ.

Одним из других не менее важных элементов технологии ремонта должно быть выдерживание технологических сроков (например, для этапов ремонта, где используются вяжущие материалы, краски, грунтовки, шпатлевки и т.п.). Кроме того, следует оптимизировать сроки конкретных работ по ремонту так, чтобы, например, время сушки стяжки пола не сказывалось на увеличении сроков ремонта (работы такого типа следует планировать перед выходными, искать возможности выполнения иных этапов ремонта в это время). В крайних случаях, чтобы рабочий персонал не простаивал, можно «перебросить» его на период сушки на другие объекты. Для достижения таких результатов следует заранее спланировать весь период ремонта и знать технологические сроки для всех материалов. Как правило, время высыхания указано на упаковке, об этом как высококвалифицированный специалист должен знать прораб.

В завершение, следует упомянуть т.н. технологическую уборку помещений в процессе ремонта. Технологической уборкой называется поддержание порядка на объекте во время проведения работ с целью недопущения ухудшения их качества и исключения демотивирующих факторов для рядового персонала из процесса работы (имеется в виду, что беспорядок во время работы снижает стимул сотрудников к работе и вызывает безалаберное отношение к процессу ремонта). Такое исключительное значение технологической уборки помещений должно быть донесено до рядовых работников прорабом или другим ответственным за организацию процесса ремонта лицом.

4. Приемка работ заказчиком

По окончании работ заказчик принимает проделанную работу в присутствии прораба, получает смету о выполненных работах по факту. Стороны завершают сделку согласно условиям договора. По завершении ремонта его стоимость, как правило, отличается от указанной в предварительной смете суммы, что является нормальным отклонением в определенных пределах. В связи с этим, следует изначально учитывать возможное повышение стоимости ремонта и условия этого повышения в договоре, а также стремиться предоставить заказчику более или менее объективную исходную предварительную смету.

Материалы

Как известно, нельзя сделать ремонт без строительных материалов. В отношении них в нашей фирме действует определенная политика. Все отделочные материалы (обои, краска, плитка и т.д.) покупает сам клиент под чутким контролем прораба и дизайнера, которые помогают выбрать материалы по цене, качеству и итоговому внешнему виду, однако итоговое решение всегда остается за клиентом. Клиент вправе сам выбрать поставщика материалов, но мы можем предложить в качестве таковых своих партнеров. Таким образом, с точки зрения производственного плана отделочные материалы не включаются в перечень затрат и закупок нашей компании.

Что же касается базовых строительных и расходных материалов, то их компания может закупать самостоятельно, чтобы сразу же использовать, и они будут относиться к затратам организации. К таким материалам относятся:

• сыпучие строительные смеси;

• лакокрасочные материалы;(очень много разновидностей)

• гипсокартонные и гипсоволокнистые листы (ГКЛ и ГВЛ);

• древесно-стружечные плиты (ДСП и OSB);

• теплоизоляционные материалы;

• гидроизоляционные материалы;

• грунтовки;

• клеи;

• крепеж;

• направляющие профили;

• сантехнические фитинги и соединения для канализационных труб

• электрооборудование: электрические кабели и электромонтажные распределительные коробки, розетки и выключатели;

• расходные материалы (перчатки, укрывной материал – пленка техническая, малярные инструменты: кисти, шпатели и т.п. – оборудование сроком службы менее 1 года).

Из перечисленных выше групп материалов постоянного хранения требуют лишь расходные материалы, которые можно закупать партиями отдельно от остальных материалов и хранить на мини-складе в офисе, который, как уже упоминалось в плане маркетинга, будет выполнять своего рода буферную функцию, т.е. там можно будет хранить лишь те материалы, которые не были использованы на объектах ремонта после покупки (например, в таких случаях, как смена/отмена решения заказчика о проведении конкретного вида работ, требующего затрат того или иного материала, появления излишка материалов из-за несовершенства расчетов).

