Создание запросов

Общие указания

ЗАПРОСЫ – предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям (например, данные о клиентах проживающих в определенном регионе, данные о торговых операциях за какой – то период).

Результатом выполнения запроса является набор записей, собранных в таблице. В Access запросы делятся на QBE – запросы (Query by Example – запрос по образцу) и SQL¹ – запросы (Structured Query Language – структурированный язык запросов), при создании которых применяются операторы и функции языка SQL.

Разберем несколько примеров:

Запросы на выборку

Запрос 1. Выбрать сведения о клиентах, проживающих в Бресте и заказавших автомобиль марки Citroen после 01.05.08. В результате запроса вывести поля ФИО, Модель, Адрес, Дата_заказа. Использовать таблицы Клиенты и Модели.

Построим QBE – запрос. Для этого в окне БД активизируем вкладку ЗАПРОСЫ и выполним щелчок по СОЗДАНИЕ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА. В результате появится пустое окно конструктора запросов и диалоговое окно Добавление таблицы. Выделите таблицу Клиенты и выполните щелчок на кнопке ДОБАВИТЬ. Затем выделите таблицу Модели и снова выполните щелчок на кнопке Добавить. Закройте окно, щелкнув на кнопке ЗАКРЫТЬ. Имена таблиц появятся в окне проектирования запроса.

Окно конструктора запроса разделено на две части. В верхней части находятся таблицы со списками полей. Между полями Код_модели обеих таблиц проведена линия, определяющая связь между таблицами.

Разработка запроса выполняется в несколько этапов:

• Добавление полей в запрос

• Установка критериев отбора записей

• Сортировка записей

Добавить нужные поля в бланк запроса можно путем перетаскивания их имен из списка, находящегося в верхней части окна конструктора в строку Поле бланка. Другой способ – двойной щелчок на имени поля.

Из таблицы Клиенты выберите одним из предложенных способов поля ФИО, Адрес, Дата_заказа, из таблицы Модели – поле Модель. Теперь необходимо ввести критерии отбора. Формируемый в данном примере запрос должен отбирать данные о клиентах из Бреста, заказавших после 01.05.08 г. автомобиль марки Citroen. Поэтому для перечисленных ниже полей установим в строке Условие отбора такие критерии:

Адрес =Брест

Модель =Citroen

Дата_заказа >01.05.08

Для этого встать в строку Условие отбора, в столбец Адрес, набрать = Брест. После ввода каждого критерия следует нажимать клавишу <Enter>, вследствие чего Access проверит его синтаксис и нормализует запись в соответствии с правилами записи критериев.

Аналогично ввести другие критерии.

Чтобы отсортировать фамилии клиентов в алфавитном порядке, в строке Сортировка поля ФИО выполните щелчок и в появившемся списке выберите способ сортировки по возрастанию.

Для получения результатов по запросу необходимо выполнить его запуск (ЗАПРОС-ЗАПУСК), или щелкнуть по кнопке ЗАПУСК . После этого формируется результирующая таблица, которую можно сохранить под именем (автоматически присваивается имя Запрос1). Для того, чтобы вернуться из результирующей таблицы в режим создания запроса, следует выполнить команду ВИД-КОНСТРУКТОР, или, нажав правую кнопку мыши, в контекстном меню выбрать КОНСТРУКТОР ЗАПРОСОВ.

Запрос 2. Определить максимальную и среднюю сумму заказа, выполненную каждым продавцом. В результате запроса вывести поля №_продавца. Вычисляемым полям присвоить собственные имена: Максимальная, Средняя (дописать в строку Поле слова Максимальная: и Средняя: ). Использовать таблицы Клиенты и Продавцы. После вызова окна конструктора запросов и выполнения всех описанных выше действий необходимо в соответствующих полях задать статические функции Max и Avg (Максимум и Среднее). Статистические функции задают в строке Групповые операции окна конструктора запросов. Для того чтобы появилась эта строка, нажмите кнопку с греческой литерой сигма на панели инструментов. Собственные имена полей (Максимальная, Средняя) нужно ввести в строку Поле конструктора запросов (что при этом задать в имени поля, см. рисунок ниже):

З апрос с параметром

Запрос 3. Определить среднюю сумму заказа по каждому городу, название города вводить в режиме диалога Использовать таблицу Клиенты.

Оформите бланк конструктора запросов как показано на рисунке, в строку Условие отбора в квадратных скобках наберите [введите город], нажмите ENTER. Запустите запрос на выполнение. Перед тем как выполнить запрос, пользователю необходимо будет вводить город, по которому необходимо найти сумму среднего заказа.