В настоящем бизнес-плане мы не будем полностью перечислять цены на каждый конкретный строительный материал, т.к. считаем это нецелесообразным ввиду их большого разнообразия, а также больших расхождений в том, какие материалы необходимы для каждого отдельного объекта ремонта. Упомянем лишь цены на основные материалы (см. таблицу 3 в приложениях).

Для непосредственных расчетов затрат по имеющимся у нас сметным данным о проведении ремонта в рамках услуги «Калькулятор» (т.е. взятого как среднее значение по рынку в рамках выбранного нами сегмента потребителей) на объекте площадью 39,5 м²(откуда?) мы составили усредненные показатели стоимости затрат материалов на квадратный метр по частям объекта ремонта (данные представлены в таблице 5).

Таблица 5 Расчеты средних показателей затрат на работы и материалы по частям объекта ремонта

Количество кв. м	39,5	Работы	Материалы	Общая сметная стоимость = работы + материалы
Средняя стоимость по частям объекта	Полы	947,11р.	328,06р.	1 275,16р.
	Потолки	1 861,81р.	644,90р.	2 506,71р.
	Стены	2 752,26р.	953,33р.	3 705,59р.
	Окна, двери	134,44р.	46,57р.	181,01р.
	Сантехнические работы	944,97р.	327,32р.	1 272,29р.
	Электромонтажные работы	1 166,78р.	404,15р.	1 570,94р.
	Прочие работы	648,98р.	224,79р.	873,77р.
Средняя стоимость, в т.ч.		8 456,36р.	2 929,12р.	11 385,48р.

Для того, чтобы получить таблицу с такими усредненными данными, мы вычислили коэффициенты структуры для работ и материалов в общей суммарной сметной стоимости ремонта по данному объекту. После этого, с помощью исходных данных (см. таблицу 4 в приложениях) по общей суммарной стоимости ремонта были произведены расчеты общей средней стоимости по частям объекта ремонта и средняя стоимость ремонта в целом путем деления исходных данных на площадь объекта ремонта. Затем, с помощью коэффициентов структуры были получены средние затраты на материалы в расчете на 1 кв. м. Полученную оценку затрат на ресурсы как составляющую переменных затрат производства мы примем одинаковой для всех имеющихся в нашем проекте видов услуг (специальных предложений – пакетов услуг, услуг дизайна и ремонта по индивидуальному выбору потребителя наших услуг), так как она является усредненным показателем, рассчитанным по среднему значению цены всех наших предложений.

В данном случае такой метод расчета затрат является более репрезентативным, так как в его основе лежит реальный объект ремонта площадью 39,5 кв. м, где выполнялись реальные работы. При расчете исходя из прайс-листа услуг всегда существует вероятность непредвиденных расходов, которые в таком случае учесть невозможно. Использованный нами метод расчетов позволяет, таким образом, прийти к более реалистичным выводам об оценке затрат.

Поставщики и ресурсы

Рынок магазинов формата DIY (doityourself – «сделай сам»)в Санкт-Петербурге по праву является одним из лидеров по своему развитию в России. В Петербурге представлен широкий набор как российских («Метрика», «Максидом», «Петрович»), так и зарубежных компаний («OBI», «LeroyMerlin», «Castorama», «К-Раута»). Несмотря на внушительные объемы рынка, преждевременно говорить о его насыщении, в связи с чем ожидается дальнейший рост.¹⁹

Для нашей компании этот факт не принесет прямой выгоды, однако существует и косвенная. Поскольку, как уже упоминалось, наша политика подразумевает, что клиенты сами покупают все необходимые материалы, то стоит отметить, что скорее всего нам не придется столкнуться с ситуацией дефицита ресурсов или поставщиков. Жесткая конкуренция между магазинами приводит к снижению цен, поэтому мы можем быть уверены, что клиенты закупают материалы по адекватной цене.

У клиентов также не должно возникнуть проблем с подбором мебели и бытовой техники²⁰. Как и в случае со строительным рынком, клиенту представляется большой простор для персонализации своего интерьера. Аналогично, высокая конкуренция между ретейлерами выливается в итоговую выгоду для конечного потребителя.

Партнерские программы?